Betriebsprüfung (elektronisch)
Die elektronische Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung (DRV) soll das Prüfverfahren vereinfachen. Der elektronische Datenaustausch erobert so auch die Betriebsprüfung.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
Das Verfahren steht allen Unternehmen und Abrechnungsstellen offen, deren Software eine Schnittstelle für die „euBP“ in das jeweilige Abrechnungssystem integriert hat. Ihr Softwareanbieter kann Ihnen Auskunft geben, ob und wann die technischen Voraussetzungen für das von Ihnen verwendete Abrechnungssystem erfüllt sind.
Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung wird verpflichtend
Seit Anfang 2023 haben Unternehmen die im Rahmen der euBP notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm an die Rentenversicherung zu übermitteln.
Seit dem 1. Januar 2025 sind grundsätzlich auch die Daten aus der Finanzbuchhaltung elektronisch über ein systemgeprüftes Finanzbuchhaltungs- bzw. Entgeltabrechnungsprogramm zur Verfügung zu stellen. Die Übermittlung hat per XML-basiertem Transportverfahren „eXTra“ zu erfolgen (§ 28p Abs. 6a SGB IV).
Der Mindestumfang der zu liefernden Sachkonten-Buchungen der Finanzbuchhaltung ist in den „Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung in der ab 1. Januar 2025 geltenden Fassung“ definiert. Sie finden diese in der
Gut zu wissen: Unternehmen können beim zuständigen Rentenversicherungsträger beantragen, bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Prüfung zu verzichten (§ 126 SGB IV).
Technische Voraussetzungen
Das verwendete Abrechnungsprogramm muss das Modul „euBP“ beinhalten. Die Bereitstellung der prüfrelevanten Daten erfolgt dann in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren. Eine Annahme von Datenträgern ist nicht möglich. In der Regel haben die Softwareanbieter eine Funktion zum Übermitteln der Daten aus dem Abrechnungsprogramm vorgesehen.
Prüfung auf dem Rechner
Das Verfahren der elektronischen Betriebsprüfung beginnt mit der Datenabfrage in Ihrem Betrieb. Dazu wurde eine einheitliche Schnittstelle definiert, die von den zertifizierten Entgeltabrechnungsprogrammen bedient werden kann. Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich im Rahmen des bereits erfolgreich genutzten eXTra-Standards.
Nach der Übermittlung erhalten Sie eine elektronische Annahmequittung. Daraufhin kann die Prüfung mittels einer Auswertungssoftware am Rechner des Prüfenden erfolgen. Die Daten werden analysiert und auf Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsberechnung und der Zahlungen gecheckt. Sofern sich dabei keine Auffälligkeiten ergeben, kann die Prüfung mit den gelieferten Daten bereits abgeschlossen werden. Dann entfällt die Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort.
Nur wenn sich Unstimmigkeiten ergeben, folgt eine Prüfung vor Ort. In den meisten Fällen werden sich die Prüfenden dabei auf die konkreten Feststellungen aus der vorherigen Datenprüfung beschränken.
Prüfungsergebnisse werden besprochen
Die Ergebnisse der Auswertungen werden in jedem Fall gemeinsam mit Ihnen besprochen. Danach bekommen Sie innerhalb von zwei Monaten vom Rentenversicherungsträger den Prüfbescheid zugeschickt.
In dem Bescheid steht noch einmal detailliert, welche Meldungen zu übermitteln oder ob Beiträge nachzuzahlen sind.
Seit Juli 2024 kann Unternehmen das Ergebnis der Betriebsprüfung elektronisch bereitgestellt werden. Die notwendige Zugangseröffnung muss mit Übermittlung der Entgeltabrechnungsdaten über die euBP mit einem ergänzenden Datensatz beantragt werden. Gleichzeitig ist der Wunsch zu äußern, das Prüfergebnis per Datenabruf zu erhalten. Es ist die entsprechende E-Mail-Adresse anzugeben, an die die Benachrichtigung über die Bereitstellung des Prüfergebnisses gesendet werden soll.
Nach Abschluss der Prüfung wird das Ergebnis der Betriebsprüfung dann elektronisch als PDF-Dokument für 42 Tage zum Abruf bereitgestellt. Der Papierversand entfällt. Der Abruf des PDF-Prüfergebnisses erfolgt über das Programm, mit welchem die euBP-Daten zur Betriebsprüfung übertragen worden sind. Aktuell bieten allerdings noch nicht alle systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramme die Abruffunktion für das elektronische Prüfergebnis an.
Die Einzugsstelle (z. B. Krankenkasse) der jeweils betroffenen Beschäftigten erhält gleichzeitig mit dem Beitragsbescheid des Unternehmens die Beitragsforderung. Dem Beitragsbescheid kann auch die Zahlungsfrist entnommen werden. Sie läuft bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats, der dem Datum des Bescheids folgt. Die Zahlung geht allerdings nicht an den Rentenversicherungsträger, sondern wie auch sonst alle Beiträge an die Einzugsstelle. Die zuständige Einzugsstelle überwacht die Zahlungsfrist. Wird die Frist nicht eingehalten, muss die Einzugsstelle wie bei regulär laufend fälligen Beiträgen Säumniszuschläge berechnen.
Die von Ihnen übermittelten Daten werden nach Abschluss des Verfahrens automatisch gelöscht. Es verbleiben keine übermittelten Daten beim Rentenversicherungsträger.
Besteht eine Teilnahmeverpflichtung?
Das Verfahren euBP wird den Unternehmen optional angeboten. Sofern daran teilgenommen wird, können die Rentenversicherungsträger verlangen, dass die Übermittlung der erforderlichen Daten zum Zweck der Betriebsprüfung in einer einheitlich vorgegebenen Struktur erfolgt. Diese Struktur wird in den als Download angebotenen Grundsätzen beschrieben.
Seit dem 01.01.2023 sind die für die Prüfung notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Auf Antrag des Unternehmens kann für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden.
Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung bleibt freiwillig.
Die Rentenversicherungsträger prüfen jedes Jahr bei ca. 800.000 Firmen, ob Beiträge, Umlagen und Abgaben korrekt berechnet oder Meldungen ordnungsgemäß erstellt worden sind.
Bei den Prüfungen liegt der Schwerpunkt bei folgenden Themen:
Auch wenn die Prüfungen sehr unterschiedlich ausfallen, treten drei Themen am häufigsten auf.
1. Beurteilung geringfügiger Beschäftigungsverhältnisse
Um geringfügige Beschäftigungen richtig zu beurteilen, veröffentlichen die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung regelmäßig einheitliche Richtlinien für die versicherungsrechtliche Beurteilung von geringfügigen Beschäftigungen (Geringfügigkeits-Richtlinien).
Um Sie zu unterstützen, finden Sie die Richtlinien auch auf unserer Seite
2. Beitragsberechnung im Übergangsbereich
Seit dem 1. Januar 2024 liegt ein Beschäftigungsverhältnis im Übergangsbereich vor, wenn das regelmäßige Arbeitsentgelt 538,01 Euro bis 2.000 Euro monatlich beträgt. Die Beitragsberechnung im Übergangsbereich führt im Vergleich zu regulären Beschäftigungsverhältnissen zu einer Entlastung der Beschäftigten. Die Besonderheiten werden in der betrieblichen Praxis häufig nicht umgesetzt – und bei Betriebsprüfungen moniert.
Damit Sie sich einen Überblick zu diesem Thema verschaffen können, finden Sie die wichtigsten Infos auf unserer Seite
3. Beurteilung der Umlagepflicht und Umlagesätze nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz
Oft kommt es bei der Frage „Umlagepflicht ja oder nein“ zu einem falschen Ergebnis. Auch die unterschiedlichen Umlagesätze werden teilweise nicht beachtet. So werden Umlagebeiträge nachgefordert.
Wie die Umlagepflicht richtig beurteilt wird und die Beiträge korrekt berechnet werden, erfahren Sie auf unserer Seite
Was ist zu tun, wenn man die Lohnabrechnungssoftware oder den Abrechnungsdienstleister – beispielsweise die Steuerberatung – wechselt?
Es kommt es immer wieder vor, dass Abrechnungsdaten nicht oder nur unvollständig übernommen werden. Diese Daten sind für die Betriebsprüfungen notwendig.
Seit 1. Januar 2025 sind Unternehmen in diesen Fällen verpflichtet, die für die nächste Betriebsprüfung relevanten Daten aus dem bisherigen System heraus noch vor dem Wechsel an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu übermitteln (§ 28p Abs. 6b SGB IV).
Zeitpunkt der Übermittlung
Die Daten sind vor dem Wechsel des Programms oder Dienstleisters an die DSRV zu übermitteln.
Umfang der Daten
Es sind alle für die nächste Betriebsprüfung relevanten Entgeltabrechnungsdaten zu übermitteln. Die Übertragung erfolgt über das standardisierte euBP-Verfahren nach
§ 28p Abs. 6a SGB IV.
Speicherung der Daten
Die DSRV speichert die Infos bis zur nächsten Betriebsprüfung. Es reicht daher nicht, sich auf Archivfunktionen des neuen Systems zu verlassen.
Risiken bei Nichtbeachtung
Werden die Daten vor dem Wechsel nicht oder nicht korrekt übermittelt, kann dies die Betriebsprüfung deutlich verzögern. So drohen Beanstandungen, Nachforderungen oder Aufwand durch nachträgliche Rekonstruktionen – das ist besonders ärgerlich, wenn Altdaten im alten System nicht mehr verfügbar sind.
Praxistipps für Abrechnungsdienstleister und Unternehmen
Frühzeitige Planung
Wechsel des Systems oder Dienstleisters rechtzeitig abstimmen und die Übermittlung als festen Projektschritt einplanen.
euBP-Fähigkeit
Die eingesetzte Software muss das euBP-Verfahren unterstützen und systemgeprüft sein.
Dokumentation
Nachweise der erfolgreichen Übermittlung (Sendeprotokoll, DRV-Annahmequittung) sichern und revisionssicher archivieren.
