Elektronisches A1-Antragsverfahren
Seit dem 1. Juli 2019 werden die A1-Bescheinigungen ausschließlich elektronisch beantragt.
Die A1-Entsendebescheinigung dient im EU-Ausland bei Kontrollen als Nachweis dafür, dass in Deutschland aufgrund der Beschäftigung ein Versicherungsschutz besteht und keine Schwarzarbeit vorliegt. Sie als Arbeitgeber sollten unbedingt darauf achten, dass ihre Arbeitnehmer die A1-Entsendebescheinigung bei der Tätigkeit im Ausland immer mitführen. Ansonsten drohen bei Kontrollen empfindliche Strafen. Viele EU-Länder haben in letzter Zeit die Kontrollen und Strafen verschärft.
Sie erhalten die A1-Entsendebescheinigung für Ihre gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer auf Antrag von der zuständigen Krankenkasse des Arbeitnehmers. Für privat krankenversicherte Arbeitnehmer ist die Deutsche Rentenversicherung Bund zuständig. Die zuständige Stelle prüft, ob während des Auslandseinsatzes die deutschen Rechtsvorschriften weiter gelten und die Voraussetzungen für die Ausstellung der A1-Entsendebescheinigung vorliegen.
Die A1-Entsendebescheinigung ist bei jeder Erwerbstätigkeit im EU-Ausland, den EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie der Schweiz nach der entsprechenden Verordnung VO (EG) 987/2009 vor Beginn der Tätigkeit zu beantragen. Ihre Vorlage kann bei Kontrollen von den national zuständigen Behörden verlangt werden; die Nichtvorlage kann mit Bußgeldern sanktioniert werden. Eine A1-Entsendebescheinigung ist für jede Entsendung einzeln zu beantragen und von der zuständigen Stelle auszustellen.
Änderungen seit 1. Juli 2019
Firmen können die Anträge auf Ausstellung der A1-Entsendebescheinigung nur noch elektronisch aus ihrem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe (z. B. SV-Meldeportal) über das maschinelle Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 einreichen. Das Ergebnis der Prüfung wird von der Krankenkasse bzw. der Deutschen Rentenversicherung Bund daraufhin ebenfalls elektronisch an den Arbeitgeber zurückgemeldet. Auf Basis der elektronischen Rückmeldung kann die A1-Entsendebescheinigung dann im PDF-Format ausgedruckt werden.
Wichtig: Anträge in Papierform werden von den Krankenkassen und der Deutschen Rentenversicherung Bund seit dem 1. Juli 2019 nicht mehr entgegengenommen. Denken Sie bitte unbedingt rechtzeitig an die Beantragung.
Änderungen seit 2020
Wegen des verpflichtenden maschinellen Antragsverfahren, können Sie Ihren Arbeitnehmern keine Kopie des Antrags mehr aushändigen. Aus diesem Grund wurde zum 1. Januar 2020 eine sogenannte Antragsbestätigung eingeführt. Sie kann beispielsweise bei kurzfristigen Auslandseinsätzen als Nachweis darüber eingesetzt werden, dass vor Beginn der Auslandsbeschäftigung ein Antrag auf Ausstellung einer A1- Bescheinigung gestellt wurde.
Als Ersatz für die Papierkopie des Antrags können die Entgeltabrechnungsprogramme einen in Form und Inhalt einheitlichen Antragsnachweis für den Arbeitnehmer und Arbeitgeber erstellen. Dieser kann eingesetzt werden, wenn die A1-Entsendebescheinigung vor Beginn der Auslandsbeschäftigung beantragt wird, aber zu Beginn der Auslandsbeschäftigung noch nicht vorliegt.
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