Digitaler Datenaustausch mit dem Medizinischen Dienst

Vor der Corona Krise kamen die Gutachter*innen des Medizinischen Dienstes (MD) zur Fallbesprechung in unsere Geschäftsstellen, Dokumente wurden postalisch übermittelt. Plötzlich war dies aufgrund der Kontaktsperre ab dem 23. März 2020 und Home-Office Tätigkeiten der Gutachter*innen und Kundenberater*innen nicht mehr möglich. Sandra Deike, Leiterin Privatkundenmanagement Geldleistungen, leitete im März unmittelbar alle notwendigen Schritte für den digitalen Datenaustausch ein.

Frau Deike, Sie haben im März sehr schnell auf die Krise reagiert und sind auf das elektronische Datenaustauschverfahren mit dem Medizinischen Dienst umgestiegen. Wie hat der plötzliche Umstieg funktioniert?

Bis zur Krise lief die Abstimmung mit dem MD sowohl persönlich, als auch per Papier. Von einem Tag auf den anderen waren die Gutachter*innen im Home-Office tätig und konnten keine Papierpost mehr erhalten. Unsere Mitarbeiter*innen, die teilweise ebenfalls von zuhause aus arbeiten, können Unterlagen dort nicht ausdrucken und versenden. Schnell war klar, dass wir dringend eine digitale Lösung brauchen und gezwungen sind, mit einer 80%-Lösung zu starten und in der Praxis zu lernen.

Die Herausforderung lag darin, dass die digitalen Möglichkeiten regional sehr unterschiedlich ausgeprägt waren. Wir haben also umgehend mit dem MD Kontakt aufgenommen, eine neue Maske in unserer Software aktiviert und Testfälle durchgespielt. Noch im März sind wir auf das elektronische Datenaustauschverfahren umgestiegen und es funktioniert sehr gut für alle Beteiligten.

Was sind Ihre Erfahrungen seit der Umstellung?

Natürlich erleben wir im Tagesgeschäft, dass es hier und da manchmal hakt, da Daten zum Teil zusätzlich per Post versendet werden. Insgesamt läuft es jedoch sehr rund und wir sind durchweg zufrieden. Die Erfassung dauert digital lediglich wenige Minuten und die Qualität der Gutachten ist insgesamt viel besser. Das liegt vor allem daran, dass sie jetzt eindeutig lesbar sind, da die Gutachten ins System eingegeben und nicht handschriftlich erfasst werden. Außerdem erhalten wir viel schneller Rückmeldung vom Medizinischen Dienst und können somit insgesamt schneller bessere Lösungen für unsere Kunden finden.

Was sind Ihre Learnings aus der Krisensituation?

Wir haben festgestellt, dass wir durch Corona sehr schnell und erfolgreich einen langjährig etablierten Prozess ändern konnten. Wo wir sonst umfangreiche Präsenzschulungen an mehreren Standorten angeboten hätten, haben wir jetzt kurzfristige Skype Sessions genutzt – das Feedback unserer Kundenberater*innen war überaus positiv und die Akzeptanz für Online-Schulungen ist jetzt viel größer.

Diese Erfahrung spornt uns an, mit den Sozialversicherungsträgern ebenfalls digitale Verfahren zu initiieren. Hier sehen wir uns in der Rolle, den Prozess anzustoßen und von Anfang an involviert zu sein. Unsere Vision ist es, Papier hier komplett abzuschaffen und durch die Digitalisierung der Prozesse effizienter zusammenzuarbeiten.