Digitale Lohnabrechnung zulässig
Firmen sind dazu verpflichtet, den Beschäftigten eine Entgeltabrechnung in Textform zu erteilen.
Das geht aus § 108 Abs. 1 Satz 1 Gewerbeordnung hervor.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hatte darüber zu entscheiden, ob es ausreicht, wenn die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach eingestellt wird.
Darum ging’s konkret
Im verhandelten Fall stellt ein Unternehmen die Entgeltabrechnungen nur noch elektronisch zur Verfügung. Gemäß einer Vereinbarung innerhalb des Konzerns können sich die Beschäftigten die Dokumente seit März 2022 in ihrem digitalen Mitarbeiterpostfach abrufen. Dagegen klagte eine Mitarbeiterin. Sie forderte vom Unternehmen, die Abrechnungen weiterhin in Papierform zukommen zu lassen.
So wurde entschieden
In der Vorinstanz hatte das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen der Klage stattgegeben. Die Entgeltabrechnungen seien durch das Einstellen in das Online-Portal nicht ordnungsgemäß erteilt worden. Die Beschäftigten könnten eine monatliche Lohnabrechnung in Papierform beanspruchen.
Das BAG sah dies anders und entschied: Stellt das Unternehmen Entgeltabrechnungen in ein digitales Mitarbeiterpostfach ein, wahrt er damit grundsätzlich die gesetzlich vorgeschriebene Textform. Der Anspruch auf Abrechnung seines Entgelts sei eine sogenannte Holschuld der Beschäftigten.
Die Firma sei nicht für den Zugang der Abrechnung bei den Beschäftigten verantwortlich. Es genüge, dass sie an einer elektronischen Ausgabestelle bereitgestellt wird. Hierbei sei den berechtigten Interessen der Beschäftigten, ohne privaten Online-Zugriff, Rechnung zu tragen.
Die digitale Bereitstellung der Entgeltabrechnungen ist in der Konzernbetriebsvereinbarung geregelt. Nach BAG-Ansicht greift dies nicht unverhältnismäßig in die Rechte der Betroffenen ein.
Zu klären ist in diesem Fall noch, ob die Einführung und der Betrieb des digitalen Mitarbeiterpostfachs in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fallen. Daher hat das BAG den Fall diesbezüglich an das LAG Niedersachsen zurückverwiesen.
Quelle: BAG, Urteil vom 28. Januar 2025, 9 AZR 48/2
