Verpflegungspauschalen
Für Unternehmen ist es möglich, Beschäftigten wegen einer Auswärtstätigkeit Verpflegungspauschalen steuerfrei zu zahlen.
Ausgangssituation
Ihre Beschäftigten sind außerhalb der Wohnung und des eigentlichen Arbeitsplatzes (erste Tätigkeitsstätte) beruflich unterwegs? Dann können Sie für die Mehraufwendungen für Verpflegung eine steuerfreie Pauschale zahlen. Voraussetzung: Diese müssen tatsächlich entstanden und beruflich veranlasst sein.
Verpflegungspauschalen 2026 unverändert
Die vom Unternehmen steuerfrei zahlbaren inländischen Verpflegungspauschalen bleiben gleich.
| Steuerfreie Verpflegungspauschalen | seit 2023 |
|---|---|
| Abwesenheit bis zu 8 Stunden | 0 Euro |
| Abwesenheit mehr als 8 Stunden | 14 Euro |
| Anreisetag bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit | 14 Euro |
| Abreisetag bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit | 14 Euro |
| 24-stündige Abwesenheit | 28 Euro |
Beispiel - Eintägige Dienstreise Monteur Willi Winzig ist am 22.01.2026 auf einer Baustelle tätig. Er fährt morgens um 7.00 Uhr von zu Hause direkt zur Baustelle und fährt abends von der Baustelle direkt nach Hause, wo er um 16.00 Uhr eintrifft. Herr Winzig ist am 22.01.2026 für 9 Stunden dienstlich unterwegs. Die Firma kann für den 22.01.2026 eine steuerfreie Verpflegungspauschale in Höhe von 14 Euro zahlen. |
Beispiel – Mehrtägige Auswärtstätigkeit Vertriebsleiterin Julia Sauer ist vom 15.01. bis 19.01.2026 auf Dienstreise mit auswärtiger Übernachtung. Sie verlässt die Wohnung am 15.01.2026 um 9.30 Uhr und kehrt am 19.01.2026 um 12.00 Uhr mittags zurück. Die Firma kann für den 15.01. und 19.01.2026 jeweils als An- bzw. Abreisetag unabhängig von der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung eine Verpflegungspauschale in Höhe von 14 Euro zahlen. Für die Zwischentage Dienstag bis Donnerstag bei Abwesenheit von 24 Stunden kann eine tägliche steuerfreie Verpflegungspauschale in Höhe von 28 Euro gezahlt werden. |
Kürzung der Verpflegungspauschale
Die Anhebung der Verpflegungspauschale wirkt sich auch auf eine gegebenenfalls erforderliche Kürzung der Verpflegungspauschale aus. Dies ist der Fall, wenn das Unternehmen den Beschäftigten im Rahmen der Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit gewährt. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale berechnet.
| Mahlzeitgewährung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit | Kürzung der Verpflegungspauschale 2024 |
| Frühstück | 20 % von 28 Euro = 5,60 Euro |
| Mittagessen | 40 % von 28 Euro = 11,20 Euro |
| Abendessen | 40 % von 28 Euro = 11,20 Euro |
Beispiel: Eine Beschäftigte ist am 02.01.2026 für 9 Stunden auswärts tätig. Sie erhält im Rahmen der Dienstreise ein Mittagessen vom Unternehmen gestellt. Sie hat Anspruch auf eine Verpflegungspauschale für eine mehr als 8-stündige Abwesenheit in Höhe von 14 Euro. Wegen der Mahlzeitengewährung wird diese um 11,20 Euro (= 40 % von 28 Euro) gekürzt. Der Arbeitgeber darf für den 02.01.2026 noch 2,80 Euro als Verpflegungspauschale steuerfrei auszahlen.
Dreimonatsfrist weiter zu beachten
Die Berücksichtigung der Verpflegungspauschalen ist nach wie vor auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert.
Lohnsteuerpauschalierung für steuerpflichtigen Teil möglich
Als Folge der Anhebung der Verpflegungspauschalen steigt auch das Volumen für eine mögliche Lohnsteuerpauschalierung der Verpflegungspauschalen mit 25 % gem. § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG.
Beispiel: Max Meier aus München fährt am 06.01.2026 dienstlich nach Nürnberg. Er ist 9 Stunden unterwegs. Zahlt die Firma bei einer mehr als 8-stündigen Abwesenheit in 2024 pro Tag beispielsweise 28 Euro, bleiben davon 14 Euro steuerfrei. Der übersteigende Betrag (= 14 Euro) kann mit 25 % pauschal versteuert werden.
