Kinderbetreuungskosten Arbeitgeberzuschuss
Wollen Arbeitgeber sich an den Kinderbetreuungskosten ihrer Arbeitnehmer beteiligen, gibt es verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten.
Wir geben Ihnen einen Überblick über Möglichkeiten, Einschränkungen und Bedingungen.
Aktuell: Kinderbetreuungskosten richtig erstatten
Während der Corona-Pandemie waren viele Kindergärten oder Kindertagesstätten zeitweise geschlossen. Einige Einrichtungen haben daraufhin die Gebühren ausgesetzt oder diese rückerstattet. Die geringeren Kosten wirken sich auf die steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse aus, denn ggf. sind zu viele Erstattungen als steuerfrei behandelt worden.
Gut zu wissen: Die Finanzämter beanstanden für das Jahr 2020 die Steuerfreiheit auch bei einer Überzahlung zunächst nicht. Die 2020 zu viel geleisteten Arbeitgeberzuschüsse können mit den im Jahr 2021 entstandenen Betreuungsleistungen verrechnet werden.
Beispiel: Im Jahr 2020 hat ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die monatlichen Kindergartengebühren in Höhe von 100 Euro (jährlich 1.200 Euro) bezuschusst. Die tatsächlichen Kosten 2020 beliefen sich aber nur auf 900 Euro, da der Kindergarten wegen der zwischenzeitlichen Schließung weniger Gebühren erhoben hat. Eigentlich wären danach also 300 Euro steuerpflichtig geworden. In 2021 sind an Kindergartengebühren 1.600 Euro angefallen. Der Arbeitnehmer hat weiterhin monatlich 100 Euro vom Arbeitgeber erhalten.
Folge: Der Arbeitgeber kann eine gemeinsame Rechnung für die Jahre 2020/2021 aufmachen.
Berechnung:
- Kosten 2021 = 1.600 Euro abzüglich Arbeitgebererstattung 1.200 Euro. Es bleibt ein nicht ausgeschöpftes Volumen für 2021 in Höhe von 400 Euro.
- Dies kann mit dem Überhang aus 2020 verrechnet werden. Danach bleiben der Erstattungsbetrag 2020 = 1.200 Euro und der Erstattungsbetrag 2021 = 1.200 Euro insgesamt steuerfrei.
Unser Tipp: Eine Verrechnung der in 2020 zu viel steuerfrei belassenen Zuschüsse kann also noch in 2021 vorgenommen werden. Beträge, die bis Ende 2021 nicht kompensiert werden konnten, müssen dann aber versteuert werden.
Arbeitgeberzuschuss zur alltäglichen Unterbringung
Steuerfrei für den Arbeitnehmer sind nach § 3 Nummer 33 des Einkommensteuergesetzes (EStG) zusätzliche Arbeitgeberleistungen zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern des Arbeitnehmers bei einer Tagesmutter oder in Kindergärten, Kindertagesstätten oder Kinderkrippen.
Steuerfrei sind:
- Arbeitgeberleistungen einschließlich Verpflegungskosten.
- Eine Obergrenze gibt es nicht, anerkannt werden tatsächlich entstandene, nachgewiesene Kinderbetreuungskosten.
- Die Steuerfreiheit gilt auch, wenn der nicht beim Arbeitgeber beschäftigte Elternteil die Ausgaben trägt.
- Die zweckentsprechende Verwendung von Barzuwendungen ist nachzuweisen; die Nachweise sind im Original als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.
- Eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich; denkbar wäre aber z.B. künftige Gehaltserhöhungen als steuerfreie Kinderbetreuungszuschüsse zu zahlen.
Nicht steuerfrei sind:
- Die alleinige Betreuung im Haushalt z.B. durch Kinderpflegerinnen oder Familienangehörige.
- Arbeitgeberleistungen für den Unterricht eines Kindes.
- Arbeitgeberleistungen für die Beförderung des Kindes zwischen Wohnung und Kindergarten.
Arbeitgeberzuschüsse zur kurzfristigen Betreuung
Zusätzlich steuerfrei sind nach § 3 Nummer 34a EStG auch Arbeitgeberleistungen zur kurzfristigen Betreuung von Kindern bis 14 Jahren bis zu einem Maximalbetrag von 600 Euro pro Kalenderjahr. Die Betreuung muss aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen notwendig sein (z.B. Auswärtstätigkeit oder Entsendung zu einer Fortbildung). Die Betreuung kann auch im privaten Haushalt des Arbeitnehmers stattfinden.
Beispiel: Eine alleinerziehende Arbeitnehmerin aus Köln mit einem vierjährigen Kind wird von ihrem Arbeitgeber zu einer zweitägigen Fortbildung nach Hamburg entsandt. Der Arbeitgeber kann den finanziellen Aufwand für die Betreuung des Kindes während der Abwesenheit der Mutter steuerfrei gegen Vorlage der Rechnung erstatten.
Tipp: Beteiligt sich der Arbeitgeber nicht an den Betreuungskosten, können Eltern im Rahmen ihrer Steuererklärung zwei Drittel der Aufwendungen, höchstens 4.000 Euro je Kind, als Sonderausgaben geltend machen. Dafür müssen dem Finanzamt auf Anforderung Rechnungen bzw. Überweisungsnachweise vorgelegt werden können.
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