Reisekostenreform 2014

Seit dem 01.01.2014 gilt das neue Reisekostenrecht. Es bringt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einschneidende Änderungen und soll für eine Vereinfachung bei der Reisekostenabrechnung sorgen.

Die Änderungen im Überblick:

  • Neudefinition der regelmäßigen Arbeitsstätte,
  • erleichterter Anspruch für pauschale Verpflegungsmehraufwendung,
  • Verzicht auf Besteuerung des geldwerten Vorteils bei vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten.

Im Mittelpunkt der neuen Regelungen steht die Frage, ob der Arbeitnehmer zu seiner "regelmäßigen Arbeitsstätte" fährt oder ob eine Auswärtstätigkeit vorliegt, die über steuerfreie Reisekosten abgerechnet werden kann. Was bislang die "regelmäßige Arbeitsstätte" war, wird ab 2014 als „erste Tätigkeitsstätte“ definiert.

Man geht von einer ersten Tätigkeitsstätte aus wenn

  • nur die Entfernungspauschale angesetzt wird,
  • Verpflegungspauschalen nicht mehr gewährt werden und
  • Unterkunftskosten in der Regel nur im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung berücksichtigt werden können.

Die erste Tätigkeitsstätte kann eine ortsfeste betriebliche Einrichtung sein

  • des Arbeitgebers,
  • eines verbundenen Unternehmens, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist, oder
  • eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten wie z. B. in den Fällen des „Outsourcing“.

Je Dienstverhältnis kann nur eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen.

Beispiel:
Eine Firma hat 100 Filialen. Ein Mitarbeiter betreut 10 davon und ist der Filiale 1 zugeordnet.

Folge: Filiale 1 stellt für den Mitarbeiter aufgrund der bloßen Zuordnung die erste Tätigkeitsstätte dar. Nach altem Recht bis zum 31.12.2013 hat der Mitarbeiter im Zweifel keine regelmäßige Arbeitsstätte, es sei denn, der Schwerpunkt liegt für ihn in einer Filiale.

Die Bestimmung der „ersten Tätigkeitsstätte“ erfolgt

  • vorrangig anhand der arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden arbeits- oder dienstrechtliche Weisungen und Verfügungen,
  • hilfsweise mittels quantitativer Kriterien, wie z. B. der Anzahl von Arbeitstagen oder der Dauer der Tätigkeit,
  • im Zweifel ist die räumliche Nähe zur Wohnung maßgebend.

Nun soll entscheidend sein, welche Festlegung der Arbeitgeber getroffen hat. Es kommt nicht mehr auf das regelmäßige Aufsuchen oder die schwerpunktmäßige Arbeitsleistungserbringung an.

Erforderlich ist außerdem die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers. Zu den arbeits- oder dienstrechtlichen Weisungen und Verfügungen zählen alle schriftlichen, aber auch mündlichen Absprachen oder Weisungen. Hierbei ist es unerheblich, in welchem Umfang der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit an dieser oder auch anderen Tätigkeitsstätten ausübt.

Eine Tätigkeit ist dauerhaft, wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte:

  • unbefristet oder
  • für die Dauer des Dienstverhältnisses oder
  • über einen Zeitraum von 48 Monaten

hinaus tätig werden soll.

Fehlt eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, sind folgende quantitative Kriterien heranzuziehen. Der Arbeitnehmer soll dauerhaft

  • mind. 2 volle Tage je Arbeitswoche oder
  • mind. 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder
  • typischerweise arbeitstäglich

tätig werden.

Besonderheit: Liegen mehrere Tätigkeitsstätten des Arbeitnehmers vor, kann der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte festlegen. Im Zweifel ist die räumliche Nähe zur Wohnung maßgeblich.

Fahrtkosten

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist die Entfernungspauschale als Werbungskosten in Höhe von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer geltend zu machen.

Bei Auswärtstätigkeiten zu anderen Tätigkeitsstätten sind

  • der pauschale Kilometersatz z. B. 0,30 Euro bei Pkw-Nutzung oder
  • der individuell über einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelte Kilometersatz

zu berücksichtigen.

Folgende Verpflegungspauschalen können ab 2014 steuerfrei gezahlt werden:

  • 12,- Euro bei eintägigen Auswärtstätigkeiten ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (gilt auch bei Auswärtstätigkeit „über Nacht“)
  • 12,- Euro bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten für den An- und Abreisetag,
  • 24,- Euro für Kalendertage mit 24-stündiger Abwesenheit („volle“ Tage).

Vorteilhaft ist, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer wesentlich weniger Aufzeichnungen über den Reiseverlauf sowie die Abwesenheitszeiten führen müssen. Es genügt, wenn die Übernachtung unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise beginnt.

Neu ist auch die steuerliche Behandlung der Verpflegungspauschalen im Fall der vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten anlässlich einer Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellten Mahlzeiten an den Arbeitnehmer.

Seit 2014 erfolgt eine Kürzung bei einer 24-stündigen Abwesenheit in Höhe von

  • 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück bzw.
  • 40 % der Tagespauschale für ein Mittag- oder Abendessen.

Daraus ergibt sich der Kürzungsbetrag in Höhe von

  • 4,80 Euro für ein Frühstück bzw.
  • 9,60 Euro für ein Mittag- bzw. Abendessen.

Beispiel
Ein Arbeitnehmer ist auf einer dreitägigen Dienstreise. Der Arbeitgeber hat für ihn in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie je ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen.

Folge: Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten versteuern. Der Mitarbeiter kann folgende Verpflegungspauschalen geltend machen:

  • Anreisetag 12,- Euro,
  • Abreisetag 12,- Euro,
  • Zwischentag 24,- Euro,
  • abzüglich der Kürzung für 2 x 4,80 Euro Frühstück und 2 x 9,60 Euro Mittag-/Abendessen (=28,80 Euro)

Der Arbeitnehmer erhält insgesamt 19,20 Euro pauschal für Verpflegungsmehraufwand.