Datenaustauschverfahren Pflegeversicherung
Eltern mit mehreren Kindern werden ab dem zweiten Kind bis zum fünften Kind mit einem Abschlag in Höhe von 0,25 Beitragssatzpunkten für jedes Kind entlastet.
Mit dem Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung für die soziale Pflegeversicherung sollen die Beiträge korrekt berechnet werden. Durch die bereits bestehende technische Infrastruktur wird die korrekte Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge bei Beschäftigten und Versorgungsbeziehenden effizienter.
Die Beitragsabschläge gelten nur bis zum Ablauf des Monats, in dem das jeweilige Kind das 25. Lebensjahr vollendet hat oder bei bereits verstorbenen Kindern vollendet hätte. Damit soll der wirtschaftliche Aufwand der Kindererziehung für einen Zeitraum berücksichtigt werden, in dem dieser typischerweise anfällt.
Für Beschäftigte (und Versorgungsbeziehende) mit Elterneigenschaft reduziert sich der Beitragssatz zur Pflegeversicherung für jedes berücksichtigungsfähige Kind ab dem zweiten Kind bis zum fünften Kind um jeweils einen Beitragsabschlag in Höhe von 0,25 Beitragssatzpunkten. Der Beitragsabschlag für Eltern beträgt somit
Für Eltern mit mehr als fünf berücksichtigungsfähigen Kindern ist eine darüber hinausgehende Reduzierung des Beitragssatzes nicht vorgesehen.
Eine Übersicht der Beitragssätze zur Pflegeversicherung, abhängig von der Anzahl der Kinder, finden Sie auf unserer Seite
So funktioniert der Datenaustausch
Die zentrale Datenquelle im elektronischen Abrufverfahren ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Die technische Anbindung der Unternehmen und Zahlstellen erfolgt über die Datenstelle der Rentenversicherung.
Per Abruf mitgeteilt wird Unternehmen und Zahlstellen
Grundlage des Verfahrens ist das bereits etablierte ELStAM-System für elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Berücksichtigt werden nur Kinder, die lohnsteuerlich erfasst sind – Stiefkinder oder im Ausland lebende Kinder ohne steuerliche Relevanz sind nicht Teil des Datenaustausches.
Eine Erfassung der Eltern-Kinder-Beziehungen in anderen steuerlichen Zusammenhängen (z.B. Erbschaftssteuer) wird im Datenaustauschverfahren nicht berücksichtigt.
Mit Einführung des Verfahrens hatten Unternehmen und Zahlstellen ihre Beschäftigten und Versorgungsbeziehenden bei Beginn oder Ende einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung bzw. eines Versorgungsbezugs an- bzw. abmelden. Nach der Anmeldung werden automatisch Informationen zur Elterneigenschaft und Kinderanzahl übermittelt. Ein Abonnement sorgt zudem für proaktive Updates bei Änderungen der Kinderanzahl bis zur Abmeldung.
Das Verfahren ersetzt das seit Juli 2023 geltende vereinfachte Nachweisverfahren. Für einen reibungslosen Übergang sind zum Stichtag 1. Juli 2025 Bestandsmeldungen für alle Beschäftigten und Versorgungsbeziehenden zu übermitteln, um die hinterlegten Kinderzahlen abzufragen und das Abonnement zu aktivieren.
Mit dem Datenfeld Elterneigenschaft wird mitgeteilt, ob und ab wann ein Kind vorhanden ist oder war – unabhängig vom Kindesalter. Diese Information ist für den PV-Beitragszuschlag erforderlich. Mitgeteilt wird ein Datum, ab dem die Elterneigenschaft besteht (frühestens 1. Juli 2023). Einmal begründet, wirkt sie grundsätzlich lebenslang. Teilt das BZSt kein Datum der Elterneigenschaft mit, dann liegt laut Datenbestand keine Elterneigenschaft vor.
Anmeldung
Unternehmen (und Zahlstellen) haben bei Beginn einer PV-Beitragspflicht, z. B. bei Beginn einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung oder Beitragspflicht eines Versorgungsbezugs, die Beschäftigte bzw. Versorgungsempfangende mit entsprechendem Ab-Datum (frühestens: 1. Juli 2023) zum DaBPV innerhalb von sieben Tagen anzumelden.
Alle Angaben zur Kinderanzahl sind Teil der direkten Antwort des BZSt auf die Anmeldung und werden nicht erst im Wege proaktiver Änderungsmeldungen übermittelt.
Bei Anfragen mit der Folge der Einrichtung eines Abonnements (sog. Push-Verfahren) ist kein Bis-Datum zulässig. Ist zum Zeitpunkt der Anmeldung ein Bis-Datum bereits bekannt, liegt dieses jedoch in der Zukunft, ist dennoch eine Anmeldung vorzunehmen. Sobald das Bis-Datum erreicht wurde, hat eine Abmeldung zu erfolgen.
Das BZSt liefert bei einer Anmeldung die vorliegenden Daten (soweit bekannt) vom Ab-Datum der Anfrage bis in die Zukunft. Es wird eine chronologische Entwicklung der Kinderanzahl bis zum Wegfall aller Kinder mit Ablauf des 25. Lebensjahres gemeldet (sog. Zeitstrahle). Im Regelfall wird daher als letzte Kinderanzahl der Wert „0“ übermittelt.
Bei mehr als fünf Kindern liegt gegebenenfalls eine Kinderanzahl vor, die keine direkt wirksame Rechtsfolge für die Beitragshöhe hat. Das BZSt nimmt hier jedoch keine Würdigung der Sachlage vor. Da ein sechstes Kind und weitere Kinder Einfluss auf den Gültigkeitszeitraum des Abschlags für fünf Kinder haben, informiert das BZSt auch über sechs oder mehr Kinder.
Wichtig: Im DaBPV werden Zeitstrahle übermittelt, von wann bis wann welche Kinderanzahl zu berücksichtigen ist. Der Zeitpunkt, zu dem ein Kind wegfällt, ist das Ende des jeweiligen Monats der Vollendung des 25. Lebensjahres. Das Ende des Zeitraumes wird implizit durch eine Verringerung der Anzahl der Kinder mit dem Ab-Datum des darauffolgenden Zeitraumes gebildet. Der neue Zeitraum beginnt mit dem ersten Tag des Folgemonats nach dem Monat der Vollendung des 25. Lebensjahres.
Abmeldung
Fällt die Notwendigkeit eines Abonnements beim BZSt weg, teilen Unternehmen und Zahlstellen dies der DSRV innerhalb von sechs Wochen per Abmeldung vom DaBPV-Verfahren mit. Grund dafür kann beispielsweise die Beendigung der Beschäftigung oder des Versorgungsbezugs sein. Das BZSt schickt als Antwort eine Bestätigung über die Beendigung des Abos. Bis zu diesem Zeitpunkt bekannte Änderungen der Elterneigenschaft bzw. der Kinderanzahl übermittelt das BZSt unmittelbar vor Beantwortung der Abmeldung.
Zudem kann auch das BZSt ein Abonnement proaktiv beenden, wenn beispielsweise der Tod dem BZSt noch vor dem Unternehmen bzw. der Zahlstelle bekannt war. Die Mitteilung proaktiver Beendigungen übermittelt das BZSt ebenfalls im Monatsintervall, zeitlich nach den proaktiven Meldungen.
Nach der Abmeldung erfolgt durch das BZSt selbst dann keine Übermittlung von Änderungen der Elterneigenschaft oder der Kinderanzahl, wenn die Änderungen einen Zeitraum betreffen, für den noch ein Abo bestand.
Historienanfragen
Per Historienanfrage können in der Vergangenheit liegende Zeiträume mit Ab-Datum und – im Unterschied zur Anmeldung – zusätzlich mit einem Bis-Datum abgefragt werden:
Das Ab-Datum ist der maßgebende Beginn des vom BZSt mitzuteilenden Zeitraums, es darf nur in einem Zeitraum von vier Kalenderjahren vor dem Tagesdatum liegen. Wird Auskunft über länger zurückliegende Zeiträume benötigt, müssen die Informationen im Einzelfall erhoben werden.
Das Bis-Datum beschreibt das Ende des Zeitraums, für den die Daten zur Elterneigenschaft und zur Kinderzahl erhoben werden dürfen (z. B. Ende Beschäftigung bzw. Versorgungsbezug) und ist nur für Historienanfragen zugelassen.
Ist ein Bis-Datum bereits bekannt, liegt es jedoch in der Zukunft, ist eine Anmeldung vorzunehmen und kein Bis-Datum vorzugeben; sobald das Bis-Datum erreicht wurde, erfolgt eine Abmeldung.
Der andere wesentliche Unterschied zu den Anmeldungen ist, dass bei Historienanfragen beim BZSt kein Abonnement eingerichtet wird.
Hierbei sind die „Grundsätzlichen Hinweise zur Differenzierung der Beitragssätze in der Pflegeversicherung nach Anzahl der Kinder und Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft“ des GKV-Spitzenverbands zu beachten. Sie beschreiben, was Unternehmen und Zahlstellen bei den künftigen Bestandsmeldungen zu beachten haben.
Wenn die Ergebnisse der Bestandsmeldung mit den vor dem 1. Juli 2023 erbrachten Nachweisen der Elterneigenschaft übereinstimmen, bleiben sie wirksam. Dies gilt auch für Nachweise, die zwischen dem 1. Juli 2023 und dem 30. Juni 2025 erbracht wurden.
a) Zum Nachteil Beschäftigter/Versorgungsbeziehender
Die Angaben aus der Bestandsmeldung weichen von den bisher mitgeteilten Angaben ab. Dann hat das Unternehmen/die Versorgungsstelle die Betroffenen dazu aufzufordern, für die Zeit ab dem 01.07.2025 Nachweise zur Elterneigenschaft und allen jeweiligen Kindern vorzulegen.
Werden die Nachweise vorgelegt, wirken sie rückwirkend zum 01.07.2025. Werden keine Nachweise eingereicht, kann die Elterneigenschaft und die Anzahl der Kinder nicht weiter berücksichtigt werden. Bis zum 30.06.2025 wird nichts rückwirkend zu Lasten der Beschäftigten oder Versorgungsbeziehenden korrigiert.
b) Zum Vorteil Beschäftigter/Versorgungsbeziehender
Anderes gilt, wenn die Daten im automatisierten Übermittlungsverfahren von den im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung gemachten Angaben zugunsten des Mitglieds abweichen. In diesem Fall ist dies rückwirkend zu korrigieren (Erstattung) – längstens für die Zeit bis 01.07.2023.
Dies gilt auch, wenn Beschäftigte/Versorgungsbeziehende in dem Zeitraum vom 01.07.2023 bis zum 30.06.2025 keine oder nicht vollständige Angaben gegenüber der beitragsabführenden Stelle gemacht haben.
Gut zu wissen: In den „Gemeinsamen Grundsätzen für das Digitale Verfahren Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV)“ heißt es: Voraussetzung für die Teilnahme der beitragsabführenden Stellen ...(Arbeitgeber ... Zahlstellen) und den Pflegekassen ... ist die Erstattung und Annahme von Meldungen durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung
aus ... systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen. Zu den systemgeprüften Programmen gehört auch das
Ab dem 1. Juli 2025 ist das neue Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung verpflichtend. Für alle lohnsteuerlich erfassten Kinder erhalten Unternehmen und Zahlstellen künftig elektronische Rückmeldungen zu ihren Beschäftigten und Versorgungsbeziehenden.
Kinder, die lohnsteuerlich nicht erfasst sind, können im sozialversicherungsrechtlichen Sinne relevant sein, wenn es um die Berechnung Ihres Pflegeversicherungsbeitrags geht (Beitragsabschläge und Befreiung vom Kinderlosenzuschlag). Für sie gilt in der betrieblichen Praxis künftig wieder ein analoges Nachweisverfahren.
Folgende Kinder sind im Datenaustausch nicht enthalten:
Unternehmen und Zahlstellen benötigen für solche Konstellationen papierbezogene Nachweise über die Elterneigenschaft. Diese Belege sind bei den Entgeltunterlagen aufzunehmen. Nur dann können die Kinder bei den Beitragsabschlägen berücksichtigt oder vom Kinderlosenzuschlag befreit werden. Belege für Kinder, die ab dem 1. Juli 2025 geboren werden, gelten ab dem Monat der Geburt. Aber nur dann, wenn Sie uns diese innerhalb von drei Monaten nach der Geburt zeigen. Wenn nicht, gilt der Beleg erst ab dem Monat nach dem Monat, in dem Sie ihn uns gegeben haben.
