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Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und die damit verbundenen Prozesse werden digitalisiert.

Das neue Datenaustauschverfahren soll das Einreichen des Krankenscheins („Gelber Schein“) beim Arbeitgeber ablösen und in Zukunft den damit verbundenen Medienbruch – von digital zu Papier und wieder zu digital – vermeiden. Stattdessen informiert künftig die Krankenkasse den Arbeitgeber auf Abruf elektronisch über den Beginn und die Dauer der Arbeitsunfähigkeit bzw. stationären Behandlung im Krankenhaus. Außerdem geht die Bundesregierung davon aus, dass die Krankenkassen zukünftig über alle notwendigen Daten verfügen, um – unter Berücksichtigung etwaiger Vorerkrankungszeiten – die Arbeitgeber über das Anspruchsende der Entgeltfortzahlung informieren zu können.

Bedingt durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie hat sich die Einführung der elektronischen Übertragung der Arbeitsunfähigkeitsdaten (eAU) von den Ärzten an die Krankenkassen in einer Reihe von Fällen erheblich verzögert, sodass zu dem zunächst vorgesehenen Zeitpunkt für das Pilotprojekt nicht bei 100 % der Vertragsärzte die technischen Voraussetzungen für die Datenübertragung gegeben waren.

Aktuell: Start erst 2023

Das Abrufverfahren für Arbeitsunfähigkeitsdaten von Arbeitgebern bei Krankenkassen startet nun offiziell am 1. Januar 2023. Der Einführungstermin verzögert sich aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie.

Grundsätzlich sind seit dem 1. Januar 2022 alle Vertragsärzte, Vertragszahnärzte und Vertragskrankenhäuser dazu verpflichtet, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von Versicherten elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Da jedoch noch nicht alle Vertragsärzte über die technischen Voraussetzungen für die Datenübertragung an die Krankenkassen verfügen, verzögert sich die Einführung des neuen Verfahrens um ein halbes Jahr.

Der ursprünglich für den 1. Juli 2022 vorgesehene Start des für Arbeitgeber verpflichtenden elektronischen Abrufverfahrens für die Arbeitsunfähigkeitsdaten bei den Krankenkassen wird auf den 1. Januar 2023 verschoben. Für Vertragsärzte heißt das, bis zum 31. Dezember 2022 neben der digitalen Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten an die Krankenkassen weiterhin eine Papierbescheinigung auszustellen, die gesetzlich versicherte Arbeitnehmer bei ihren Arbeitgebern vorlegen müssen.

Zum 1. Januar 2023 entfällt dann voraussichtlich die Vorlagepflicht der Arbeitnehmer. Sie haben dann nur noch eine Informationsverpflichtung, müssen ihren Arbeitgeber also nur noch unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer informieren – dies kann dann auch z. B. per Anruf, E-Mail oder Messengerdienst erfolgen. Die erforderlichen Daten sollen die Arbeitgeber dann bei der Krankenkasse abrufen können. 

Verfahren mit den Arbeitgebern

Der Abruf bei den Krankenkassen erfolgt durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Abrechnungsprogrammen bzw. Ausfüllhilfen (sv.net) und nur, wenn der Arbeitgeber zum Erhalt der AU-Daten berechtigt ist, also

Abgefragt werden können AU-Daten, welche der Krankenkasse von den Ärzten übermittelt wurden sowie Zeiträume stationärer Krankenhausaufenthalte.

Ausnahmen: Nicht zurückgemeldet werden Zeiten eines stationären Aufenthalts in einer Rehabilitationseinrichtung sowie eine von einem Privatarzt festgestellte Arbeitsunfähigkeit. In diesen Fallgestaltungen ist der Arbeitnehmer weiterhin verpflichtet, Fehlzeiten gegenüber dem Arbeitgeber nachzuweisen. Auch Zeiten einer stufenweisen Wiedereingliederung in das Erwerbsleben bzw. Kinderkrankentage sind zunächst nicht Bestandteil des Verfahrens.

Beginn der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber

Bestandteil der Datenanforderung des Arbeitgebers (AGTOSV) ist bei Ersterkrankungen u. a. der AU-Beginn beim Arbeitgeber, bei Folgeerkrankungen der erste Tag nach dem Ende der vorherigen AU (Datenfeld: AU_ab_AG). Nach diesem Datum richtet es sich, bei welcher Krankenkasse die Anforderung zu erfolgen hat. Die einzelnen AU-Zeiträume (Erst- und Folgeerkrankungen) sind also jeweils separat anzufordern, ggf. auch bei unterschiedlichen Krankenkassen (Kassenwechsel).

Das Datum im Datenfeld AU_ab_AG aus der Ursprungsmeldung des Arbeitgebers wird zum Bestandteil der Rückmeldung der Krankenkasse (SVTOAG). Hinzu kommen der – ggf. abweichende – AU-Beginn laut Datenübermittlung des Arztes bzw. Beginn des stationären Krankenhausaufenthalts. Neben der voraussichtlichen Dauer der Arbeitsunfähigkeit bzw. Krankenhausbehandlung werden dem Arbeitgeber die aus der bisherigen Papierbescheinigung gewohnten Informationen übermittelt.

Überschneiden sich festgestellte Arbeitsunfähigkeitszeiten, weil z. B. eine vorzeitige Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit oder die weitere Krankschreibung durch einen anderen Vertragsarzt erfolgte, werden dem Arbeitgeber ggf. mehrere Arbeitsunfähigkeitsmeldungen auf eine Anforderung hin übermittelt. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die Bestände bei Arbeitgeber und Krankenkasse übereinstimmen.

Der Zeitpunkt für die Prüfung, welche Arbeitsunfähigkeitsmeldungen maßgebend sind, wird hierbei nicht durch den Versand der Anforderung, sondern durch das Datenfeld AU_ab_AG festgelegt. Hierdurch soll es dem Arbeitgeber ermöglicht werden, die AU-Daten zu dem Zeitpunkt abzurufen, wenn er diese benötigt (auch für zurückliegende Zeiträume). Insofern füllt der Arbeitgeber das Datenfeld entsprechend seinem Bedarf.

Wann ist der richtige Zeitpunkt? Von einer tatsächlichen ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit kann mit Sicherheit regelmäßig erst am 4. Fehltag ausgegangen werden, weshalb aufgrund der zeitversetzten Übermittlung vom Arzt an die Krankenkasse eine Abfrage frühestens am 5. Tag der durch den Arbeitnehmer angezeigten Arbeitsunfähigkeit sinnvoll ist (Ausnahme: 2. Tag, sofern der Arbeitgeber von seinem Recht auf eine vorzeitige ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit Gebrauch macht).

Die Konsequenz verfrühter Datenanfragen der Arbeitgeber wäre, dass durch die Krankenkassen vielfach Rückmeldungen mit Meldegrund 4 (eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor) erfolgen. Dies verursacht auf beiden Seiten vermeidbaren Arbeitsaufwand.

Gut zu wissen: Ist der Arbeitnehmer der Krankenkasse nicht bekannt oder bestand bzw. besteht für den angefragten Zeitpunkt (AU_ab_AG) keine Mitgliedschaft (und es liegt bereits eine Information über den vollzogenen Kassenwechsel oder einer Beendigung wegen einer privaten Versicherung bzw. wegen Verzug ins Ausland vor), wird dem Arbeitgeber im Datenfeld Kennzeichen_aktuelle_Arbeitsunfähigkeit der Meldegrund 1 (unzuständige Krankenkasse) zurückgemeldet, sowie darüber hinaus keine weiteren Angaben.

Rückmeldungen der Krankenkassen

Die Krankenkassen prüfen das Vorliegen von zur Anforderung der Arbeitgeber passender AU- bzw. KH-Zeiten in folgender Reihenfolge (wobei die Prüfschritte so lange fortgesetzt werden, bis einer zutrifft); AU-Beginn beim Arbeitgeber…

Allerdings: Der Meldegrund 4 stellt sozusagen nur eine Zwischennachricht für den Arbeitgeber dar, denn sofern innerhalb eines Zeitraums von 14 Kalendertagen eine passende Datenübermittlung zugeht, prüfen die Krankenkassen erneut ihre Zuständigkeit und übermitteln ggf. die aktualisierten Daten. Eine fehlende Übermittlung eines neuen Datensatzes durch die Krankenkasse bedeutet daher für den Arbeitgeber, dass weiterhin kein Nachweis vorliegt. Sofern auch innerhalb von 14 Kalendertagen nach der Erstanfrage des Arbeitgebers kein Eingang bei der Krankenkasse erfolgt, jedoch weiterhin eine Klärung des Sachverhaltes erforderlich erscheint, kann der Arbeitgeber den Zeitraum erneut anfordern.

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