Minijobs (geringfügig entlohnt) und Sozialversicherung

Auf Antrag können sich geringfügig Beschäftigte von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Dazu hat der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber einen schriftlichen Befreiungsantrag zu übergeben. Der Antrag kann bei mehreren geringfügigen Beschäftigungen nur einheitlich gestellt werden und ist für die Dauer der Beschäftigungen bindend. Arbeitgeber haben grundsätzlich einen Pauschalbeitrag in Höhe von 15 Prozent abzuführen.

Die Befreiungsmöglichkeit gilt nicht für Personen,

• die im Rahmen betrieblicher Berufsbildung,
• nach dem Jugendfreiwilligendienstgesetz,
• nach dem Bundesfreiwilligendienstgesetz im Rahmen des Bundesfreiwilligendienstes,
• die als behinderte Menschen beschäftigt sind oder
• die von der Möglichkeit einer stufenweisen Wiedereingliederung einer nicht geringfügigen Arbeit Gebrauch machen.

Zwar entscheidet grundsätzlich der Rentenversicherungsträger über den Antrag - die Befreiung gilt aber als erteilt, wenn die Minijob-Zentrale als Einzugsstelle nicht innerhalb eines Monats nach Eingang der Meldung des Arbeitgebers dem Befreiungsantrag des Arbeitnehmers widerspricht.

Die Befreiung wirkt rückwirkend vom Beginn des Monats an, in dem der Antrag des Beschäftigten dem Arbeitgeber zugegangen ist. Dies gilt, wenn der Arbeitgeber den Befreiungsantrag der Einzugsstelle mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens aber innerhalb von sechs Wochen nach Zugang gemeldet und die Einzugsstelle nicht widersprochen hat.

Erfolgt die Meldung des Arbeitgebers später, wirkt die Befreiung vom Beginn des auf den Ablauf der Widerspruchsfrist folgenden Monats an. In den Fällen, in denen bei einer Mehrfachbeschäftigung die Befreiungsvoraussetzungen vorliegen, informiert die Einzugsstelle die weiteren Arbeitgeber über den Zeitpunkt der Wirkung der Befreiung.

Ab 01. Oktober 2022 liegt ein Minijob vor, wenn der Arbeitnehmer regelmäßig nicht mehr als 520 Euro (vorher 450 Euro) verdient. Der Minijobber hat keine Beiträge zu zahlen. Die Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung trägt der Arbeitgeber.

Der pauschale Beitragssatz beträgt 13 Prozent zur Krankenversicherung und 15 Prozent zur Rentenversicherung. Für Minijobber im Privathaushalt gelten jedoch niedrigere Sätze. Für sie sind lediglich jeweils 5 Prozent zur Kranken- und Rentenversicherung abzuführen.

Die Meldungen und auch der Beitragseinzug erfolgen über die Minijob-Zentrale. Die üblichen Meldungen zur Sozialversicherung sind damit für alle geringfügig entlohnte Beschäftigungen bei dieser abzugeben. Ausnahmen bilden diejenigen Beschäftigten, bei denen ein zweiter Minijob zusätzlich zu einer Hauptbeschäftigung ausgeführt wird. Hier ist die Krankenkasse Einzugsstelle, bei der der Beschäftigte krankenversichert ist.

Für Privathaushalte erfolgt die Meldung und der Beitragseinzug bei der Minijob-Zentrale über das sogenannte Haushaltsscheckverfahren. Weitere Informationen und das entsprechende Antragsformular dazu erhalten Sie auf der Homepage der Minijob-Zentrale.

Wenn die Grenze von 520 Euro gelegentlich und unvorhersehbar überschritten wird, bleibt diese Beschäftigung versicherungsfrei. Ein unvorhersehbares Ereignis liegt zum Beispiel vor, wenn der Minijobber oder die Minijobberin einen anderen wegen Krankheit ausgefallenen Arbeitnehmenden vertritt.

Diese Regelung ist nicht neu, wurde aber zum 01.10.2022 angepasst. Seit 01.10.2022 darf man den Grenzwert von 520 Euro in bis zu zwei Kalendermonaten (vorher drei) innerhalb eines Zeitjahres überschreiten. Der Zwölf-Monats-Zeitraum endet mit dem Ende des Monats, in dem die Grenze überschritten wird  und beginnt zwölf Monate vorher.

Es ist möglich auch die Jahresentgeltgrenze vom 6.240 Euro (520 Euro x 12) zu überschreiten. Wichtig ist, dass es sich um ein gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten handelt.

Achtung: Gesamtverdienst für Kalendermonat des Überschreitens ist begrenzt

Ab dem 1. Oktober 2022 ist bei einem unvorhersehbaren Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze ein Verdienst von maximal 7.280 Euro möglich.

Die Geringfügigkeitsgrenze darf maximal bis zum Doppelten der Geringfügigkeitsgrenze überschritten werden (520 Euro x 2 = 1.040 Euro). Die Höhe des tatsächlich vereinbarten Verdienstes spielt dabei keine Rolle. Das bedeutet, dass immer die Differenz zwischen dem tatsächlich vereinbarten laufenden Arbeitsentgelt und 1.040 Euro gezahlt werden darf. Damit ist unter Berücksichtigung des unvorhersehbaren Überschreitens pro Kalenderjahr im Minijob maximal ein Gesamtverdienst von 7.280 Euro (520 Euro x 14) möglich.

Auch für geringfügig entlohnte Beschäftigte sind Beiträge zur Umlageversicherung abzuführen.

Das Arbeitsentgelt für Minijobber ist immer steuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann für Arbeitnehmer in einer geringfügigen entlohnten Beschäftigung, für die er Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung bezahlt, auch die Steuern pauschal übernehmen. Der Steuersatz beträgt 2 % (einschließlich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag). Die Abführung erfolgt zusammen mit den Pauschalbeiträgen an die Minijob-Zentrale.

Bei geringfügig entlohnten Beschäftigungen, die wegen der Hinzurechnung zu einer Hauptbeschäftigung versicherungspflichtig sind, kann der Arbeitgeber die Steuer ebenfalls pauschal übernehmen. Der Steuersatz beträgt 20 %, zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag sowie ggf. der entsprechenden Kirchensteuer. Die Abführung erfolgt an das für den Arbeitgeber zuständige Finanzamt.

In beiden Fällen kann der Arbeitgeber die Steuern auch nach der Lohnsteuerkarte erheben. Die Abführung erfolgt dann ebenfalls an das für den Arbeitgeber zuständige Finanzamt.

Übt ein Arbeitnehmer mehrere, für sich betrachtet, geringfügige entlohnte Beschäftigungen aus und erzielt aus keinem dieser Beschäftigungsverhältnisse ein Entgelt von mehr als 520 Euro (bis 30.09.2022 = 450 Euro) monatlich, werden die erzielten Arbeitsentgelte zusammengerechnet. Werden 520 Euro monatlich überschritten, tritt Versicherungspflicht in allen Beschäftigungen ein.

Wir empfehlen Ihnen, dass Sie Ihre Arbeitnehmer verpflichten, die Aufnahme weiterer (auch geringfügiger) Beschäftigungen unverzüglich mitzuteilen.

Geringfügig entlohnte Beschäftigung neben einer Hauptbeschäftigung

Werden eine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung und daneben eine geringfügig entlohnte Zweitbeschäftigung ausgeübt, ist diese Zweitbeschäftigung versicherungsfrei. Eine Zusammenrechnung findet nicht statt. Für die Hauptbeschäftigung werden ganz normal Sozialversicherungsbeiträge und Steuern gezahlt. Für die Zweitbeschäftigung sind vom Arbeitgeber Pauschalbeträge an die Minijob-Zentrale abzuführen.

Werden eine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung und daneben mehrere geringfügig entlohnte Zweitbeschäftigungen ausgeübt, ist die erste Zweitbeschäftigung (die zeitlich zuerst aufgenommene) versicherungsfrei. Die Entgelte aus der Hauptbeschäftigung und den weiteren Zweitbeschäftigungen werden zusammengerechnet. Dies hat zur Folge, dass für die Hauptbeschäftigung und die weiteren Zweitbeschäftigungen ganz normal Sozialversicherungsbeiträge und Steuern zu zahlen sind. Für die erste Zweitbeschäftigung zahlt der Arbeitgeber Pauschalbeträge.

Hinweis: Dies gilt nicht für die die Arbeitsförderung. Auch mehrere geringfügig entlohnte Zweitbeschäftigungen werden bei der Arbeitslosenversicherung nicht mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet.

Wenn die Hauptbeschäftigung wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze krankenversicherungsfrei ist, tritt auch in einer weiteren geringfügig entlohnten Beschäftigung keine Versicherungspflicht ein. Eine Zusammenrechnung einer geringfügig entlohnten Beschäftigung mit einer Hauptbeschäftigung kommt nur in Betracht, wenn die Hauptbeschäftigung krankenversicherungspflichtig ist.

Sobald ein krankenversicherungsfreier Arbeitnehmer, der freiwillig krankenversichert ist, mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen ausübt, bleiben diese Beschäftigungen kranken- und pflegeversicherungsfrei. Sie werden nicht mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet.

Was passiert, wenn beispielsweise wegen bezahlter Freistellung im Rahmen einer flexiblen Arbeitszeitvereinbarung von mehr als einem Monat die erste geringfügig entlohnte (Neben-)Beschäftigung aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht endet und abgemeldet werden muss? Sie kann den Status als erste versicherungsfreie Nebenbeschäftigung verlieren. In diesem Fall muss bei erneuter Arbeitsaufnahme geprüft werden, ob zwischenzeitlich bereits eine andere erste geringfügig entlohnte Beschäftigung neben der nicht geringfügig entlohnten versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung vorliegt.

Allerdings werden bei der Ausübung einer arbeitslosenversicherungsfreien (nicht geringfügigen) Beschäftigung (z. B. als Beamter) mehrere daneben ausgeübte geringfügig entlohnte Beschäftigungen zusammengerechnet.

Mehrere Beschäftigungen bei demselben Arbeitgeber

Mehrere Beschäftigungen bei demselben Arbeitgeber werden sozialversicherungsrechtlich als eine Beschäftigung angesehen.

Um festzustellen, ob ein einheitliches Beschäftigungsverhältnis vorliegt, ist zu prüfen, ob es sich um ein und denselben Arbeitgeber handelt. Die Art der Beschäftigungen spielt keine Rolle.

Hat ein Arbeitgeber mehrere Betriebe, ist von einem einheitlichen Beschäftigungsverhältnis auszugehen. Es ist unerheblich, in welchen Betrieben oder Betriebsteilen die jeweilige Beschäftigung ausgeübt wird.

Minijobs sind nicht nur bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern beliebt, sondern werden auch von Betriebsprüfern gerne reklamiert.

Die Beurteilung der Sozialversicherungspflicht ist nicht immer einfach. Dabei lassen sich Ärger und Kosten vermeiden, wenn schon zu Beginn des Minijobs auf vollständige Unterlagen geachtet wird.

Sie als Arbeitgeber dürfen vom Arbeitnehmer alle zur Beurteilung der Versicherungspflicht erforderlichen Angaben fordern. Das schließt auch die Vorlage entsprechender Papiere und die Information über eventuelle Vorbeschäftigungen oder aktuelle weitere Beschäftigungen bei anderen Arbeitgebern ein. Eine entsprechende schriftliche Erklärung des Minijobbers – ggf. mit dem Inhalt, dass keine Vorbeschäftigungen und/oder aktuell weitere Beschäftigungen ausgeübt werden – schafft hier Klarheit.

Noch besser: Lassen Sie den Arbeitnehmer mit dieser Erklärung gleichzeitig bestätigen, dass er Ihnen zukünftig die Aufnahme weiterer Beschäftigungen anzuzeigen hat.

Wird etwa infolge der Zusammenrechnung mehrerer geringfügiger Beschäftigungen bei einer Betriebsprüfung Versicherungspflicht festgestellt, beginnt die Versicherungspflicht grundsätzlich erst mit dem Tage der Bekanntgabe dieser Feststellung. Haben Sie jedoch vorsätzlich oder grob fahrlässig den Sachverhalt nicht aufgeklärt, tritt die Versicherungspflicht – und damit Nachzahlungen – rückwirkend ein!

Es besteht die Verpflichtung, die maßgebenden Angaben über den Beschäftigten zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Es ist nur von Vorteil, bereits bei dem Beginn von Minijobs entsprechend vorzugehen und die Unterlagen anzufordern. So werden Streitigkeiten im Falle von unrichtigen oder unvollständigen Angaben des Arbeitnehmers vermieden.

Sie waren schon immer verpflichtet, die Entgelte Ihrer Minijobber zu dokumentieren. Seit 1. Januar 2015 sind nun auch die Arbeitszeiten der Minijobber zu dokumentieren.

Das Sozialgesetzbuch verlangt bereits jetzt von Ihnen als Arbeitgeber, „für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen…zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.“

Diesen Aufzeichnungspflichten kam man oft mal mehr, mal weniger gründlich nach. Mit Einführung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) zum 01.01.2015 müssen Sie jedoch auch die Arbeitszeiten Ihrer Minijobber festhalten – und sind damit zu einer genauen Dokumentation verpflichtet.

In § 17 Absatz 1 Satz 1 MiLoG heißt es: „Ein Arbeitgeber, der…Arbeitnehmer nach § 8 Abs. 1 SGB IV (geringfügig entlohnte oder kurzfristig Beschäftigte) oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen (z. B. im Bau-, Beherbergungs- oder Gebäudereinigungsgewerbe) beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser…Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren."