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Entsendebescheinigungen: elektronisches Meldeverfahren ab 2018

Bei einer Entsendung in einen anderen EU-Mitgliedstaat benötigen Arbeitnehmer eine A1-Entsendebescheinigung.

Entsenden Sie einen Beschäftigten ins Ausland, ist der zuständige Versicherungsträger im Inland zu informieren. Dieser prüft, ob eine Entsendung vorliegt und die deutschen Rechtsvorschriften für die Dauer der Auslandsbeschäftigung anzuwenden sind.

Zuständig für die Prüfung des Antrags ist die Krankenkasse, bei der der Beschäftigte versichert ist. Ist der Beschäftigte privat krankenversichert, prüft die Deutsche Rentenversicherung Bund.

Für Personen die nicht gesetzlich krankenversichert und Mitglied bei einer berufsständischen Versorgungseinrichtung sind, ist der Antrag an die Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen e. V., Postfach 08 02 54, 10002 Berlin zu richten.

Sofern die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit für den entsandten Beschäftigten weiterhin gelten, wird dies von der Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger mit der A1-Bescheinigung (Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften) bescheinigt. So kann der Beschäftigte im Ausland gegenüber dem ausländischen Versicherungsträger nachweisen, dass ein Sozialversicherungsschutz in Deutschland besteht.

Seit dem 1. Januar 2019 können Anträge auf Ausstellung der A1-Bescheinigung für Arbeitnehmer nur noch auf elektronischem Weg der Datenübermittlung gestellt werden.

In der betrieblichen Praxis sind bei den Arbeitgebern im Zusammenhang mit der Einführung des elektronischen Meldeverfahrens und aufgrund von verschärften Kontrollen und Strafen zur Vorlage der A1-Bescheinigung im EU-Ausland Unklarheiten entstanden, in welchen Fällen eine A1-Bescheinigung tatsächlich benötigt wird.

Es gibt keine zeitlichen Toleranzgrenzen für das Erfordernis der A1-Bescheinigung. Das heißt: Auch bei kurzen Auslandseinsätzen (z. B. bei Dienstreisen oder Montageeinsätzen von wenigen Tagen) wird eine A1-Bescheinigung benötigt. Das ist den Beteiligten in der betrieblichen Praxis oft nicht bewusst.
In Österreich und Frankreich gibt es seit 2017 verschärfte Kontrollen, ob bei entsandten Arbeitnehmern
eine A1-Bescheinigung vorliegt. Ist das nicht der Fall, drohen Arbeitgebern hohe finanzielle
Strafen. Es ist deshalb besonders wichtig, dass Arbeitgeber bei Auslandseinsätzen immer
die A1-Entsendebescheinigung beantragen und ihre Arbeitnehmer diese Bescheinigung beim
Auslandseinsatz mitführen, auch wenn der Einsatz nur wenige Tage umfasst.

In der betrieblichen Praxis kommt es aber häufig zu sehr kurzfristigen Auslandseinsätzen, die es Arbeitgebern aufgrund der engen Zeitspanne kaum möglich machen, davor noch eine A1-Bescheinigung von der zuständigen Krankenkasse zu bekommen. Österreich und Frankreich als wichtige Entsendeländer haben deshalb zugesagt, bei Vorlage des Antrages im Rahmen der Vor-Ort-Prüfungen im Ausnahmefall von Sanktionen abzusehen, wenn die entsprechende A1-Bescheinigung nachgereicht wird.

Eine A1-Bescheinigung muss nicht ausnahmslos bei jedem Auslandseinsatz ausgestellt werden. Sie ist an folgende Voraussetzungen geknüpft:

  • Das Unternehmen, das Arbeitnehmer entsendet, übt seine gewöhnliche Geschäftstätigkeit in Deutschland aus.
  • Der Arbeitnehmer ist auch während des Auslandseinsatzes weiterhin auf Rechnung des
    deutschen Arbeitgebers tätig.
  • Für den Arbeitnehmer haben die deutschen Rechtsvorschriften vor der Entsendung mindestens
    einen Monat gegolten.
  • Der Auslandseinsatz dauert voraussichtlich nicht länger als 24 Monate.
  • Die zeitliche Befristung ist von Vornherein festgelegt und ergibt sich beispielsweise aus einer arbeitsvertraglichen Vereinbarung oder der Art der Tätigkeit (z. B. Projektarbeit).
  • Der Arbeitnehmer löst keinen anderen Mitarbeiter des Unternehmens im Ausland ab.

Nur wenn alle vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind, gelten die deutschen Rechtsvorschriften
während des Auslandseinsatzes weiter. Nur dann wird auch die A1-Bescheinigung ausgestellt.

Beispiel: Martin Marx ist Architekt und arbeitet in Münster bei einem dort ansässigen Ingenieurbüro. Dieses Unternehmen setzt Martin Marx für voraussichtlich zwei Wochen für ein Projekt in Frankreich ein (erstmalige Entsendung ins Ausland). 

Beurteilung: Es handelt sich um eine Entsendung, bei der auch während des Auslandseinsatzes die deutschen Sozialversicherungsvorschriften weiter gelten, da

  • das Ingenieurbüro seine gewöhnliche Geschäftstätigkeit in Deutschland ausübt,
  • die voraussichtliche Dauer der Entsendung 24 Monate nicht überschreitet,
  • Herr Marx weiterhin auf Rechnung des Ingenieurbüros tätig ist,
  • Herr Marx keine zuvor nach Frankreich entsandte Person ablöst.

Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, gelten während der Entsendung die Sozialversicherungsvorschriften
des Landes, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird. Die deutsche Beschäftigung ist dann sozialversicherungsrechtlich abzumelden.

Unbefristete Dauerbescheinigungen können nicht ausgestellt werden. Allerdings besteht die Möglichkeit, A1-Bescheinigungen begrenzt auf einige Jahre auszustellen, wenn die Einsätze regelmäßig (für gewöhnlich) in einem Mitgliedsstaat erfolgen. Als gewöhnlich in einem Mitgliedstaat erwerbstätig gelten Arbeitnehmer insbesondere dann, wenn sie regelmäßig wiederkehrend an mindestens einem Tag im Monat oder an mindestens fünf Tagen im Quartal in dem jeweiligen Staat ihre Tätigkeit ausüben. Sofern dies für zwei (oder mehr) Staaten zutrifft, gelten die Mitarbeiter als gewöhnlich in diesen beiden (oder in mehreren) Staaten erwerbstätig.

Hierbei ist im Rahmen einer vorausschauenden Betrachtung nach bestem Wissen und Gewissen die Einsatzsituation in den kommenden zwölf Kalendermonaten zu berücksichtigen. Sofern ein Blick in die Zukunft schwierig ist, können als Grundlage auch die Erfahrungswerte aus dem vergangenen Jahr dienen. Sofern der Mitarbeiter erst seit kurzem in zwei oder mehr Mitgliedstaaten arbeiten, kann auch ein kürzerer Vergleichszeitraum herangezogen werden.

Die Beantragung erfolgt (weiterhin) in Papierform bei der Deutschen Verbindungsstelle in Bonn (DVKA) Weitere Informationen und den Antragsvordruck finden Sie auf der DVKA-Homepage.

Arbeitgeber stellen den Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung für die bei der SBK versicherten Arbeitnehmer ab dem 1. Januar 2019 aus ihrem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe (sv.net).

Die SBK prüft, ob die deutschen Rechtsvorschriften während der Entsendung weitergelten und die A1-Bescheinigung ausgestellt werden kann. Das Ergebnis wird daraufhin elektronisch an den Arbeitgeber zurückgemeldet – im positiven wie auch im negativen Fall.

Auch für die SBK ist die Bearbeitungsfrist gesetzlich vorgeschrieben. Nach Eingang des maschinell gestellten Antrags hat die SBK spätestens nach drei Arbeitstagen das Ergebnis der Prüfung an den Arbeitgeber elektronisch zu übermitteln.

Hinweis: Arbeitgeber sollten Anträge auf A1-Bescheinigungen rechtzeitig vor dem Auslandseinsatz des Mitarbeiters stellen. Ansonsten kann es aufgrund der Bearbeitungsfrist von bis zu drei Arbeitstagen unter Umständen zeitlich eng werden. Wenn die A1-Bescheinigung im Ausland nicht vorgelegt werden kann, sind Sanktionen der ausländischen Behörden nicht auszuschließen.

Die elektronischen Daten aus den Rückmeldungen werden von den Entgeltabrechnungsprogrammen bzw. der maschinellen Ausfüllhilfe automatisch in ein PDF-Dokument umgewandelt. Arbeitgeber können die A1-Bescheinigungen dann selbst ausdrucken und ihren Arbeitnehmern in den Auslandseinsatz mitgeben. Zudem sollten Sie eine Kopie der A1-Bescheinigung zu den Entgeltunterlagen nehmen.

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SBK-Auslandsberatung