Fahrtkostenerstattungen bei Auswärtstätigkeiten

Hierzu hat der Bundesfinanzhof (BFH) Stellung genommen.

Wenn das eigene Kraftfahrzeug (Kfz) für Dienstfahrten genutzt, kann ein Teil der jährlichen Gesamtkosten des Kfz steuerfrei erstattet werden. Dieser Teil entspricht dem Anteil der berücksichtigten Fahrten an der Jahresfahrleistung. Beschäftigte können einen Kilometersatz aus den Gesamtkosten über 12 Monate errechnen. Dieser darf so lange angewendet werden, bis sich die Bedingungen wesentlich ändern, etwa bis zum Ende des Abschreibungszeitraums.

BFH zu Leasingsonderzahlungen

Zur Ermittlung der tatsächlichen Kosten ist laut BFH eine Leasingsonderzahlung den einzelnen Jahren während der Laufzeit des Leasingvertrags zuzuordnen (BFH v. 21.11.2024 - VI R 9/22). Auch andere (Voraus-)Zahlungen, die sich auf die Dauer eines Leasingvertrags erstrecken, sind zu verteilen. Sie sollten periodengerecht auf die einzelnen Jahre während der Vertragslaufzeit aufgeteilt werden.

Praxishinweis: Es gibt noch ein Revisionsverfahren beim BFH, um einen ermittelten überdurchschnittlichen km-Satz (im Urteilsfall 2,29 Euro/km) bei sehr geringer Nutzung des Pkw anzuerkennen (Az. VI R 30/24).

Pauschale Kostenerstattung

Alternativ zum Einzelnachweis ist auch eine steuerfreie Erstattung der Fahrtkosten bei Pkw-Nutzung möglich. Dazu wird ein pauschaler Kilometersatz von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer angewendet.

Aufzeichnungspflichten

Beschäftigte haben dem Unternehmen Unterlagen vorzulegen. Diese sollten die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung zeigen. Werden die Fahrtkosten nicht mit den pauschalen Kilometersätzen erstattet, müssen auch die tatsächlichen Gesamtkosten ersichtlich sein. Das Unternehmen hat diese Unterlagen im Lohnkonto aufzubewahren.

Praxishinweis: Wird für die Auswärtstätigkeit ein Kfz zur Verfügung gestellt, darf das Unternehmen die pauschalen Kilometersätze nicht steuerfrei erstatten – auch nicht teilweise.