Doppelte Haushaltsführung: steuerfreie Leistungen

Unternehmen können Mitarbeitende finanziell unterstützen.

Prinzipiell gilt: Die notwendigen Mehraufwendungen, die Beschäftigten wegen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung entstehen, können vom Unternehmen steuerfrei erstattet werden. Grundvoraussetzung für eine doppelte Haushaltsführung ist, dass man außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Haushalt unterhält (Hauptwohnung) und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt (Zweitwohnung).

Eigener Hausstand muss vorhanden sein

Neben dem eigenen Hausstand als Eigentümer oder Mieter ist auch eine nicht-bagatellhafte finanzielle Beteiligung an den laufenden Kosten der Lebensführung vorausgesetzt. Es genügt nicht, wenn beispielsweise im Haushalt der Eltern lediglich ein Zimmer oder eine Wohnung unentgeltlich bewohnt wird.

Die finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung ist darzulegen und kann auch bei volljährigen Kindern, die bei ihren Eltern oder einem Elternteil wohnen, nicht generell unterstellt werden. Eine Beteiligung mit Bagatellbeträgen ist nicht ausreichend. Wird sich mit mehr als 10 % an den monatlich regelmäßig anfallenden laufenden Kosten der Lebensführung (z. B. Miete, Mietnebenkosten, Kosten für Lebensmittel und andere Dinge des täglichen Bedarfs) beteiligt, ist von einer finanziellen Beteiligung oberhalb der Bagatellgrenze auszugehen.

Praxistipps

Laut Bundesfinanzhof (BFH) ist eine Einmalzahlung als Kostenbeteiligung ausreichend (BFH vom 12.01.2023 - VI R 39/19).

Die Anzahl der Übernachtungen ist unerheblich. Deshalb ist die nur punktuelle Übernachtung am (auswärtigen) Ort der ersten Tätigkeitsstätte (auch in einem nur tageweise angemieteten Hotelzimmer) im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung begünstigt.

Bei Ehegatten oder Lebenspartnern mit den Steuerklassen III, IV oder V kann vom Betrieb eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung mit einem vorhandenen eigenen Hausstand ohne Nachweis unterstellt werden.

Bei anderen Beschäftigten darf die Firma einen eigenen Hausstand nur dann anerkennen, wenn schriftlich erklärt wird, dass neben einer Zweitwohnung am Beschäftigungsort auch außerhalb des Beschäftigungsortes ein eigener Hausstand besteht, an dem sie sich auch finanziell beteiligen.

Pauschalbesteuerung bei Familienheimfahrten

Aufwendungen für die Wege vom Ort der ersten Tätigkeitsstätte zum Ort des eigenen Hausstandes und zurück (Familienheimfahrt) können jeweils nur für eine Familienheimfahrt pro Woche berücksichtigt werden. Zur Abgeltung der Aufwendungen für eine Familienheimfahrt ist eine Entfernungspauschale anzusetzen. Sie beträgt

für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort des eigenen Hausstandes und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte 0,30 Euro und

bis 2026 für jeden weiteren vollen Kilometer 0,38 Euro.

Praxistipps

Unternehmen können einen Zuschuss zur Familienheimfahrt bis zur Höhe der jeweils möglichen Entfernungspauschale mit 15 % pauschal versteuern.

Bei Nutzung eines Firmenwagens entfällt die Besteuerung eines geldwerten Vorteils. Dafür kann in der Steuererklärung keine Entfernungspauschale angesetzt werden.

Teil 2: Verpflegungspauschalen und Unterkunftskosten

Steuerfreie Verpflegungspauschalen

Die Grundsätze der Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen bei Auswärtstätigkeiten gelten (für drei Monate) auch im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung. Das heißt, dass am An- und Abreisetag jeweils 14 Euro und in der Woche 28 Euro pro Tag steuerfrei erstattet werden können. Nach einer mindestens vierwöchigen Unterbrechung der Tätigkeit vor Ort beginnt eine neue Dreimonatsfrist.

Steuerfreie Erstattung der Unterkunftskosten

Als Unterkunftskosten können im Inland die tatsächlichen Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft vor Ort steuerfrei erstattet werden, höchstens 1.000 Euro im Monat. Sie umfassen laut Finanzverwaltung sämtliche entstehenden Aufwendungen. Dazu gehören Miete, Betriebskosten, Kosten der laufenden Reinigung und Pflege der Zweitwohnung, Zweitwohnungssteuer, Rundfunkbeitrag sowie Miet- oder Pachtgebühren für Kfz-Stellplätze. Nicht berücksichtigt werden Aufwendungen für Hausrat, Einrichtungsgegenstände oder Arbeitsmittel, mit denen die Zweitwohnung ausgestattet ist.

Aktuelle Streitpunkte

Können Stellplatzkosten vor Ort zusätzlich zu den 1.000 Euro steuerfrei erstattet werden? Die Frage liegt dem BFH zur Klärung im Revisionsverfahren mit dem Aktenzeichen VI R 4/23 vor (Vorinstanz Finanzgericht Niedersachsen vom 16.03.2023 - 10 K 202/22).

Berücksichtigung der Zweitwohnungsteuer: Die Zweitwohnungsteuer gehört laut BFH zum Aufwand für die Nutzung der Unterkunft und unterliegt daher der 1.000-Euro-Abzugsbeschränkung (BFH-Urteil vom 13.12.2023 - VI R 30/21).

Zu den Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft, die (nur) mit dem Höchstbetrag von 1.000 Euro pro Monat erstattet werden können, zählen laut BFH alle Aufwendungen, die der Beschäftigte getragen haben, um die Unterkunft zu nutzen. Hat der Beschäftigte eine Wohnung angemietet, gehört zu diesen Aufwendungen die Bruttokaltmiete. Aber auch die (warmen und kalten) Betriebskosten einschließlich der Stromkosten gehören laut BFH-Urteil vom 13.12.2023 - VI R 30/21 zu den Unterkunftskosten.

Laut BFH ist bei einer doppelten Haushaltsführung im Ausland anders als im Inland im Einzelfall zu prüfen, welche Unterkunftskosten notwendig sind (BFH-Urteil vom 09.08.2023 – VI R 20/21).

Pauschale Erstattung von Unterkunfts-/Übernachtungskosten

Unternehmen können ohne Einzelnachweis für einen Zeitraum von drei Monaten einen Pauschbetrag von täglich 20 Euro und für die Folgezeit von täglich 5 Euro pauschal als Unterkunftskosten steuerfrei erstatten.

Bewertungsabschlag bei Wohnungsüberlassung prüfen

Überlässt ein Unternehmen den Beschäftigten eine Wohnung, kann zur Prüfung, ob der Grenzbetrag von 1.000 Euro überschritten ist, der Bewertungsabschlag von einem Drittel berücksichtigt werden.

Beispiel: Ein Beschäftigter aus Münster nimmt am 01.10. ein Jobangebot in Köln an. Am Wochenende pendelt er ab Oktober zwischen seiner Familienwohnung in Münster und dem Beschäftigungsort in Köln. In Köln stellt der neue Arbeitgeber für die ersten zwei Jahre eine Wohnung unentgeltlich zur Verfügung.

Beurteilung: Es handelt sich um eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung. Die ortsübliche Miete für die Zweitwohnung in Köln inklusive Nebenkosten beträgt 1.200 Euro monatlich. Von den 1.200 Euro ist zunächst ein Bewertungsabschlag in Höhe von 400 Euro (1/3 von 1.200 Euro) vorzunehmen. Der sich danach ergebene Wert in Höhe von 800 Euro liegt unterhalb des Grenzbetrags von 1.000 Euro. Damit ist die Wohnungsüberlassung im Rahmen der Grundsätze der doppelten Haushaltsführung steuerfrei.

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Mit unserem kostenfreien Newsletter für Firmen werden Sie regelmäßig über Neuerungen aus dem Sozialversicherungs-, Steuer- und Arbeitsrecht sowie dem Personalwesen informiert. Natürlich berichten wir auch über die Angebote der SBK für Sie und Ihre Mitarbeitenden und geben Ihnen Tipps rund um Gesundheit am Arbeitsplatz. Interessiert? Dann melden Sie sich einfach und unverbindlich an.

Jetzt anmelden