Digitale Entgeltunterlagen ab 2027 verpflichtend
Für die elektronische Führung von Entgeltunterlagen gelten derzeit noch Übergangs- und Befreiungsregelungen.
Ab dem 1. Januar 2027 ist die digitale Führung verpflichtend. Sie wird künftig auch im bei Betriebsprüfungen kontrolliert.
Ab 2027 sind sämtliche relevanten Entgeltunterlagen elektronisch vorzuhalten. Neben den klassischen Lohn- und Gehaltsabrechnungen betrifft dies insbesondere auch die sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Dazu zählen – abhängig vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis – unter anderem Befreiungsanträge, Immatrikulationsbescheinigungen oder weitere Nachweisdokumente.
Grundlage hierfür ist § 8 Abs. 3 BVV, der bereits seit dem 1. Januar 2022 die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen vorsieht. Bislang konnten sich Unternehmen jedoch auf Antrag durch den zuständigen Betriebsprüfungsdienst befreien lassen. Diese Ausnahmeregelung endet zum 31. Dezember 2026.
Anforderungen an Systeme und Prozesse
Für die digitale Ablage gelten verbindliche Anforderungen hinsichtlich Dateiformat, Struktur und Benennung der Unterlagen. Unternehmen sollten daher rechtzeitig prüfen, ob ihre Prozesse und Systeme die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
Tipp: Prüfen Sie frühzeitig, ob ihre Lohnabrechnungs- und Dokumentenmanagementsysteme die Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen erfüllen. Besonders wichtig sind strukturierte Ablagen (z. B. nach beschäftigter Person, Zeitraum und Dokumentart) sowie eine revisionssichere Archivierung. In der Praxis empfiehlt sich zudem ein Testlauf vor 2027, um spätere Beanstandungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.
Hinweis: Die Verpflichtung gilt ausschließlich für Vorgänge ab dem 1. Januar 2027. Eine nachträgliche Digitalisierung älterer Unterlagen ist nicht erforderlich.
