Steuerfreie Übernachtungskosten

In welchen Fällen beruflich veranlasste Übernachtungskosten steuerfrei erstattet werden können.

Bei Beantwortung dieser Frage kann man schnell den Überblick verlieren.

Auswärtstätigkeit

Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20,- Euro steuerfrei erstatten. In Auslandsfällen gelten je nach Land entsprechende vom Bundesfinanzministerium bekannt gegebene Übernachtungspauschalen.

Für Arbeitgeber ist zu beachten, dass nach Ablauf von vier Jahren einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit im Inland, Unterkunftskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000,- Euro monatlich erstattet werden dürfen. Eine Unterbrechung dieser Auswärtstätigkeit (z.B. durch Urlaub, Krankheit oder einen anderweitigen Einsatz) führt nur dann zu einem Neubeginn der Frist, wenn die Unterbrechung mindestens sechs Monate dauert. Von einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist dabei erst dann auszugehen, sobald der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen in der Woche tätig wird.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat seine erste Tätigkeitsstätte in Nürnberg. Seit Juni 2013 ist er zudem jeweils montags bis mittwochs in der Filiale in München tätig. Der Arbeitgeber erstattet die in München anfallenden Hotelkosten. Diese belaufen sich im Durchschnitt auf ca. 1.200,- Euro monatlich. Ab Juli 2017 darf der Arbeitgeber nur noch 1.000,- Euro monatlich erstatten.

Wichtig: Soweit höhere Übernachtungskosten anfallen, weil der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, sind grundsätzlich nur diejenigen Aufwendungen anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären.

Unser Tipp: Aus Vereinfachungsgründen können vom Arbeitgeber ohne Aufteilung im Einzelnen monatlich immer bis zu 1.000,- Euro erstattet werden.

Vorsicht: Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung/Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor. Die Erstattung wäre dann steuerpflichtig!

Doppelte Haushaltsführung

Bei einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung darf der Arbeitgeber dem Mitarbeiter für eine Unterbringung am Beschäftigungsort ohne Einzelnachweis für drei Monate täglich einen Pauschbetrag von 20,- Euro und für die Folgezeit von 5,- Euro erstatten.

Sollen die tatsächlichen Unterkunftskosten ersetzt werden, muss der monatliche Höchstbetrag von 1.000,- Euro beachtet werden. Die etwaige Kappung ist derzeit umstritten. Nach dem Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf vom 14.3.2017 (13 K 1216/16 E) gehören die Kosten für die notwendige Einrichtung der Zweitwohnung entgegen der Auffassung der Finanzverwaltung nicht zu den nur im beschränkten Umfang zu berücksichtigenden Unterkunftskosten. Der Ausgang der gegen das Urteil beim Bundesfinanzhof eingelegten Revision (Az.: VI R 18/17) bleibt abzuwarten.