Elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung
Zum 1. Januar 2024 wwurde die Unbedenklichkeitsbescheinigung in ein elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren überführt
Sinn und Zweck von Unbedenklichkeitsbescheinigungen (UB) ist der Nachweis der Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit. Mit ihnen wird bescheinigt, dass
- das Unternehmen bei der Krankenkasse geführt wird,
- wie viele Beschäftigte er angemeldet hat und
- ob er seiner Pflicht zur Zahlung der SV-Beiträge ordnungsgemäß nachkommt.
Insbesondere bei Vergabeverfahren von öffentlichen Aufträgen und der Nachweisführung im Zusammenhang mit der Durchgriffshaftung im Baugewerbe und anderen Branchen sind UB unerlässlich. Das gilt auch für den Bereich der Arbeitnehmerüberlassung.
Ab 1. Januar 2024 obligatorisch: Nach dem Achten SGB IV-Änderungsgesetz wird die UB in ein elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren überführt (§ 108b SGB IV).
Einmalige Anforderung oder Wahl Abonnentenmodell
Unternehmen haben die UB elektronisch bei der zuständigen Einzugsstelle mit dem Nachrichtentyp „Antrag UB“ im XML-Format aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder aus einer systemgeprüften Ausfüllhilfe (z. B. SV-Meldeportal) zu beantragen. Dabei können sie auswählen, ob die UB einmalig oder im Abonnentenmodell ausgestellt werden soll.
Hinweis: Die meisten Entgeltabrechnungsprogramme sind erst ab dem 01.07.2024 in der Lage, den Antrag elektronisch an die zuständige Einzugsstelle zu übermitteln. Bis es soweit ist, verwenden Sie gerne unser Online-Formular zur Beantragung einer UB.
Unbedenklichkeitsbescheinigung per Abo
Unternehmen können wählen, ob die UB einmalig oder im Abonnentenmodell ausgestellt werden soll.
Bei Wahl des Abonnentenmodells entscheidet das Unternehmen, dass die Bescheinigungen automatisiert ohne erneuten Antrag in einem bestimmten Turnus ausgestellt werden sollen. Dabei stehen eine monatliche, vierteljährliche oder halbjährliche Ausstellung zur Auswahl. Zusätzlich ist das Beginn-Datum anzugeben.
Die Laufzeit des Abos ist zeitlich grundsätzlich nicht begrenzt. Man kann es jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dann wird das Abo zukunftsbezogen beendet. Sofern zu einem späteren Zeitpunkt erneut die Ausstellung einer UB gewünscht wird, ist ein neuer elektronischer Antrag zu stellen.
Gut zu wissen: Ein vor dem 1. Januar 2024 ggf. bereits bestehendes („manuelles“) Abonnement ist mit Beginn des elektronischen Verfahrens neu zu beantragen.
Antragstellung durch Bevollmächtigte
Der Antrag kann auch durch Bevollmächtigte, beispielsweise Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfer, gestellt werden. Dabei gilt:
- Bevollmächtigte haben ihre Vollmacht in der Regel nicht nachzuweisen.
- Sonstige Dienstleister haben ihre Bevollmächtigung stets, bei einer Bevollmächtigung auf Widerruf bei der ersten Antragstellung nachzuweisen.
Ausstellung/ Ablehnung/ Beendigung Abo
Die Einzugsstellen melden das Ergebnis der Prüfung nach Eingang des Antrags elektronisch mit dem Nachrichtentyp „Ausstellung UB/Ablehnung“ an den Antragsteller zurück. Dabei enthält die Rückmeldung im günstigsten Fall die ausgestellte UB als Anhang im PDF-Format.
Sofern das Unternehmen zum Zeitpunkt der Beantragung die gegenüber der Einzugsstelle obliegenden Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten nicht rechtzeitig und vollständig erfüllt hat, enthält die Rückmeldung eine Ablehnung. In diesem Fall wird im Feld „Versagung_Bescheinigung“ das Kennzeichen „1“ verwendet.
Darüber hinaus hat die Einzugsstelle die Ausstellung der UB abzulehnen, wenn zum Zeitpunkt der Beantragung kein laufendes Beitragskonto besteht. Dazu wird im Feld „Versagung_Bescheinigung“ das Kennzeichen „2“ verwendet.
Beendigung Abo: Sofern während der Abo-Laufzeit die gegenüber der Einzugsstelle obliegenden Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten nicht rechtzeitig und vollständig erfüllt, ist das Abonnement zu beenden. In diesem Fall verwendet sie anstelle der turnusmäßig auszustellenden (Folge-)Bescheinigung im Feld „Entfall_ Abonnentenmodell“ das Kennzeichen „1“.
Die Ausstellung von UB im Abonnentenmodell ist ebenfalls zu beenden, wenn das Beitragskonto bei der Einzugsstelle geschlossen wird (z. B. aufgrund der Abmeldung aller Beschäftigten). Die Einzugsstelle hat das Unternehmen hierüber zu unterrichten. In diesem Fall wird im Feld „Entfall_Abonnentenmodell“ das Kennzeichen „2“ verwendet.
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