Fortbildungskosten richtig absichern

Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts stecken den rechtlichen Rahmen von Rückzahlungsklauseln ab.

Eine Vereinbarung zur Rückzahlung von Fortbildungskosten muss vor Beginn der Maßnahme geschlossen werden und hat folgende Punkte zu berücksichtigen:

• die Fortbildung muss einen geldwerten Vorteil bringen,
• die Vereinbarung muss klar und verständlich formuliert sein,
• das Rückzahlungsereignis muss definiert werden und
• sowohl die Bindungsdauer als auch 
• der Rückzahlungsbetrag muss angemessen sein.

Kosten für Kurse, die lediglich vorhandenes Wissen auffrischen oder wegen gesetzlicher Vorschriften erforderlich sind, hat die Firma immer selbst zu tragen. Das gilt auch für betriebsbezogene Fortbildungen, deren Inhalte nur im Unternehmen verwertbar sind. Erhöhen Beschäftigte durch einen qualifizierten Abschluss den „Marktwert“, darf eine Vereinbarung abgeschlossen werden.

Viele heute verwendete Muster von Rückzahlungsverpflichtungen berücksichtigen nicht die gesteigerten Anforderungen der Rechtsprechung: Den Beschäftigten muss klar vor Augen geführt werden, welche Kosten anfallen können, wenn das Unternehmen verlassen wird. Die Maßnahme einschließlich des erworbenen Abschlusses muss genau beschrieben werden.

Die vom Unternehmen aufgewendeten Kosten müssen präzise aufgegliedert werden in:

• Seminarkosten und Kosten für Fahrt, Unterkunft und Verpflegung sowie
• die anfallenden Lohnkosten, wenn mit dem Lehrgang eine Befreiung von der Arbeit

verbunden ist.

Diese müssen sogar nach Monaten aufgeschlüsselt werden, wenn die Tage nicht gleichmäßig auf alle Monate verteilt sind. Alle Berechnungsgrundlagen müssen mitgeteilt werden. Nicht vergessen werden darf auch das Ereignis, welches die Zahlungspflicht auslösen soll.

Da die Rückzahlungspflicht an das Unternehmen binden soll, darf sie nur entstehen, wenn das Unternehmen aus eigenem Antrieb verlassen wird. Betriebsbedingte Kündigungen rechtfertigen daher keine Rückzahlung. Auch andere, durch die Firma zu vertretende Gründe, beispielsweise die Kündigung wegen ausbleibenden Lohns, zählen nicht. Verhaltensbedingte fristlose oder fristgerechte Kündigungen hingegen reichen immer aus. Vorsicht ist bei fehlzeitenbedingter Kündigung geboten. Krankheiten sind selten zu beeinflussen, ein pauschaler Hinweis auf Kündigungen könnte zu weitreichend und damit unwirksam sein.

Die Rechtsprechung zur Bindungsdauer ist mit Vorsicht zu betrachten, da ihr meist eine Freistellung zugrunde liegt. Beispielsweise dürfen Beschäftigte bis zu einem Jahr gebunden werden, wenn die Dauer der Maßnahme bis zu zwei Monate beträgt. Ist keine Freistellung mit der Fortbildung verbunden, weil diese beispielsweise am Abend und am Wochenende stattfindet, so dürfen die Rückzahlungen umgerechnet zwei Monatsgehälter nicht übersteigen.

Sind Kosten zurückzuzahlen, bietet sich eine Berechnung in Monatsraten an. Längere Zeiträume oder größere Stufen, beispielsweise halbjährlich, möglicherweise in Verbindung mit Quartalskündigungsfristen, bergen das Risiko einer zu großen Benachteiligung und damit einer Unwirksamkeit der gesamten Vereinbarung.