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Entsendebescheinigungen: elektronisches Meldeverfahren ab 2018

Bei einer Entsendung in einen anderen EU-Mitgliedstaat benötigen Arbeitnehmer eine A1-Entsendebescheinigung.

Entsenden Sie einen Beschäftigten ins Ausland, ist der zuständige Krankenversicherungsträger im Inland zu informieren. Dieser prüft, ob eine Entsendung vorliegt und die deutschen Rechtsvorschriften für die Dauer der Auslandsbeschäftigung anzuwenden sind.

Zuständig für die Prüfung des Antrags ist die Krankenkasse, bei der der Beschäftigte versichert ist. Ist der Beschäftigte privat krankenversichert, prüft die Deutsche Rentenversicherung Bund.

Sofern die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit für den entsandten Beschäftigten weiterhin gelten, wird dies von der Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger mit der A1-Bescheinigung (Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften) bescheinigt. So kann der Beschäftigte im Ausland gegenüber dem ausländischen Versicherungsträger nachweisen, dass ein Sozialversicherungsschutz in Deutschland besteht.

Bisher kann die sogenannte „Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften" (A1-Bescheinigung) nur schriftlich beantragt werden. Seit dem 1. Januar 2018 können Anträge auf Ausstellung der A1-Bescheinigung auch auf elektronischem Weg der Datenübermittlung übermittelt werden.

In der betrieblichen Praxis sind bei den Arbeitgebern im Zusammenhang mit der Einführung des elektronischen Meldeverfahrens und aufgrund von verschärften Kontrollen und Strafen zur Vorlage der A1-Bescheinigung im EU-Ausland Unklarheiten entstanden, in welchen Fällen eine A1-Bescheinigung tatsächlich benötigt wird.

Es gibt keine zeitlichen Toleranzgrenzen für das Erfordernis der A1-Bescheinigung. Das heißt: Auch bei kurzen Auslandseinsätzen (z. B. bei Dienstreisen oder Montageeinsätzen von wenigen Tagen) wird eine A1-Bescheinigung benötigt. Das ist den Beteiligten in der betrieblichen Praxis oft nicht bewusst.
In Österreich und Frankreich gibt es seit 2017 verschärfte Kontrollen, ob bei entsandten Arbeitnehmern
eine A1-Bescheinigung vorliegt. Ist das nicht der Fall, drohen Arbeitgebern hohe finanzielle
Strafen. Es ist deshalb besonders wichtig, dass Arbeitgeber bei Auslandseinsätzen immer
die A1-Entsendebescheinigung beantragen und ihre Arbeitnehmer diese Bescheinigung beim
Auslandseinsatz mitführen, auch wenn der Einsatz nur wenige Tage umfasst.

In der betrieblichen Praxis kommt es aber häufig zu sehr kurzfristigen Auslandseinsätzen, die es Arbeitgebern aufgrund der engen Zeitspanne kaum möglich machen, davor noch eine A1-Bescheinigung von der zuständigen Krankenkasse zu bekommen. Österreich und Frankreich als wichtige Entsendeländer haben deshalb zugesagt, bei Vorlage des Antrages im Rahmen der Vor-Ort-Prüfungen im Ausnahmefall von Sanktionen abzusehen, wenn die entsprechende A1-Bescheinigung nachgereicht wird.

Eine A1-Bescheinigung muss nicht ausnahmslos bei jedem Auslandseinsatz ausgestellt werden. Sie ist an folgende Voraussetzungen geknüpft:

  • Das Unternehmen, das Arbeitnehmer entsendet, übt seine gewöhnliche Geschäftstätigkeit in Deutschland aus.
  • Der Arbeitnehmer ist auch während des Auslandseinsatzes weiterhin auf Rechnung des
    deutschen Arbeitgebers tätig.
  • Für den Arbeitnehmer haben die deutschen Rechtsvorschriften vor der Entsendung mindestens
    einen Monat gegolten.
  • Der Auslandseinsatz dauert voraussichtlich nicht länger als 24 Monate.
  • Die zeitliche Befristung ist von Vornherein festgelegt und ergibt sich beispielsweise aus einer arbeitsvertraglichen Vereinbarung oder der Art der Tätigkeit (z. B. Projektarbeit).
  • Der Arbeitnehmer löst keinen anderen Mitarbeiter des Unternehmens im Ausland ab.

Nur wenn alle vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind, gelten die deutschen Rechtsvorschriften
während des Auslandseinsatzes weiter. Nur dann wird auch die A1-Bescheinigung ausgestellt.

Beispiel: Martin Marx ist Architekt und arbeitet in Münster bei einem dort ansässigen Ingenieurbüro. Dieses Unternehmen setzt Martin Marx für voraussichtlich zwei Wochen für ein Projekt in Frankreich ein (erstmalige Entsendung ins Ausland). 

Beurteilung: Es handelt sich um eine Entsendung, bei der auch während des Auslandseinsatzes die deutschen Sozialversicherungsvorschriften weiter gelten, da

  • das Ingenieurbüro seine gewöhnliche Geschäftstätigkeit in Deutschland ausübt,
  • die voraussichtliche Dauer der Entsendung 24 Monate nicht überschreitet,
  • Herr Marx weiterhin auf Rechnung des Ingenieurbüros tätig ist,
  • Herr Marx keine zuvor nach Frankreich entsandte Person ablöst.

Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, gelten während der Entsendung die Sozialversicherungsvorschriften
des Landes, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird. Die deutsche Beschäftigung ist dann sozialversicherungsrechtlich abzumelden.

Arbeitgeber erhalten die A1-Bescheinigung für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer auf Antrag von der zuständigen Krankenkasse des Arbeitnehmers. Für privat krankenversicherte Arbeitnehmer ist die Deutsche Rentenversicherung Bund zuständig. Diese Stellen prüfen, ob während des Auslandseinsatzes die deutschen Rechtsvorschriften weiter gelten und die Voraussetzungen für die Ausstellung der A1-Bescheinigung vorliegen.

Bislang konnten Arbeitgeber den Antrag auf die A1-Bescheinigung noch in Papierform bei der zuständigen Krankenkasse des betroffenen Arbeitnehmers bzw. bei der Deutschen Rentenversicherung Bund beantragen.

Seit dem 1. Januar 2018 gibt es parallel dazu ein optionales elektronisches Antragsverfahren. Arbeitgeber können den Antrag auf die A1-Bescheinigung auch aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder mittels maschineller Ausfüllhilfen stellen.

Die nächste Stufe der Digitalisierung des Verfahrens ist am 1. Juli 2018 gestartet. Seither erfolgen auch die Rückmeldungen der Krankenkassen und der Deutschen Rentenversicherung Bund auf die Anträge in digitaler Form.

Aber nur dann, wenn der Antrag vom Arbeitgeber elektronisch gestellt worden ist, ab dem 1. Januar 2019 ist das elektronische Antragsverfahren für die A1-Bescheinigung von allen Beteiligten verpflichtend anzuwenden. Papieranträge von Arbeitgebern sind von diesem Zeitpunkt an nicht mehr möglich.

Übergangsfrist 1. Januar 2019 bis 30. Juni 2019

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass das bisherige Volumen der Beantragung von A1-Bescheinigungen erheblich steigen wird, da viele Arbeitgeber insbesondere bei kurzfristigen und kurzzeitigen Dienstreisen in das EU-Ausland bislang in der Regel keine A1-Bescheinigung beantragt haben. Aufgrund dieser Herausforderungen kann es in der ersten Phase des neuen maschinellen Dialogverfahrens trotz der Bemühungen der Arbeitgeber, Softwarehersteller und der Sozialversicherung vereinzelt zu Problemen kommen. Arbeitgeber werden möglicherweise im Einzelfall zum 1. Januar 2019 noch nicht in der Lage sein, maschinelle Anträge zu stellen.

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung und die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen haben sich aufgrund der Erkenntnislage dafür ausgesprochen, Ausnahmen vom elektronischen Antragsverfahren zuzulassen. Hiernach ist in begründeten Einzelfällen bis zum 30. Juni 2019 eine papiergebundene Antragstellung weiterhin möglich.

Meldeweg ab 1. Januar 2019

Arbeitgeber stellen den Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung ab dem 1. Januar 2019 aus ihrem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe (z. B. sv.net) elektronisch bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers oder der Deutschen Rentenversicherung Bund.

Die Krankenkasse bzw. die Deutsche Rentenversicherung Bund prüft, ob die deutschen Rechtsvorschriften während der Entsendung weitergelten und die A1-Bescheinigung ausgestellt werden kann. Das Ergebnis wird daraufhin elektronisch an den Arbeitgeber zurückgemeldet – im positiven wie auch im negativen Fall.

Für die Krankenkassen und die Deutsche Rentenversicherung Bund ist die Bearbeitungsfrist gesetzlich vorgeschrieben. Nach der Feststellung, dass die deutschen Rechtsvorschriften gelten, haben sie drei Arbeitstage Zeit, die A1-Bescheinigung an den Arbeitgeber zu übermitteln.

Hinweis: Arbeitgeber sollten Anträge auf A1-Bescheinigungen rechtzeitig vor dem Auslandseinsatz des Mitarbeiters stellen. Ansonsten kann es aufgrund der Bearbeitungsfrist von drei Arbeitstagen unter Umständen zeitlich eng werden. Wenn die A1-Bescheinigung im Ausland nicht vorgelegt werden kann, drohen Arbeitgebern empfindliche Strafen.

Die elektronischen Daten aus den Rückmeldungen werden von den Entgeltabrechnungsprogrammen bzw. der maschinellen Ausfüllhilfe automatisch in ein PDF-Dokument umgewandelt. Arbeitgeber können die A1-Bescheinigungen dann selbst ausdrucken und ihren Arbeitnehmern in den Auslandseinsatz mitgeben. Zudem sollten Sie eine Kopie der A1-Bescheinigung zu den Entgeltunterlagen nehmen.

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