Jahresmeldung/Entgeltmeldung

Eine Jahresmeldung ist für jeden am 31.12. beschäftigten Arbeitnehmer zu erstellen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Beschäftigten rentenversicherungspflichtig, nur versicherungspflichtig zur Unfallversicherung oder freiwillig in der Kranken- und Pflegeversicherung versichert sind.

Diese sogenannte Entgelt-/Jahresmeldung ist an die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) mit dem Abgabegrund "50" zu übermitteln. Als Entgelt wird das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung gemeldet.

Wozu das Ganze?

Das gemeldete Entgelt wird für die Berechnung der späteren Rentenansprüche herangezogen. Auf Grundlage sämtlicher während des Berufslebens gemeldeter Arbeitsentgelte wird beispielsweise die Altersrente berechnet.

Meldefrist

Die Übermittlung der Jahresmeldung hat mit der ersten folgenden Lohnabrechnung/ Gehaltsabrechnung des Folgejahres zu erfolgen.

Ab 2014 sind die Unfallversicherer mit in das Meldesystem aufgenommen. Diese brauchen frühzeitig eine Grundlage für ihre Beitragsbescheide. Dafür haben Sie als Unternehmen den Berufsgenossenschaften innerhalb von sechs Wochen nach Ablauf des Kalenderjahres ihre Lohnnachweise vorlegen. Diesem Bedürfnis hat der Gesetzgeber nun Rechnung getragen und die Abgabefrist für Jahresmeldungen auf den 15.02. vorverlegt.

Seit dem Jahr 2014, also für Meldezeiträume, die das Jahr 2013 betreffen, müssen die Jahresmeldungen spätestens bis zum 15.02. bei der Krankenkasse vorliegen. Jahresmeldungen für Zeiträume vor 2013 waren bis zum 15.04. des Folgejahres an die Einzugsstelle zu übermitteln.

Fällt der 15.02.2015 auf ein Wochenende, sind die Jahresmeldungen spätestens bis zum nächsten Werktag an die jeweiligen Krankenkassen abzugeben. 

Übermittlungsweg

Die Meldung hat maschinell per Datenübermittlung zu erfolgen -  beispielsweise mit dem Programm sv.net. Sie können diese Software entweder auf Ihrem PC installieren oder als Internetanwendung nutzen.

Jahresmeldung ja oder nein?

Eine Jahresmeldung ist nicht zu übermitteln wenn bereits wegen einer Unterbrechung der Beschäftigung (z. B. Krankengeldbezug) eine Unterbrechungsmeldung zu erstatten war und der 31.12. in den Unterbrechungszeitraum fällt.

Auch wenn wegen einer Änderung im Beschäftigungs- oder Versicherungsverhältnis zum 31.12. eine Meldung zu erstatten ist, ist auch keine Jahresmeldung zu erstellen.

Wie sind künftig Einmalzahlungen im Rahmen der Märzklausel zu melden?

Bislang hatten Sie für die Abgabe der Jahresmeldungen Ihrer Beschäftigten bis zum 15.04. des Folgejahres Zeit. Das war praktisch – waren bis dahin doch auch die Einmalzahlungen des Zeitraums 01.01. bis 31.03. erfasst und Sie konnten sich gesonderte Meldungen sparen.

Wenn die Einmalzahlungen rechtzeitig bekannt und ausgezahlt werden, melden Sie diese einfach mit der Jahresmeldung.

Können Sie die Einmalzahlung bei der Jahresmeldung zum 15.02. des nächsten Jahres nicht angeben, heißt das: Jahresmeldung korrigieren oder aber nachmelden. Dafür sieht die DEÜV eine Sondermeldung, mit dem Abgabegrund „54“ (Meldung eines einmalig gezahlten Arbeitsentgelts) vor. Sie ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstatten, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Zahlung.

Ob und wie eine Jahresmeldung bzw. Entgeltmeldung zu erstellen ist, zeigen wir Ihnen mit einigen Fallkonstellationen auf:

  • Jahresmeldung bei ganzjähriger Beschäftigung

Jörg Hansen wird seit Jahren bei der Firma Köhler beschäftigt.

Beurteilung: Es ist eine Jahresmeldung 2015 mit der Beschäftigungszeit vom 01.01.2015 bis 31.12.2015 und Grund der Abgabe „50“ zu erstellen.

  • Jahresmeldung bei unterjähriger Beschäftigungsaufnahme

Sabine Wolf ist seit dem 14.09.2015 bei der Elektronik AG beschäftigt.

Beurteilung: Es ist eine Jahresmeldung 2015 mit der Beschäftigungszeit vom 14.09.2015 bis 31.12.2015 und Grund der Abgabe „50“ zu erstellen.

  • Abmeldung statt Jahresmeldung

Hendrik Mars ist seit Jahren bei der Firma Wurstwaren KG beschäftigt. Sein Beschäftigungsverhältnis hat er zum 31.12.2015 gekündigt.

Beurteilung: Es ist keine Jahresmeldung 2015, sondern eine Abmeldung zu erstellen. Als Beschäftigungszeit ist der Zeitraum vom 01.01.2015 bis 31.12.2015 anzugeben. Als Grund der Abgabe ist in diesem Fall die „30“ zu verwenden (Abmeldung wegen Ende der Beschäftigung).

  • Keine Jahresmeldung bei Unterbrechungsmeldung

Antonia Bauermann bezieht vom 03.09.2015 bis 31.01.2016 Krankengeld.

Beurteilung: Das Beschäftigungsverhältnis wurde länger als einen Kalendermonat unterbrochen. Es ist eine Unterbrechungsmeldung zum 02.09.2015 mit Grund der Abgabe „51“ (Unterbrechungsmeldung wegen Bezug von Entgeltersatzleistungen) zu erstellen. Da die Unterbrechung über den Jahreswechsel hinaus andauert, ist keine Jahresmeldung zu übermitteln. Nach einer Unterbrechungsmeldung ist keine erneute Anmeldung erforderlich.

  • Jahresmeldung trotz Unterbrechung der Beschäftigung

Hans Mayer ist seit Jahren beschäftigt und erhält vom 15.12.2015 bis 27.01.2016 Krankengeld.

Beurteilung: Es ist eine Jahresmeldung mit Grund der Abgabe „50“ und dem Zeitraum 01.01.2015 bis 31.12.2015 zu erstellen, weil das Beschäftigungsverhältnis nicht länger als einen Kalendermonat unterbrochen wurde.

  • Jahresmeldung bei Unterbrechung während des Jahres

Jana Brüggemann ist seit Jahren bei der Firma Hagedorn GmbH beschäftigt. In der Zeit vom 15.07.2015 bis 18.10.2015 hat sie Krankengeld bezogen.

Beurteilung: Es ist eine Jahresmeldung mit Grund der Abgabe „50“ für den Zeitraum 19.10.2015 bis 31.12.2015 zu erstellen. Der Zeitraum 01.01.2015 bis 14.07.2015 darf nicht noch einmal gemeldet werden, weil ja bereits eine Unterbrechungsmeldung für diesen Zeitraum zu übermitteln war.

  • Jahresmeldung und Einmalzahlung

Thomas Siebels ist seit Jahren bei der Firma Hähnchengrill GmbH beschäftigt. Die Jahresmeldung für das Jahr 2015 wurde seitens der Firma am 21.01.2016 an die Krankenkasse übermittelt. Am 05.02.2016 erhält Herr Siebels eine Einmalzahlung. Die Einmalzahlung und das laufende Arbeitsentgelt überschreiten zusammen die anteilige Beitragsbemessungsgrenze 2016.

Beurteilung: Da die anteilige Beitragsbemessungsgrenze 2016 überschritten wird, muss die Einmalzahlung dem Vorjahr zugerechnet werden. Die Firma hat nun zwei Möglichkeiten:

1. Die bereits abgegebene Jahresmeldung wird korrigiert.

2. Übermittlung einer Sondermeldung (Meldung eines einmalig gezahlten Arbeitsentgelts) mit dem Abgabegrund „54“, Zeitraum 01.12.2015 - 31.12.2015. Sie ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstatten, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Zahlung.