Entgeltunterlagen: neue Aufbewahrungsbestimmungen geplant
Unterschiedliche Vorschriften sollen abgeschafft werden.
Bei der Vernichtung von originalen Entgeltunterlagen gibt es unterschiedliche Vorschriften.
So sind laut § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) Originalunterlagen bei Übernahme einer Kopie in die Entgeltunterlagen zu vernichten. Nach anderen gesetzlichen Vorschriften, zum Beispiel im Arbeitsrecht, ist eine Vernichtung nicht zulässig.
Eine neue Verordnung soll dieses Thema nun lösen.
Die „Verordnung zur Änderung der Entgeltbescheinigungsverordnung und der Beitragsverfahrensverordnung“ soll den § 8 BVV ändern. Sie wird voraussichtlich Ende September 2024 vom Bundesrat beschlossen (BR-Drs. 352/24).
Ab dem 1. Januar 2025 würde es dann heißen: Werden dem Arbeitgeber Dokumente in Papierform übermittelt, hat er sie in ein elektronisches Format umzuwandeln und in dieser Form in den Entgeltunterlagen zu archivieren.
Die elektronische Kopie soll künftig für die vorgeschriebene Vorhaltung dieser Dokumente in den Entgeltunterlagen ausreichen. Falls – beispielsweise im Arbeitsrecht oder für Betriebsprüfungen – Aufbewahrungspflichten für das Original bestehen, darf dieses dann außerhalb der Entgeltunterlagen archiviert werden. Sobald alle vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, dürften die Originaldokumente dann physisch vernichtet werden.
