Fortbildungskosten richtig absichern

Um Mitarbeiter zu halten, beteiligen sich Firmen oftmals an den Kosten für Weiterbildungen. Gleichzeitig wird häufig eine Rückzahlungspflicht vereinbart, sollte der Arbeitnehmer in einer bestimmten Frist kündigen.

Aktuelle Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts haben den rechtlichen Rahmen von Rückzahlungsklauseln neu abgesteckt.

Eine Vereinbarung zur Rückzahlung von Fortbildungskosten muss fünf Punkte berücksichtigen:

  • die Fortbildung muss einen geldwerten Vorteil bringen,
  • die Vereinbarung muss klar und verständlich formuliert sein,
  • das Rückzahlungsereignis muss definiert werden und
  • sowohl die Bindungsdauer als auch 
  • der Rückzahlungsbetrag muss angemessen sein.

Kosten für Kurse, die lediglich vorhandenes Wissen auffrischen oder wegen gesetzlicher Vorschriften erforderlich sind, hat der Arbeitgeber immer selbst zu tragen. Das gilt auch für betriebsbezogene Fortbildungen, deren Inhalte nur im Unternehmen verwertbar sind. Erhöht der Mitarbeiter aber durch einen qualifizierten Abschluss seinen „Marktwert“, darf eine Vereinbarung abgeschlossen werden.

Viele heute verwendete Muster von Rückzahlungsverpflichtungen berücksichtigen nicht die gesteigerten Anforderungen der Rechtsprechung: Dem Mitarbeiter muss klar vor Augen geführt werden, welche Kosten auf ihn zukommen, wenn er das Unternehmen verlässt. Die Maßnahme einschließlich des erworbenen Abschlusses muss genau beschrieben werden.

Die vom Arbeitgeber aufgewendeten Kosten müssen präzise aufgegliedert werden in:

  • Seminarkosten und Kosten für Fahrt, Unterkunft und Verpflegung sowie
  • die anfallenden Lohnkosten, wenn mit dem Lehrgang eine Befreiung von der Arbeit

verbunden ist.

Diese müssen sogar nach Monaten aufgeschlüsselt werden, wenn die Tage nicht gleichmäßig auf alle Monate verteilt sind. Alle Berechnungsgrundlagen müssen mitgeteilt werden. Nicht vergessen werden darf auch das Ereignis, welches die Zahlungspflicht auslösen soll.

Da die Rückzahlungspflicht den Mitarbeiter an das Unternehmen binden soll, darf sie nur entstehen, wenn er das Unternehmen aus eigenem Antrieb verlässt. Betriebsbedingte Kündigungen rechtfertigen daher keine Rückzahlung. Auch andere, durch den Arbeitgeber zu vertretende Gründe, beispielsweise die Kündigung des Mitarbeiters wegen ausbleibenden Lohns, zählen nicht. Verhaltensbedingte fristlose oder fristgerechte Kündigungen hingegen reichen immer aus. Vorsicht ist bei fehlzeitenbedingter Kündigung geboten. Krankheiten sind vom Mitarbeiter selten zu beeinflussen, ein pauschaler Hinweis auf Kündigungen könnte zu weitreichend und damit unwirksam sein.

Die Rechtsprechung zur Bindungsdauer ist mit Vorsicht zu betrachten, da ihr meist eine Freistellung zugrunde liegt. Beispielsweise darf der Mitarbeiter bis zu einem Jahr gebunden werden, wenn die Dauer der Maßnahme bis zu zwei Monate beträgt. Ist keine Freistellung mit der Fortbildung verbunden, weil diese beispielsweise am Abend und am Wochenende stattfindet, so dürfen die Rückzahlungen umgerechnet zwei Monatsgehälter nicht übersteigen.

Muss der Arbeitnehmer die Kosten zurückzahlen, so bietet sich eine Berechnung in Monatsraten an. Längere Zeiträume oder größere Stufen, beispielsweise halbjährlich, möglicherweise in Verbindung mit Quartalskündigungsfristen, bergen das Risiko einer zu großen Benachteiligung des Mitarbeiters und damit einer Unwirksamkeit der gesamten Vereinbarung.