Aufbewahrungsfristen für Entgeltunterlagen
Für Sozialversicherung und Lohnsteuer gelten verschiedene Fristen.
Ende des sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses
Die Veröffentlichung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) im Bundesgesetzblatt erfolgte am 29. Oktober 2024. Unter koordinierender Federführung des Bundesjustizministeriums ist ein ressortübergreifendes Gesetzgebungspaket auf den Weg gebracht worden, um Wirtschaft, Bürger und Verwaltung von überflüssiger Bürokratie zu entlasten. Das BEG IV ist Teil des Bürokratieabbaupaketes.
Sozialversicherung
Unternehmen haben gemäß § 28f Abs. 1 SGB IV für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich des Sozialgesetzbuchs in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung (mindestens alle 4 Jahre) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren (Ausnahme: Beschäftigte im Privathaushalt). Weitere Einzelheiten über den Inhalt der vom Unternehmen zu führenden Entgeltunterlagen sind der Beitragsverfahrensverordnung zu entnehmen.
Lohnsteuer
Das Einkommensteuergesetz sieht für Lohnkonten eine eigene Aufbewahrungsfrist vor. Der Aufbewahrungszeitraum beträgt 6 Jahre. Die Fristberechnung beginnt zum 01.01. des Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragenen Lohnzahlungen folgt. Die Aufbewahrungsfrist für die Lohnbuchhaltung eines Kalenderjahres beginnt demzufolge im Normalfall zum 01.01. des Folgejahres und endet 6 Jahre später am 31.12. Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der AO (Abgabenordnung) ebenfalls eine Frist von 6 Jahren (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG, 147 Abs. 3 Satz 1 AO).
Eine verlängerte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt bis dato für Unterlagen, die der betrieblichen Gewinnermittlung dienen (z. B. Eingangs-/Ausgangsrechnungen, aber auch Lohnjournale). Das BEG IV verkürzt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nun auf 8 Jahre.
Wichtig: Die 8 Jahre gelten für alle betroffenen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen ist, in Ausnahmefällen (Hintergrund: Cum-Ex-Ermittlungsverfahren) auch erst am 01. Januar 2026.
Laut