Datenaustauschverfahren Pflegeversicherung

Im April 2025 ging´s los. Bis Ende des Jahres ist ein Initialabruf der Daten mit Stichtag 1. Juli 2025 vorzunehmen.

Mit dem neuen Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung für die soziale Pflegeversicherung sollen die Beiträge korrekt berechnet werden. Durch die bereits bestehende technische Infrastruktur wird die korrekte Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge bei Beschäftigten und Versorgungsbeziehenden effizienter.

Aktuell: Nicht alle Kinder sind im Datenaustausch enthalten

Ab dem 1. Juli 2025 ist das neue Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung verpflichtend. Für alle lohnsteuerlich erfassten Kinder erhalten Unternehmen und Zahlstellen künftig elektronische Rückmeldungen zu ihren Beschäftigten und Versorgungsbeziehenden.

Kinder, die lohnsteuerlich nicht erfasst sind, können im sozialversicherungsrechtlichen Sinne relevant sein, wenn es um die Berechnung Ihres Pflegeversicherungsbeitrags geht (Beitragsabschläge und Befreiung vom Kinderlosenzuschlag). Für sie gilt in der betrieblichen Praxis künftig wieder ein analoges Nachweisverfahren.

Folgende Kinder sind im Datenaustausch nicht enthalten:

Leibliche Kinder, die bei dem anderen Elternteil leben. Voraussetzung ist, dass dieser Elternteil in einem anderen Einzugsgebiet gemeldet ist. Diese Kinder werden als sogenannte „auswärtige Kinder“ bezeichnet und sind nicht beim Finanzamt gemeldet.

Adoptivkinder, sofern diese melderechtlich oder steuerrechtlich nicht erfasst wurden. Die Adoption des Kindes wurde dem Finanzamt nicht gemeldet.

Stiefkinder: Bei Stiefkindern wird keine steuerlich auswertbare Eltern-Kind-Beziehung angelegt. Sie können somit nicht für die zu meldende Anzahl der Kinder im Datenaustauschverfahren berücksichtigt werden.

Kinder, die steuerrechtlich nicht erfasst wurden, beispielsweise im Ausland lebende Kinder.

Altfälle, wenn das jüngste bzw. das einzige Kind vor 1993 geboren wurde und nach Beginn des ELStAM-Verfahrens im Jahr 2011 nicht mehr steuerlich relevant war.

Unternehmen und Zahlstellen benötigen für solche Konstellationen papierbezogene Nachweise über die Elterneigenschaft. Diese Belege sind bei den Entgeltunterlagen aufzunehmen. Nur dann können die Kinder bei den Beitragsabschlägen berücksichtigt oder vom Kinderlosenzuschlag befreit werden. Belege für Kinder, die ab dem 1. Juli 2025 geboren werden, gelten ab dem Monat der Geburt. Aber nur dann, wenn Sie uns diese innerhalb von drei Monaten nach der Geburt zeigen. Wenn nicht, gilt der Beleg erst ab dem Monat nach dem Monat, in dem Sie ihn uns gegeben haben.

Gut zu wissen: Am 25.06.2025 stellen wir Ihnen das Thema in einem Online-Seminar der SBK vor. Inhalt ist das digitale Nachweisverfahren für Kinder in der Pflegeversicherung ab dem 1. Juli 2025. Wie funktioniert das Nachweisverfahren und was ist zu tun, wenn es mal hakt? Melden Sie sich gleich an.

So funktioniert der Datenaustausch

Die zentrale Datenquelle in dem künftigen elektronischen Abrufverfahren ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Die technische Anbindung der Unternehmen und Zahlstellen erfolgt über die Datenstelle der Rentenversicherung.

Per Abruf mitgeteilt wird Unternehmen und Zahlstellen

die Elterneigenschaft, die für die Beurteilung erforderlich ist, ob der Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung zu zahlen ist oder nicht und

die Kinderanzahl, die für die Ermittlung der korrekten Beitragsabschläge in der Pflegeversicherung ab dem 1. Juli 2023 erforderlich ist.

Grundlage des Verfahrens ist das bereits etablierte ELStAM-System für elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Berücksichtigt werden nur Kinder, die lohnsteuerlich erfasst sind – Stiefkinder oder im Ausland lebende Kinder ohne steuerliche Relevanz sind nicht Teil des Datenaustausches.

Eine Erfassung der Eltern-Kinder-Beziehungen in anderen steuerlichen Zusammenhängen (z. B. Erbschaftssteuer) wird im Datenaustauschverfahren nicht berücksichtigt.

Mit Einführung des neuen Verfahrens haben Unternehmen und Zahlstellen ihre Beschäftigten und Versorgungsbeziehenden bei Beginn oder Ende einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung bzw. eines Versorgungsbezugs an- bzw. abmelden. Nach der Anmeldung werden automatisch Informationen zur Elterneigenschaft und Kinderanzahl übermittelt. Ein Abonnement sorgt zudem für proaktive Updates bei Änderungen der Kinderanzahl bis zur Abmeldung.

Das neue Verfahren ersetzt das seit Juli 2023 geltende vereinfachte Nachweisverfahren. Für einen reibungslosen Übergang sind zum Stichtag 1. Juli 2025 Bestandsmeldungen für alle Beschäftigten und Versorgungsbeziehenden zu übermitteln, um die hinterlegten Kinderzahlen abzufragen und das Abonnement zu aktivieren.

Initialabruf der Bestandsmeldungen

Hierbei sind die „Grundsätzlichen Hinweise zur Differenzierung der Beitragssätze in der Pflegeversicherung nach Anzahl der Kinder und Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft“ des GKV-Spitzenverbands zu beachten. Sie beschreiben, was Unternehmen und Zahlstellen bei den künftigen Bestandsmeldungen zu beachten haben.

Fall 1: Bisheriges Ergebnis wird per Bestandsmeldung bestätigt

Wenn die Ergebnisse der Bestandsmeldung mit den vor dem 1. Juli 2023 erbrachten Nachweisen der Elterneigenschaft übereinstimmen, bleiben sie wirksam. Dies gilt auch für Nachweise, die zwischen dem 1. Juli 2023 und dem 30. Juni 2025 erbracht wurden.

Fall 2: Bisheriges Ergebnis weicht von der Bestandsmeldung zum 1. Juli 2025 ab

a) Zum Nachteil Beschäftigter/Versorgungsbeziehender

Die Angaben aus der Bestandsmeldung weichen von den bisher mitgeteilten Angaben ab. Dann hat das Unternehmen/die Versorgungsstelle die Betroffenen dazu aufzufordern, für die Zeit ab dem 01.07.2025 Nachweise zur Elterneigenschaft und allen jeweiligen Kindern vorzulegen.

Werden die Nachweise vorgelegt, wirken sie rückwirkend zum 01.07.2025. Werden keine Nachweise eingereicht, kann die Elterneigenschaft und die Anzahl der Kinder nicht weiter berücksichtigt werden. Bis zum 30.06.2025 wird nichts rückwirkend zu Lasten der Beschäftigten oder Versorgungsbeziehenden korrigiert.

b) Zum Vorteil Beschäftigter/Versorgungsbeziehender

Anderes gilt, wenn die Daten im automatisierten Übermittlungsverfahren von den im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung gemachten Angaben zugunsten des Mitglieds abweichen. In diesem Fall ist dies rückwirkend zu korrigieren (Erstattung) – längstens für die Zeit bis 01.07.2023.

Dies gilt auch, wenn Beschäftigte/Versorgungsbeziehende in dem Zeitraum vom 01.07.2023 bis zum 30.06.2025 keine oder nicht vollständige Angaben gegenüber der beitragsabführenden Stelle gemacht haben.

Gut zu wissen: In den „Gemeinsamen Grundsätzen für das Digitale Verfahren Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV)“ heißt es: Voraussetzung für die Teilnahme der beitragsabführenden Stellen ...(Arbeitgeber ... Zahlstellen) und den Pflegekassen ... ist die Erstattung und Annahme von Meldungen durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung
aus ... systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen. Zu den systemgeprüften Programmen gehört auch das SV-Meldeportal.

Mehr zum Thema

Beitrag zur Pflegeversicherung

Bleiben Sie immer auf dem Laufenden

Mit unserem kostenfreien Newsletter für Firmen werden Sie regelmäßig über Neuerungen aus dem Sozialversicherungs-, Steuer- und Arbeitsrecht sowie dem Personalwesen informiert. Natürlich berichten wir auch über die Angebote der SBK für Sie und Ihre Mitarbeitenden und geben Ihnen Tipps rund um Gesundheit am Arbeitsplatz. Interessiert? Dann melden Sie sich einfach und unverbindlich an.

Jetzt anmelden