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Entgeltfortzahlung: Vorerkrankungsanfragen ändern sich ab Januar 2018

Arbeitgeber benötigen zur Beurteilung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall Informationen, ob und wie lange der entsprechende Arbeitnehmer zuvor schon wegen derselben Krankheit arbeitsunfähig war.

Das Abfrageverfahren dazu ändert sich ab dem 1. Januar 2018.

Wenn Leistungsträger, z. B. Krankenkassen, für Leistungen wie Krankengeld, Kinderkrankengeld, Mutterschaftsgeld und ähnliche Entgeltersatzleistungen Angaben über das Beschäftigungsverhältnis benötigen, fordern sie vom Arbeitgeber eine Entgeltbescheinigung an. Dies erfolgt im Datenaustauschverfahren Entgeltersatzleistungen. Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz kam es auch bei diesem Datenaustauschverfahren zu einigen Änderungen.

Ist ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig, werden gleiche Vorerkrankungen unter Umständen auf die Sechs-Wochen-Frist für die Entgeltfortzahlung angerechnet. Solche möglichen Vorerkrankungen können Arbeitgeber mit ihren Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen über den elektronischen Datenaustausch für Entgeltersatzleistungen bei den Krankenkassen abfragen.

Für Arbeitgeber ist eine Änderung bei den Anfragen zu Vorerkrankungszeiten bei gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern wichtig. Damit die Menge der Anfragen zu anrechenbaren Vorerkrankungszeiten auf das notwendige Maß beschränkt bleibt, ist wie bisher Voraussetzung für eine Anfrage, dass

  1. für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit ein Nachweis vorliegt und
  2. in den letzten sechs Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit mindestens eine bescheinigte potenzielle Vorerkrankung in Bezug auf die aktuelle Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber vorliegt.

Ab dem 1. Januar 2018 ist es zusätzlich erforderlich,

3.   dass die Zeiten der anzufragenden Arbeitsunfähigkeiten – einschließlich der aktuellen – insgesamt mindestens 30 Tage umfassen.

Werden in Entgeltabrechnungsprogrammen die Fehlzeiten mit einem offenen Ende verwaltet, ist zur Prüfung der Frist die Arbeitsunfähigkeit mit einer Dauer von einer Woche in die Zukunft ab dem Tagesdatum zu beurteilen.

Beispiel

Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit
Beginn der AU laut aktueller Bescheinigung:31.08.2018
Anrechenbare AU:  01.06. – 10.06.2018
Nicht anrechenbare AU:  14.05. – 17.05.2018
Voraussichtliches Ende der aktuellen AU:Kein Ende im System erfasst
Tagesdatum:03.09.2018

Beurteilung: Die aktuelle Fehlzeit wird für die Beurteilung der Anfrage um die Dauer einer Woche verlängert, also bis zum 09.09.2018. Die Anfrage ist nicht zulässig, da die kumulierten Zeiten der angefragten Arbeitsunfähigkeiten (10 Tage + 4 Tage + 10 Tage = 24 Tage) nicht mindestens 30 Tage umfassen.

Hinweis: Für Arbeitnehmer, die nicht gesetzlich krankenversichert, sondern privat versichert sind, ist eine solche Abfrage nicht möglich.