Jahresmeldung/Entgeltmeldung

Eine Jahresmeldung ist für jeden am 31.12. beschäftigten Arbeitnehmer zu erstellen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Beschäftigten rentenversicherungspflichtig, nur versicherungspflichtig zur Unfallversicherung oder freiwillig in der Kranken- und Pflegeversicherung versichert sind.

Diese sogenannte Entgelt-/Jahresmeldung ist an die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) mit dem Abgabegrund "50" zu übermitteln. Als Entgelt wird das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung gemeldet.

Wozu das Ganze?

Das gemeldete Entgelt wird für die Berechnung der späteren Rentenansprüche herangezogen. Auf Grundlage sämtlicher während des Berufslebens gemeldeter Arbeitsentgelte wird beispielsweise die Altersrente berechnet.

Meldefrist

Die Übermittlung der Jahresmeldung hat mit der ersten folgenden Lohnabrechnung/ Gehaltsabrechnung des Folgejahres zu erfolgen.

Seit dem Jahr 2014, also für Meldezeiträume, die das Jahr 2013 betreffen, müssen die Jahresmeldungen spätestens bis zum 15.02. bei der Krankenkasse vorliegen. Jahresmeldungen für Zeiträume vor 2013 waren bis zum 15.04. des Folgejahres an die Einzugsstelle zu übermitteln.

Fällt der 15.02.2015 auf ein Wochenende, sind die Jahresmeldungen spätestens bis zum nächsten Werktag an die jeweiligen Krankenkassen abzugeben. 

Übermittlungsweg

Die Meldung hat maschinell per Datenübermittlung zu erfolgen -  beispielsweise mit dem Programm sv.net. Sie können diese Software entweder auf Ihrem PC installieren oder als Internetanwendung nutzen.

Jahresmeldung ja oder nein?

Eine Jahresmeldung ist nicht zu übermitteln wenn bereits wegen einer Unterbrechung der Beschäftigung (z. B. Krankengeldbezug) eine Unterbrechungsmeldung zu erstatten war und der 31.12. in den Unterbrechungszeitraum fällt.

Auch wenn wegen einer Änderung im Beschäftigungs- oder Versicherungsverhältnis zum 31.12. eine Meldung zu erstatten ist, ist auch keine Jahresmeldung zu erstellen.

Wie sind künftig Einmalzahlungen im Rahmen der Märzklausel zu melden?

Bislang hatten Sie für die Abgabe der Jahresmeldungen Ihrer Beschäftigten bis zum 15.04. des Folgejahres Zeit. Das war praktisch – waren bis dahin doch auch die Einmalzahlungen des Zeitraums 01.01. bis 31.03. erfasst und Sie konnten sich gesonderte Meldungen sparen.

Wenn die Einmalzahlungen rechtzeitig bekannt und ausgezahlt werden, melden Sie diese einfach mit der Jahresmeldung.

Können Sie die Einmalzahlung bei der Jahresmeldung zum 15.02. des nächsten Jahres nicht angeben, heißt das: Jahresmeldung korrigieren oder aber nachmelden. Dafür sieht die DEÜV eine Sondermeldung, mit dem Abgabegrund „54“ (Meldung eines einmalig gezahlten Arbeitsentgelts) vor. Sie ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstatten, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Zahlung.

Die sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten gelten auch für Ihre kurzfristig beschäftigten Minijobber. Es sind grundsätzlich die gleichen DEÜV-Meldungen zu übermitteln wie für versicherungspflichtig Beschäftigte. Die DEÜV-Meldungen sind mit der Personengruppe 110, der Beitragsgruppe 0000 und einem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt von null Euro an die Minijob-Zentrale abzugeben.

So waren bisher auch DEÜV-Jahresmeldungen für kurzfristig Beschäftigte, die ein Kalenderjahr überschreiten, zu übermitteln. Weil dieser Personenkreis aber versicherungsfrei ist, wurde in den DEÜV-Jahresmeldungen kein rentenversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt angegeben und hatten so keinen Mehrwert.

Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz wird dies geändert: Ab dem 1. Januar 2017 sind für kurzfristig Beschäftigte keine DEÜV-Jahresmeldungen mehr zu erstellen. Das bedeutet für Sie, dass sie keine DEÜV-Jahresmeldung mehr übermitteln müssen, wenn Sie Personen über den Jahreswechsel 2016/2017 hinaus kurzfristig beschäftigen.

Hinweis: Die Neuregelung bezieht sich ausschließlich auf die DEÜV-Jahresmeldungen für Ihre kurzfristig beschäftigten Minijobber. Für die Jahresmeldungen zur Unfallversicherung ändert sich für diesen Personenkreis nichts. Diese haben Sie nach wie vor bis zum 16. Februar des Folgejahres zu übermiteln.

Ob und wie eine Jahresmeldung bzw. Entgeltmeldung zu erstellen ist, zeigen wir Ihnen mit einigen Fallkonstellationen auf:

  • Jahresmeldung bei ganzjähriger Beschäftigung

Jörg Hansen wird seit Jahren bei der Firma Köhler beschäftigt.

Beurteilung: Es ist eine Jahresmeldung 2016 mit der Beschäftigungszeit vom 01.01.2016 bis 31.12.2016 und Grund der Abgabe „50“ zu erstellen.

  • Jahresmeldung bei unterjähriger Beschäftigungsaufnahme

Sabine Wolf ist seit dem 14.09.2016 bei der Elektronik AG beschäftigt.

Beurteilung: Es ist eine Jahresmeldung 2016 mit der Beschäftigungszeit vom 14.09.2016 bis 31.12.2016 und Grund der Abgabe „50“ zu erstellen.

  • Abmeldung statt Jahresmeldung

Hendrik Mars ist seit Jahren bei der Firma Wurstwaren KG beschäftigt. Sein Beschäftigungsverhältnis hat er zum 31.12.2016gekündigt.

Beurteilung: Es ist keine Jahresmeldung 2016, sondern eine Abmeldung zu erstellen. Als Beschäftigungszeit ist der Zeitraum vom 01.01.2016 bis 31.12.2016 anzugeben. Als Grund der Abgabe ist in diesem Fall die „30“ zu verwenden (Abmeldung wegen Ende der Beschäftigung).

  • Keine Jahresmeldung bei Unterbrechungsmeldung

Antonia Bauermann bezieht vom 03.09.2016 bis 31.01.2017 Krankengeld.

Beurteilung: Das Beschäftigungsverhältnis wurde länger als einen Kalendermonat unterbrochen. Es ist eine Unterbrechungsmeldung zum 02.09.2016 mit Grund der Abgabe „51“ (Unterbrechungsmeldung wegen Bezug von Entgeltersatzleistungen) zu erstellen. Da die Unterbrechung über den Jahreswechsel hinaus andauert, ist keine Jahresmeldung zu übermitteln. Nach einer Unterbrechungsmeldung ist keine erneute Anmeldung erforderlich.

  • Jahresmeldung trotz Unterbrechung der Beschäftigung

Hans Mayer ist seit Jahren beschäftigt und erhält vom 15.12.2016 bis 27.01.2017 Krankengeld.

Beurteilung: Es ist eine Jahresmeldung mit Grund der Abgabe „50“ und dem Zeitraum 01.01.2016 bis 31.12.2016 zu erstellen, weil das Beschäftigungsverhältnis nicht länger als einen Kalendermonat unterbrochen wurde.

  • Jahresmeldung bei Unterbrechung während des Jahres

Jana Brüggemann ist seit Jahren bei der Firma Hagedorn GmbH beschäftigt. In der Zeit vom 15.07.2016 bis 18.10.2016 hat sie Krankengeld bezogen.

Beurteilung: Es ist eine Jahresmeldung mit Grund der Abgabe „50“ für den Zeitraum 19.10.2016 bis 31.12.2016 zu erstellen. Der Zeitraum 01.01.2016 bis 14.07.2016 darf nicht noch einmal gemeldet werden, weil ja bereits eine Unterbrechungsmeldung für diesen Zeitraum zu übermitteln war.

  • Jahresmeldung und Einmalzahlung

Thomas Siebels ist seit Jahren bei der Firma Hähnchengrill GmbH beschäftigt. Die Jahresmeldung für das Jahr 2016 wurde seitens der Firma am 21.01.2017 an die Krankenkasse übermittelt. Am 05.02.2017 erhält Herr Siebels eine Einmalzahlung. Die Einmalzahlung und das laufende Arbeitsentgelt überschreiten zusammen die anteilige Beitragsbemessungsgrenze 2017.

Beurteilung: Da die anteilige Beitragsbemessungsgrenze 2017 überschritten wird, muss die Einmalzahlung dem Vorjahr zugerechnet werden. Die Firma hat nun zwei Möglichkeiten:

1. Die bereits abgegebene Jahresmeldung wird korrigiert.

2. Übermittlung einer Sondermeldung (Meldung eines einmalig gezahlten Arbeitsentgelts) mit dem Abgabegrund „54“, Zeitraum 01.12.2016 - 31.12.2016. Sie ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstatten, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Zahlung.