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Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommt

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und die damit verbundenen Prozesse werden zukünftig digitalisiert.

In Deutschland werden aktuell pro Jahr über 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in Papierform ausgestellt – in vierfacher Ausfertigung für den Arzt, den Versicherten, die Krankenkasse und den Arbeitgeber.

Das „Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG)“ – am 11. Mai 2019 in Kraft getreten – sieht vor, dass Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von den behandelnden Ärzten ab dem 1. Januar 2021 nur noch digital an die Krankenkassen übermittelt werden. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben sich dadurch zunächst keine Änderungen bei der Mitteilung und Vorlage von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.

Nach einer Etablierungsphase wird der Meldeweg vom Versicherten zum Arbeitgeber optimiert und digitalisiert. Dieses mit dem Dritten Bürokratieentlastungsgesetz (Verabschiedung im Bundestag am 24. Oktober 2019) beschlossene neue Meldeverfahren für Arbeitsunfähigkeitsdaten, die für den Arbeitgeber relevant sind, startet für alle Arbeitgeber verpflichtend ab dem 1. Januar 2022.

Mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz vom 12. Juni 2020 wurde dem obligatorischen Verfahrensstart am 1. Januar 2022 eine halbjährliche optionale Pilotphase für Arbeitgeber vorgeschaltet. Hieran können Arbeitgeber, abrechnende Stellen und  Krankenkassen teilnehmen, die die technischen und formalen Voraussetzungen für das neue Verfahren bereits ab dem 1. Juli 2021 voll erfüllen und entsprechend zugelassen sind.

Hinweis: Vorerst nicht abgeschafft wird die an den Arbeitnehmer in Papierform ausgehändigte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Diese wird für Nachweis- und Dokumentationszwecke weiter ausgestellt.

Neues Meldeverfahren für Arbeitsunfähigkeitsdaten

Im neuen Verfahren stellen die Krankenkassen den Arbeitgebern ab dem 1. Januar 2022 nach Eingang der digitalen Arbeitsunfähigkeitsdaten von den Ärzten eine Meldung zum elektronischen Abruf bereit, die folgende Daten enthält: 

  • den Namen des Beschäftigten,
  • den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit,
  • das Datum der Ausstellung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung.

Der Abruf durch die Arbeitgeber erfolgt mit einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer maschinellen Ausfüllhilfe.

Das neue Verfahren gilt für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer – einschließlich der geringfügig Beschäftigten. Bei geringfügig Beschäftigten kann die Minijob-Zentrale die Arbeitsunfähigkeitsdaten zum Zwecke der Durchführung des U1-Verfahrens nach dem  Aufwendungsausgleichsgesetz künftig ebenfalls bei den Krankenkassen elektronisch abrufen.

Für geringfügige Beschäftigungen in Privathaushalten und festgestellte Arbeitsunfähigkeiten durch Ärzte, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen oder durch im Ausland ansässige Ärzte gilt die neue Abrufmöglichkeit nicht. In diesen Fällen sind die Arbeitnehmer weiterhin wie bisher in der Pflicht, eine Papiermeldung vorzulegen.

Auswirkungen auf die Mitteilungs- und Vorlagepflichten der Arbeitnehmer

Arbeitnehmer haben gegenüber ihrem Arbeitgeber auch ab dem 1. Januar 2022 weiterhin die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitzuteilen. Die Pflicht zur Vorlage ihrer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in
Papierform bei Arbeitgebern entfällt aber in den Fällen, in denen das neue elektronische Abrufverfahren greift.

Optimiertes Meldeverfahren für Vorerkrankungszeiten

Ebenfalls ab dem 1. Januar 2022 wird das Verfahren zur Ermittlung von Vorerkrankungszeiten optimiert. Der bislang notwendige Abgleich von Vorerkrankungszeiten zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen erübrigt sich durch die bessere Datenqualität bei den Krankenkassen. Stellt die Krankenkasse aufgrund der vorliegenden Daten fest, dass die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wegen anrechenbarer  Vorerkrankungszeiten für einen Arbeitgeber ausläuft, so übermittelt sie dem betroffenen Arbeitgeber künftig proaktiv eine Meldung mit den Angaben über die für ihn relevanten Vorerkrankungszeiten.

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