Urlaub - Verfall und Übertragung

Urlaub richtig zu berechnen ist ein wichtiges Thema für alle Personalverantwortlichen. Gönnen Sie sich eine kleine Auffrischung, damit Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern und notfalls bei Gericht überzeugend sprachfähig sind.

Wann verfällt Urlaub?

Besteht das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf den gesetzlich, tariflich oder arbeitsvertraglich festgelegten Jahresurlaub im dort geregelten Umfang. Nimmt Ihr Mitarbeiter seinen Jahresurlaub nicht vollständig bis zum Ende des Jahres, so verfällt der Restanspruch – von dieser Regel gibt es im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) nur zwei Ausnahmen:

  1. Zum einen dürfen Sie als Arbeitgeber beantragten Urlaub aus dringenden betrieblichen Gründen verweigern, etwa bei Auftragsspitzen und vorrangigen Urlaubswünschen anderer Mitarbeiter. Dann müssen Sie Ihrem Mitarbeiter diesen Resturlaub aber bis zum 31. März des Folgejahres gewähren.
  2. Zum anderen wird der Urlaub übertragen, wenn Ihr Mitarbeiter ihn wegen Krankheit nicht nehmen konnte. Auch dann muss der Urlaub im ersten Quartal des Folgejahres genommen werden. Ist der Mitarbeiter allerdings durchgehend und über den 31. März des Folgejahres hinaus krank, bleibt der Anspruch auch über dieses Datum hinaus bestehen.

Bei Mutterschutz- und Elternzeiten gelten spezielle Vorschriften, lassen Sie sich hierzu bitte arbeitsrechtlich beraten.

Was geschieht, wenn Ihr Mitarbeiter den Urlaub im Übertragungszeitraum nicht beantragt?

Wenn Ihr Arbeitnehmer den ihm zustehenden Urlaub nicht beantragt, können Sie diesen auch nicht erteilen. Verfällt der Urlaub deshalb, kann der Mitarbeiter keinen Ersatz fordern. Ersatzansprüche bestehen nur, wenn Sie den Übertragungsurlaub trotz vorliegender Urlaubsanträge des Mitarbeiters verweigern.

Müssen Sie den Urlaub anordnen oder Ihren Mitarbeiter darauf hinweisen, dass sein Urlaub verfällt? Das Bundesarbeitsgericht (BAG) verlangt einen Urlaubswunsch des Mitarbeiters, die Landesarbeitsgerichte sind uneins. Deshalb gilt: In Berlin, Brandenburg, im Münchener und Kölner Raum müssen Sie aktiv werden und Ihren Mitarbeiter zumindest auffordern, den Urlaub zu nehmen. Versäumen Sie dies, schulden Sie dem betreffenden Mitarbeiter Schadenersatz in Form von Freistellung im Umfang der verfallenen Urlaubstage. Die Gerichte in Schleswig-Holstein und Düsseldorf haben sich hingegen der Meinung des BAG angeschlossen, dass Arbeitgeber keinen Hinweis auf verfallenden Urlaub geben müssen.

Zusatzinfos zu den erwähnten Urteilen:
BAG: 9 AZR 504/10 vom 20.04.2012, LAG-Urteile: LAG Schleswig-Holstein (09.02.2016 – 1 Sa 321/15), LAG Düsseldorf (25.07.2016 – 9 Sa 31/16), LAG Berlin-Brandenburg (12.06.2014 – 21 Sa 221/14), LAG München (06.05.2015 – 8 Sa 982/14), LAG Köln (22.04.2016 – 4 Sa 1095/15)

Sonderfall: Neueinstellung

Der volle Anspruch auf Jahresurlaub entsteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate andauert. Das bedeutet: Bei einem Eintritt des Mitarbeiters im ersten Halbjahr entsteht dann der komplette Jahresurlaubsanspruch, bei einem Eintritt in der zweiten Jahreshälfte kann im laufenden Jahr nur ein Teilurlaubsanspruch entstehen. Ob und wie der Urlaub ins neue Jahr übertragen wird, richtet sich danach, wie viele volle Monate im Kalenderjahr das Arbeitsverhältnis bestanden hat und ob Ihr Mitarbeiter eine Übertragung beantragt.

Beispiel 1: Der Mitarbeiter ist am 1. Juni in das Unternehmen eingetreten und hatte beim vorherigen Arbeitgeber keinen Urlaub genommen. Am 1. Dezember (nach sechs Monaten Wartezeit) hat er Anspruch auf den vollen Jahresurlaub (§ 4 BUrlG). Diesen Urlaub muss er eigentlich im Dezember nehmen, sonst verfällt er (§ 7 Absatz 3 Satz 1 BUrlG). Es spricht aber nichts dagegen, dass der Urlaub in diesem Fall im ersten Quartal des Folgejahres genommen wird (§ 7 Absatz 3 Satz 2 BUrlG). Sie können dem Mitarbeiter auch vor Ablauf der sechs Monate Urlaub gewähren.

Beispiel 2: Der Mitarbeiter tritt erst am 1. Juli in Ihr Unternehmen ein. Im Eintrittsjahr hat er damit nur Anspruch auf den halben gesetzlichen Jahresurlaub, den er in diesem Jahr bei strenger Einhaltung der Wartezeit aber noch nicht nehmen kann. Wenn der Mitarbeiter den Teilurlaub für das Eintrittsjahr in das neue Jahr „mitnehmen“ will, muss er vor Jahresende eine Urlaubsübertragung verlangen (§ 7 Absatz 3 Satz 4 BUrlG) und darf den übertragenen Urlaub dann auf das gesamte Folgejahr verteilen. Die Beschränkung auf das erste Quartal gilt bei Übertragungen aufgrund eines Unternehmenseintritts nach dem 30. Juni nicht. Versäumt er es, rechtzeitig die Übertragung zu beantragen, ist der Urlaub nach der gesetzlichen Regelung verfallen.