Fortbildungskosten richtig absichern
Um Mitarbeiter zu halten, beteiligen sich Firmen oftmals an den Kosten für Weiterbildungen. Gleichzeitig wird häufig eine Rückzahlungspflicht vereinbart, sollten Beschäftigte in einer bestimmten Frist kündigen.
Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts stecken den rechtlichen Rahmen von Rückzahlungsklauseln ab.
Eine Vereinbarung zur Rückzahlung von Fortbildungskosten muss vor Beginn der Maßnahme geschlossen werden und hat folgende Punkte zu berücksichtigen:
Kosten für Kurse, die lediglich vorhandenes Wissen auffrischen oder wegen gesetzlicher Vorschriften erforderlich sind, hat die Firma immer selbst zu tragen. Das gilt auch für betriebsbezogene Fortbildungen, deren Inhalte nur im Unternehmen verwertbar sind. Erhöhen Beschäftigte durch einen qualifizierten Abschluss den „Marktwert“, darf eine Vereinbarung abgeschlossen werden.
Viele heute verwendete Muster von Rückzahlungsverpflichtungen berücksichtigen nicht die gesteigerten Anforderungen der Rechtsprechung: Den Beschäftigten muss klar vor Augen geführt werden, welche Kosten anfallen können, wenn das Unternehmen verlassen wird. Die Maßnahme einschließlich des erworbenen Abschlusses muss genau beschrieben werden.
Die vom Unternehmen aufgewendeten Kosten müssen präzise aufgegliedert werden in:
verbunden ist.
Diese müssen sogar nach Monaten aufgeschlüsselt werden, wenn die Tage nicht gleichmäßig auf alle Monate verteilt sind. Alle Berechnungsgrundlagen müssen mitgeteilt werden. Nicht vergessen werden darf auch das Ereignis, welches die Zahlungspflicht auslösen soll.
Da die Rückzahlungspflicht an das Unternehmen binden soll, darf sie nur entstehen, wenn das Unternehmen aus eigenem Antrieb verlassen wird. Betriebsbedingte Kündigungen rechtfertigen daher keine Rückzahlung. Auch andere, durch die Firma zu vertretende Gründe, beispielsweise die Kündigung wegen ausbleibenden Lohns, zählen nicht. Verhaltensbedingte fristlose oder fristgerechte Kündigungen hingegen reichen immer aus. Vorsicht ist bei fehlzeitenbedingter Kündigung geboten. Krankheiten sind selten zu beeinflussen, ein pauschaler Hinweis auf Kündigungen könnte zu weitreichend und damit unwirksam sein.
Beispiel: Eine Mitarbeiterin hatte vor Ablauf der Bindungsfrist gekündigt und sich geweigert, dem Arbeitgeber die Fortbildungskosten zurückzuzahlen. Sie habe aus gesundheitlichen Gründen gekündigt und war der Meinung, die Rückzahlungsklausel benachteilige sie unangemessen, weil sie das Arbeitsverhältnis unverschuldet nicht weiterführen könne. Das BAG gab der Arbeitnehmerin Recht. Das Bundesarbeitsgericht hat die vereinbarte Klausel für unwirksam erklärt, nach der eine Rückzahlungsverpflichtung auch dann bestehen sollte, wenn wegen einer unverschuldeten, dauerhaften Leistungsunfähigkeit vor Ablauf der vereinbarten Bindungsdauer selbst gekündigt wird (BAG, Urteil vom 1.3.2022 - 9 AZR 260/21). |
Die Rechtsprechung zur Bindungsdauer ist mit Vorsicht zu betrachten, da ihr meist eine Freistellung zugrunde liegt. Beispielsweise dürfen Beschäftigte bis zu einem Jahr gebunden werden, wenn die Dauer der Maßnahme bis zu zwei Monate beträgt. Ist keine Freistellung mit der Fortbildung verbunden, weil diese beispielsweise am Abend und am Wochenende stattfindet, so dürfen die Rückzahlungen umgerechnet zwei Monatsgehälter nicht übersteigen.
Sind Kosten zurückzuzahlen, bietet sich eine Berechnung in Monatsraten an. Längere Zeiträume oder größere Stufen, beispielsweise halbjährlich, möglicherweise in Verbindung mit Quartalskündigungsfristen, bergen das Risiko einer zu großen Benachteiligung und damit einer Unwirksamkeit der gesamten Vereinbarung.
