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Mahlzeitenzuschüsse

Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern arbeitstäglich (steuerlich vergünstigt) ein Mittagessen spendieren.

Die Unterstützung muss nicht über die betriebliche Kantine oder über herkömmliche Essenmarken, sondern kann auch über Essenzuschüsse erfolgen. Selbst Home-Office-Mitarbeiter können inzwischen von den steuerlichen Regelungen profitieren.

Ausgangslage

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit mit dem (in der Regel billigeren) Sachbezugswert anzusetzen. Dieser beträgt 2018 für eine Mittagsmahlzeit 3,23 Euro.

Zur Anerkennung der Gestaltungsmodelle durch das Finanzamt muss sichergestellt sein, dass

Die „Schallgrenze“ für 2018 liegt danach bei einem Wert von 6,33 Euro (3,23 Euro Sachbezugswert + 3,10 Euro). Beträgt der Zuschuss also 2018 nicht mehr als 6,33 Euro, darf trotzdem der Sachbezugswert von 3,23 Euro angesetzt werden. Zahlt der Arbeitnehmer für die Mittagsmahlzeit dazu, mindert sich der geldwerte Vorteil ggf. bis auf 0 Euro.

Beispiel: Mitarbeiter M erhält einen Essenzuschuss in Höhe von 6,33 Euro. Die eingenommene Mahlzeit kostet 10,00 Euro. Es kann wie folgt abgerechnet werden:

Wert des Zuschusses6,33 Euro
anzusetzender Sachbezugswert3,23 Euro
abzüglich Zuzahlung des M3,67 Euro
geldwerter Vorteil0 Euro

Nachweisverfahren

Dem Arbeitgeber bleibt es unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen. Die sogenannte digitale Essenmarke wird anerkannt. Zulässig ist es nämlich, wenn über eine Mahlzeiten-App die Belege vollautomatisch digitalisiert und geprüft werden und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt wird, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen.

Wichtig: Die Finanzverwaltung lässt die Anwendung der genannten Grundsätze inzwischen auch dann zu, wenn die arbeitstäglichen Mahlzeitenzuschüsse an Mitarbeiter gezahlt werden, die ihre Tätigkeit ausschließlich oder gelegentlich in ihrem Home-Office verrichten. Ebenfalls mit dem Sachbezugswert sind Mahlzeiten zu bewerten, sofern der Arbeitnehmer nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten muss und die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechende Ruhepause vorsieht.

Praxistipps in Kürze