Voraussetzungen für die Teilnahme

Ist eine gesonderte Anmeldung erforderlich?
Um das maschinelle Meldeverfahren nutzen zu können, ist keine Anmeldung bei der Krankenkasse oder Datenannahmestelle erforderlich. Die erste Datenübermittlung gilt als Anmeldung zu diesem Verfahren. Die erforderlichen Informationen (z. B. Name und Anschrift der Zahlstelle bzw. des Dienstleisters, Tele-fonnummer) kann die Datenannahmestelle den angelieferten Datensätzen entnehmen.

Unabhängig von den Regelungen im maschinellen Zahlstellenverfahren können allerdings einzelne Abrechnungsprogramme abweichende Voraussetzungen für die Teilnahme an diesem Meldeverfahren erfordern. Zum Beispiel erfordern einige Abrechnungsprogramme zum Verfahrenseinstieg einen maschinellen Bestandsabgleich.

Wird besondere Software benötigt?
Die Nutzung der Datenübermittlung im Rahmen des maschinellen Meldeverfahrens durch die Zahlstelle setzt voraus, dass ein systemuntersuchtes Entgeltabrechnungsprogramm eingesetzt wird, das diese Funktion vorsieht.

Alternativ haben die Zahlstellen auch die Möglichkeit, Meldungen mittels einer Ausfüllhilfe an die Kran-kenkassen zu übermitteln. Voraussetzung ist allerdings, dass die Ausfüllhilfe ebenfalls systemunter-sucht ist.

Kann die Datenlieferung auch durch einen Dienstleister erfolgen?
Sie müssen das maschinelle Meldeverfahren nicht eigenständig durchführen, sondern können sich eines Dienstleisters bedienen. Dies kann beispielsweise ein Arbeitgeber, Steuerberater oder ein Rechenzen-trum sein.

Meldeablauf über die zentrale Datenannahmestelle

Damit Sie die Daten nicht an jede Krankenkasse einzeln übermitteln müssen, werden sie gebündelt an die Datenannahmestellen der Krankenkassen gesandt. Datenlieferungen für verschiedene Betriebs-krankenkassen können dabei in einer Datei zusammengefasst werden.

Die Rückmeldungen der Betriebskrankenkassen an die Zahlstellen bzw. deren Dienstleister laufen ebenfalls über die zentrale Datenannahmestelle. Sie fungiert dabei als Clearingstelle zwischen den Zahlstellen und Betriebskran-kenkassen. Hier werden die E-Mails zentral angenommen und es wird sichergestellt, dass sowohl den Betriebskrankenkassen als auch den Zahlstellen die Daten in kürzester Zeit zur Verfügung stehen.

Bisher haben Sie Ihre Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung für die SBK an das Rechenzentrum des BKK Bundesverbandes übermittelt. Diese Aufgabe hat seit dem 1. Januar 2009 die BITMARCK Service GmbH übernommen. Die Betriebsnummer 35382142 der Datenannahmestelle bleibt bestehen.

Sie melden uns im Rahmen ihrer Meldeverpflichtung Beginn und Ende sowie Änderungen von Versorgungsbezügen. Die Datenanlieferung muss entweder per verschlüsselter E-Mail oder per Datenfernübertragung (DFÜ) erfolgen.

Im Regelfall haben Ihre Meldungen sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen. Hierüber müssen die Krankenkassen die Zahlstellen unverzüglich informieren. Denn nur bei einer lückenlosen und gegen-seitigen Information können die Interessen aller Beteiligten gewahrt werden. Diese Informationen werden den Zahlstellen ebenfalls im Rahmen des maschinellen Meldeverfahrens übermittelt.

Die Betriebskrankenkassen versenden die Mitteilungen für die Zahlstellen als verschlüsselte Datei per Datenfernübertragung an die zentrale Datenannahmestelle der BITMARCK Service GmbH.

Nach der Meldung erfolgt die Qualitätskontrolle

Prüfung auf formale Richtigkeit
Der Dateiaufbau sowie Absender- und Empfängerangaben werden bei der zentralen Datenannahme-stelle, der BITMARCK Service GmbH, geprüft und führen bei Fehlern zur Totalabweisung der Datei.

Um eine zeitlich aufsteigende Verarbeitung der Meldungen zu gewährleisten, müssen die Dateien generell eine lückenlos aufsteigende Dateinummer enthalten. Abweichungen davon führen zum „Parken“ der Datei, bis die fehlende Dateilieferung eintrifft oder von der Betriebskrankenkasse bzw. deren Service-Rechenzentrum mitgeteilt wird, dass die Dateinummer übersprungen wurde und nicht mehr angeliefert wird. Bis zur Klärung erfolgt keine weitere Verarbeitung.

Anschließend erfolgt die formale Prüfung der eigentlichen Meldedaten. Grundlage hierfür sind die seitens des GKV-Spitzenverbandes in den Gemeinsamen Grundsätzen festgelegten einheitlichen Plausibilitätsprüfungen.

Verarbeitungsbestätigung
Positive Verarbeitungsbestätigungen (fehlerfreie Datenlieferungen) werden dem Ersteller der Datei (z. B. Zahlstelle, Steuerberater) ausschließlich per E-Mail zugestellt. Sollte die übermittelte Datei ausschließ-lich fehlerfreie Datensätze oder Datenbausteine enthalten, kann der Ersteller jedoch auf Wunsch auf eine positive Verarbeitungsbestätigung verzichten. Der Versand einer negativen Verarbeitungsbestä-tigung erfolgt als verschlüsselte Datei.

Fehlerprotokoll und Korrektur fehlerhafter Meldungen
Enthält eine Datei fehlerhafte Datensätze, wird der Ersteller informiert. Je fehlerhaftem Datensatz wird eine Anlage mit den fehlerhaften Daten sowie einer aussagefähigen Fehlerbeschreibung erstellt und per verschlüsselter Datei beigefügt. Die laut Fehlerprotokoll festgestellten Fehler bzw. deren Ursachen müssen behoben werden. Die abgewiesenen Datensätze und -bausteine sind nochmals zu erstellen und zu übermitteln.

Weiterleitung der korrekten Mitteilungen an Zahlstellen
Fehlerfreie Mitteilungen werden unverzüglich an die entsprechenden Zahlstellen bzw. deren Dienstleister weitergeleitet. Dies geschieht in der Regel am selben, spätestens jedoch am folgenden Arbeitstag.

Wichtig: Krankenversicherungs- und Betriebsnummer

Angabe der Krankenversichertennummer
Im Gegensatz zu anderen maschinellen Meldeverfahren ist im maschinellen Meldeverfahren zwischen Zahlstellen und Krankenkassen die Verwendung der Rentenversicherungsnummer nicht zulässig. An ihre Stelle tritt aus datenschutzrechtlichen Gründen die Krankenversichertennummer des Versorgungs-beziehers.

Insbesondere bei erstmaliger Gewährung eines Versorgungsbezugs ist der Zahlstelle die Krankenver-sichertennummer in der Regel nicht bekannt. In diesen Fällen ist der Versorgungsbezieher zu befragen. Führt das nicht zum Erfolg, übermitteln Sie mit der Meldung die Geburtsangaben des Versorgungs-beziehers an die Krankenkasse. Anhand dieser Daten ermitteln wir die Krankenversichertennummer und teilen sie Ihnen mit. Sie können diese Nummer dann einmalig in das Abrechnungsprogramm über-nehmen.

Betriebsnummern
Bei der maschinellen Datenübermittlung müssen Sie Ihre Abrechnung auf unsere bundesweiten Betriebsnummern umstellen.