Arbeitgeberzuschüsse zu Mahlzeiten

Ansatz des maßgebenden amtlichen Sachbezugswerts

Sind die arbeitstäglichen Zuschüsse zu Mahlzeiten in einem Arbeitsvertrag vereinbart, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 18.01.2019 die neuen Regeln bekannt gegeben.

Voraussetzungen

Es muss sichergestellt sei, dass

• tatsächlich arbeitstäglich nur eine Mahlzeit erworben wird,
• für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubstage) beansprucht werden kann,
• der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt; für 2020 liegt der Grenzbetrag also bei 6,50 Euro (3,40 Euro Sachbezugswert + 3,10 Euro),
• der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
• der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern innerhalb der ersten drei Monate einer Auswärtstätigkeit beansprucht werden kann.

Auch Home-Office-Mitarbeiter und Teilzeitbeschäftigte profitieren

Arbeitstägliche Mahlzeitenzuschüsse sind auch dann mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit in einem Home-Office verrichten oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten, auch wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht.

Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit

Arbeitstägliche Zuschüsse sind im Übrigen auch dann mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei unterschiedlichen Stellen erwirbt.

Beispiel: A kauft sich mittags beim Bäcker zwei belegte Brötchen und ein Getränk. Im Kiosk nebenan kauft er sich noch ein Eis. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten in Höhe von insgesamt 4,20 Euro. Der geldwerte Vorteil beträgt 3,40 Euro (= amtlicher Sachbezugswert für ein Mittagessen in 2020).

Kauf auf Vorrat ist nicht begünstigt

Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind die hierfür gewährten Zuschüsse als Barlohn zu erfassen.

Auf einen Blick

• Vertragliche Beziehungen des Arbeitgebers mit dem Unternehmen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, müssen nicht bestehen.
• Es bestehen vereinfachte Nachweispflichten, wenn monatlich nicht mehr als 15 Zuschüsse zu Mahlzeiten gezahlt werden.
• Dem Arbeitgeber bleibt es unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelege manuell zu überprüfen oder sich elektronischer Verfahren zu bedienen.
• Die Belege oder die Abrechnung sind im Lohnkonto aufzubewahren.
• Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit 25 Prozent pauschal erheben.