Auslandsreisekosten

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die seit 1. Januar 2026 geltenden Pauschalen für Auslandsreisekosten veröffentlicht.

Die Verpflegungspauschbeträge für Inlandsdienstreisen bleiben 2026 unverändert. Sie liegen bei 28 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden. Für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag gibt es 14 Euro.

Neue Pauschalen für Auslandsdienstreisen

Das BMF passt jährlich die für die Steuerfreiheit von Firmen-Erstattungen maßgebenden steuerfreien Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auslandsdienstreisen an.

Als Unternehmen können Sie Auslandsreisekosten Ihrer Beschäftigten bis zur Höhe der im BMF-Schreiben angegebenen Pauschbeträge steuerfrei erstatten. Änderungen gegenüber dem Vorjahr sind durch Fettdruck kenntlich gemacht.

Wahlrecht nur bei den Übernachtungspauschalen

Während statt der Übernachtungs-Pauschbeträge alternativ auch die tatsächlichen Übernachtungskosten steuerfrei erstattet werden können, können Verpflegungsmehraufwendungen nur in Form von Pauschbeträgen steuerfrei erstattet werden. Die Pauschale für Inlandsübernachtungen beträgt 2026 unverändert 20 Euro.

Für Pauschalen maßgebendes Land

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) Folgendes:

Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.

Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.

Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.

Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter ist ab dem 02.02.2026 auf Auswärtstätigkeit in den Niederlanden (Hinfahrt am 02.02.2026, Rückreise am 04.02.2026, Übernachtung vom 02.02. auf den 03.02. unentgeltlich bei einem Freund, Übernachtung vom 03.02. auf den 04.02. in einem Hotel in Amsterdam (Kosten = 170 Euro).

Die Firma kann für die Übernachtung (beim Freund) vom 02.02. auf den 03.02. den für Amsterdam maßgebenden Pauschbetrag für Übernachtungskosten in Höhe von 167 Euro und für die Hotel-Übernachtung vom 03.02. auf den 04.02. die tatsächlichen Übernachtungskosten in Höhe von 170 Euro erstatten.

Besonderheiten bei Rückreise und erneuter Abreise am selben Tag

Wird am Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit angetreten, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Gut zu wissen:

Die Verpflegungspauschale ist bei einer Mahlzeitengestellung auch dann zu kürzen, wenn die Mahlzeit gar nicht eingenommen wurde (z. B. Abreise vor dem Frühstück).

Die Verpflegungspauschbeträge für Inlandsdienstreisen bleiben 2025 unverändert. Sie betragen 28 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden bzw. 14 Euro für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag.

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