Datenschutzerklärung für die elektronische Patientenakte

A. Allgemeines

Die Informationen zur elektronischen Patientenakte (ePA) nach § 343 SGB V sind unter folgendem Link ausführlich beschrieben:

Gesetzliche Informationen zur elektronischen Patientenakte

Vorbemerkung

Im Sinne einer besseren Lesbarkeit und einem vereinfachtem Bearbeitungsverfahren wurde die gendergerechte Ansprache durch die einheitliche Verwendung der Formulierungen:

ersetzt. Mit der Benutzung dieser Begriffe sind immer ohne Einschränkung alle Geschlechter gemeint.

A.1 Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne von §§ 341 Abs. 4 Satz 1, 307 Abs. 4 SGB V in Verbindung mit Art. 4 Ziffer 7 der Datenschutz-Grundverordnung ist die:

SBK
SBK-Pflegekasse
Heimeranstraße 31
80339 München

A.2 Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen

SBK
SBK-Pflegekasse
Heimeranstr. 31
80339 München

A.3 Zuständige Aufsichtsbehörden bzgl. des Datenschutzes

Der/Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorferstraße 153
53117 Bonn
Telefon: +49 (0)228 997799-0
Fax: +49 (0)228 997799-5550
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de

A.4 Rechtsaufsichtsbehörde

Bundesamt für Soziale Sicherung
Friedrich-Ebert-Allee 38
53113 Bonn
Telefon: +49 (0)228-619-0
Telefax +49 (0)228619-1870

A.5 Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Versicherten, soweit dies zur Bereitstellung bzw. Nutzung einer funktionsfähigen ePA erforderlich ist. Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Versicherten auf der Grundlage einer Einwilligung geschieht, erfolgt dies aufgrund einer dahingehenden gesetzlichen Verpflichtung aus dem SGB V. Eine Bereitstellung der ePA für unsere Versicherten ohne deren Einwilligung ist gesetzlich nicht zugelassen.

Die Nutzung der ePA ist für unsere Versicherten gleichwohl freiwillig. Unseren Versicherten entsteht kein Nachteil, sofern sie sich gegen die Nutzung der ePA entscheiden.

A.6 Einbindung von Dritten

Wir geben Daten unserer Versicherten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Wir setzen gleichwohl verschiedene technische Dienstleister ein, um unseren Versicherten die ePA bereitstellen zu können. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass ein solcher technische Dienstleister im Zusammenhang mit dem Betrieb der ePA - Kenntnis von personenbezogenen Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung bei Wartungs- und Support - Dienstleistungen erhält. Wir wählen diese Dienstleister sorgfältig aus und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung. Die beauftragen Dienstleister sind ebenfalls verpflichtet, alle datenschutzrechtlichen Maßnahmen einzuhalten und werden im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV) verpflichtet. Die SBK erhält keinen Zugriff auf die Daten unserer Versicherten in der ePA.

A.7 Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Verarbeitung der Daten unserer Versicherten außerhalb der europäischen Union durch uns findet nicht statt.

A.8 Betroffenenrechte

Unsere Versicherten haben das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten. Diesbezüglich können sich unsere Versicherten jederzeit an uns wenden.

Unsere Versicherten haben das Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit ihnen dieses Recht gesetzlich zusteht.

Unsere Versicherten haben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Unsere Versicherten haben ein Recht auf Datenübertragbarkeit im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

A.9 Löschung von Daten

Wir löschen die ePA unseres Versicherten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um die ePA für unsere Versicherten weiterhin bereitstellen zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

A.10 Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine Verarbeitungsvorgänge ein, die auf einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem. Art. 22 DSGVO beruhen.

A.11 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unsere Versicherten haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer der in Ziffer A.3 und A.4 benannten Aufsichtsbehörden zu beschweren.

A.12    Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Unseren Versicherten steht das Recht zu, ihre datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf kann wie folgt erklärt werden: Gegenüber der Krankenkasse jederzeit schriftlich oder auf elektronischem Weg über die ePA-App ohne Angabe von Gründen.

Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

B. Bereitstellung der ePA

B.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Nach Erteilung der ausdrücklichen schriftlichen oder elektronischen (über die ePA-App) Einwilligung unseres Versicherten legen wir eine individuelle und ausschließlich von unserem Versicherten verwendete, elektronische Patientenakte (ePA) an, welche unser Versicherter eigenständig souverän und autonom verwalten und verwenden kann. Ein Versicherter kann in seiner ePA eine oder mehrere vertretende Personen, einen Vertreter, hinzufügen, siehe hierzu Kapitel E1.

Bei der Bereitstellung der ePA werden folgende personenbezogene Daten unseres Versicherten verarbeitet:

B.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Erstellung der ePA ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

B.3 Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung der ePA gemäß dem gesetzlichen Leitbild. In diesem Zusammenhang bedarf es die Zuordnung einer konkreten ePA zu unserem Versicherten.

B.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

B.5 Widerrufsmöglichkeiten für die Nutzung der ePA

Unser Versicherter kann seine Einwilligung zur Bereitstellung der ePA gleichwohl jederzeit widerrufen und gegenüber der SBK die Löschung der ePA verlangen. Der Versicherte erklärt den Widerruf durch Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens, schriftlich oder persönlich in einer unserer Geschäftsstellen.

C. Nutzung Anwendung E-Rezept

C.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Der Versicherte kann in der ePA-App über das E-Rezept-Modul alle elektronischen Verordnungen, die von Ärztinnen und Ärzten sowie Zahnärztinnen und Zahnärzten ausgestellt wurden, über den Fachdienst E-Rezept abrufen.

Dabei werden die Daten wie in Kapitel B.1 beschrieben verarbeitet sowie Standortdaten und Versichertennummer.

Die Anmeldung am Fachdienst E-Rezept erfolgt über einen elektronischen Identitätsnachweis (z. B. elektronische Gesundheitskarte oder 2D-Code) welches Versichertenstammdaten (z. B. Name und Versichertennummer) enthält.

Kommunikation zwischen ePA-App und Apotheken

Rezepte: Apotheken erhalten das Zugriffsrecht für das im Fachdienst E-Rezept gespeicherte E-Rezept. Eine direkte Kommunikation zwischen ePA-App und Apotheke erfolgt dabei nicht da die ePA-App direkt mit dem Kommunikationssystem der Apotheke kommuniziert.

Mitteilungen: die Kommunikation mit der Apotheke läuft über den Fachdienst E-Rezept, der die Mitteilungen archiviert. Die ePA-App lädt die Mitteilungen vom Fachdienst E-Rezept und speichert sie auf dem Gerät.

C.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Nutzung des E-Rezept-Moduls ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 360 Abs. 10 SGB V.

C.3 Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung der Anwendung E-Rezept durch den Versicherten zum Abruf und zur Einlösung von ausgestellten Rezepten.

C.4 Dauer der Speicherung

Für den Versicherten besteht die Möglichkeit Rezepte selbst zu löschen, ansonsten werden die Rezepte nach 100 Tagen durch den Fachdienst E-Rezept gelöscht (§ 360 Abs. 11 SGB V). Zugriffsprotokolle im Fachdienst E-Rezept werden nicht auf dem Gerät gespeichert und können nicht gelöscht werden. (Automatische Löschung nach drei Jahren (§ 309 SGB V))

C.5 Widerrufsmöglichkeiten für die Nutzung der Anwendung E-Rezept-Moduls

Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung des E-Rezept-Moduls durch den Versicherten zwingend erforderlich. Der Versicherte kann seine Einwilligung zur Nutzung des E-Rezept-Moduls jederzeit widerrufen, durch Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens in der ePA-App.

D. IAM Registrierungsprozess für die ePA

Die in den nachfolgenden Abschnitten beschriebenen Datenverarbeitungsprozesse sind zur Bereitstellung der ePA zwingend erforderlich.

D.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Zur rechtssicheren Einrichtung für die Bereitstellung einer ePA- für unseren Versicherten ist es erforderlich, ein Verifikations-Verfahren durchzuführen, um zu überprüfen, ob die Person, die sich für eine ePA registriert auch tatsächlich unser Versicherter ist. Diese Prozessabläufe sind nachfolgend beschrieben:

Der Versicherte registriert sich bei der erstmaligen Anmeldung nach Installation der ePA-App mit den folgenden Daten

und akzeptiert die Nutzungsbedingungen IAM und willigt in die Nutzung ein.

Beim Registrierungsverfahren werden vorstehende Daten in einem technischen Container temporär gespeichert.

Nach Verifikation der eingegebenen Daten durch die SBK wird der Versicherte als Nutzer der ePA angelegt und zur Nutzung freigeschaltet. Der Versicherte erhält hierzu eine Bestätigung der SBK.

D.2 Erfassung der Daten für einen Fehlerreport

Wir benötigen die im Folgenden aufgeführten Informationen, wenn ein Versicherter einen Fehler meldet und die Ursache analysiert werden muss.

D.2.1 Automatisiert übermittelte Daten

Für die ePA Apps für IOS und Android sowie die Desktop App wird im Fehlerfall einen Report erstellt und dieser wird automatisch an das Business Service Management (BSM) versendet.

Diese übermittelten Daten werden ausschließlich zur Fehlerbehebung analysiert.

D.2.2 Manuell übermittelte Daten

Für die ePA Apps für IOS und Android sowie die Desktop App wird im Fehlerfall ein Report erstellt. Zusätzlich zu dem automatisiert übermittelten Report können Nutzer die folgenden Daten manuell an das Business Service Management (BSM) versenden.

Die folgenden Informationen können zusätzlich im Fehlerfall an das BSM übermittelt werden. Diese übermittelten Daten werden ausschließlich zur Fehlerbehebung analysiert.

D.3 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für den IAM Registrierungsprozess der ePA und die hierbei verarbeiteten Daten ist die Einwilligung unseres Versicherten nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

D.4 Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die rechtssichere Identifikation des Versicherten sowie die Verhinderung von Daten- und Identitätsmissbrauch.

D.5 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die ePA gekündigt und final gelöscht wurde sowie die Einwilligung weiterer Anwendungen widerrufen wurde.

D.6 Widerrufsmöglichkeiten für die Registrierung in der ePA

Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Registrierung der ePA-App zwingend erforderlich. Unser Versicherter kann seine Einwilligung zur Registrierung der ePA gleichwohl jederzeit widerrufen und gegenüber uns die Löschung der ePA verlangen. Hierzu muss der Versicherte in der ePA-App seine Einwilligung widerrufen oder den Widerruf schriftlich an uns senden.

E. Nutzung der ePA / Datenspeicher über die App

E.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

E.1.1 Start mit Login Maske

Der Versicherte startet die App, nach erfolgter Registrierung und Identifizierung. Zuerst erscheint die Login Maske, in die der Versicherte seine Zugangsdaten (Versichertennummer und Passwort sowie zur Auswahl App-Code, Gesundheitskarte oder Personalausweis) eingibt.

E.1.2 Nutzung der ePA-App

Beim Start der App erhält der Versicherter einen Überblick über die Funktionen und die Nutzungsmöglichkeiten der ePA-App. Der Versicherte kann zwischen den folgenden Anwendungen wählen:

Diese Anwendungen können unabhängig voneinander genutzt werden. Die Anmeldeinformationen werden dabei in die jeweilige Anwendung übernommen.

E.1.3 Nutzung der ePA

Beim ersten Start der Anwendung erhält der Versicherte einen ersten Überblick über die Nutzungsmöglichkeiten seiner ePA-App.

In der Patientenakte in der Ansicht „Übersicht“ kann der Nutzer über das Profilbild auf sein Profil zugreifen, zudem sieht er die folgenden Bereiche:

Der Versicherte kann die Krankenkasse berechtigen, die Leistungsdaten in die Patientenakte einzustellen.

Es werden die Daten gespeichert, die der Versicherte in seine digitale Patientenakte einstellt, bzw. die von Dritten dorthin hochgeladen werden. Hierbei kann es sich auch um Gesundheitsdaten nach Artikel 9 der DSGVO handeln.

E.1.4 Nutzung E-Rezept-Modul

Der Versicherte kann in der ePA-App über das E-Rezept-Modul alle elektronischen Verordnungen, die von Ärztinnen und Ärzten sowie Zahnärztinnen und Zahnärzten ausgestellt wurden, über den Fachdienst E-Rezept abrufen. Zusätzlich kann der Versicherte weitere Inhalte wie z. B. Medikament und Einnahmehinweise einsehen sowie mit der Apotheke kommunizieren.

E.1.5 Nutzung Organspende-Register (OGR)

Die ePA-App enthält einen Absprung zur Website des OGR. Wechselt der Nutzer aus der ePA-App in das OGR, wird die Gesundheits-ID zur Authentisierung an das Webportal weitergleitet, um die Anmeldung zu vereinfachen.

E.1.6 Profil

Über das Profilbild gelangt der Versicherte in diese Ansicht und kann dort seine Einstellungen verwalten und zum Beispiel seine Zugangsdaten ändern.

Zudem kann er unter Informationen auf die folgenden Menüpunkte zugreifen

sowie unter „Rechtliche Hinweise“ auf

Zusätzlich steht die Information zur aktuell genutzte App Version bereit.

E.2 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung für vertretende Personen

Versicherte können für Ihre Patientenakte einen oder mehrere vertretende Personen berechtigen. Die vertretende Person nutzt die eigene ePA-App seiner Krankenkasse zur Wahrnehmung der Vertretung. Bei der Einrichtung wird der Name, die E-Mail-Adresse und die Versichertennummer (KVNr) angegeben und gespeichert. Wenn die vertretende Person in der Patientenakte als Vertretung handelt, können alle technisch möglichen Aktionen anstelle des Versicherten ausgeführt werden.

Vertretende Personen können keine weiteren vertretenden Personen für die vertretene Patientenakte einrichten und auch nicht die Patientenakte für den Versicherten insgesamt löschen.

Bei der Vertretung innerhalb der ePA erfolgt eine Datenverarbeitung wie in Kapitel E1 beschrieben.

E.3 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Speicherung personenbezogener Daten in der ePA ist die Einwilligung des Versicherten nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 9 Abs. 2 DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

E.3.1 Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung des ePA durch den Versicherten zur Archivierung und Verwendung seiner individuellen Gesundheitsinformationen.

E.3.2 Dauer der Speicherung

Die Daten werden durch den Versicherten gelöscht, wenn er entscheidet, dass die in der ePA gespeicherte Daten nicht mehr benötigt werden.

E.4 Widerspruchsmöglichkeit

Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung der ePA zwingend durch unseren Versicherten erforderlich. Der Versicherte kann seine Einwilligung zur Nutzung der ePA gleichwohl jederzeit widerrufen, per Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens in der ePA-App oder schriftlich oder persönlich bei uns.

F Kontaktvarianten

F.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

In der ePA sind diverse Kontaktkanäle enthalten, die von dem Versicherten für die elektronische Kontaktaufnahme mit uns genutzt werden können.

F.2 Support

Die Beantwortung von Fragen zur ePA kann über den telefonischen Support der SBK, dem SBK-Patientenakte-Support-Team erfolgen. An das Support Team können sich die Versicherten mit folgenden Problemen wenden:

Verarbeitete Daten sind hierbei die bereits von Ihnen hinterlegten Verifikationsdaten, sowie die von Ihnen freiwillig, angegebenen Daten.

F.3 Vorgangsbearbeitungssystem (ITSM)

Alle Anfragen, welche das SBK-Patientenakte-Support-Team nicht autark lösen kann, werden zur weiteren Bearbeitung in einem Ticketbearbeitungssystem erfasst und dokumentiert. Diese Anfragen werden persönlich von unseren Supportmitarbeitern bearbeitet. Sollte der Versicherte diesbezüglich einen Rückruf wünschen, muss noch optional eine Telefonnummer eingegeben werden. Gegebenenfalls muss zusätzlich noch eine Vorgangsbearbeitungsnummer auf Nachfrage durch den Versicherten angegeben werden; diese wird durch das Vorgangsbearbeitungssystem automatisch erzeugt und dem Versicherten übergeben. Sollten die gemeldeten Themen nicht durch diese Variante beantwortet werden können, wird ebenfalls automatisiert ein anlassbezogenes internes Bearbeitungsticket erstellt. Je nach Bedarf wird diese Anfrage an einen verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet und – insofern diese Option durch den Versicherten gewählt wurde – ein Rückruf initiiert. Nimmt ein Versicherter die Möglichkeit des Rückrufs wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an die SBK übermittelt und gespeichert. Die folgenden Daten sind durch den Versicherten einzugeben: a. Name b. Kassenzugehörigkeit c. E-Mail-Adresse

F.4 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die im Rahmen der Kontaktaufnahme durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge für die ordnungsgemäße Abwicklung des Nutzungsvertrags mit dem Versicherten über die ePA erforderlich sind.

F.5 Zweck der Datenverarbeitung

Die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten wird durchgeführt, um Kontaktaufnahmen unserer Versicherten bearbeiten zu können und infolgedessen den Nutzungsvertrag über die ePA mit dem Versicherten durchführen zu können.

F.6 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die Krankenkasse entscheidet, dass spätestens drei Jahre nach Schließung des Vorgangstickets diese Daten gelöscht werden sollen.

F.7 Speicherorte aller ePA spezifischen Daten