Auslandsreisekosten 2025

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die seit 1. Januar 2025 geltenden Pauschalen für Auslandsreisekosten veröffentlicht.

Neue Pauschalen für Auslandsdienstreisen

Das BMF passt jährlich die für die Steuerfreiheit von Firmen-Erstattungen maßgebenden steuerfreien Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auslandsdienstreisen an.

Als Unternehmen können Sie Auslandsreisekosten Ihrer Beschäftigten bis zur Höhe der im BMF-Schreiben angegebenen Pauschbeträge steuerfrei erstatten. Änderungen gegenüber dem Vorjahr sind durch Fettdruck kenntlich gemacht.

Wahlrecht nur bei den Übernachtungspauschalen

Während statt der Übernachtungs-Pauschbeträge alternativ auch die tatsächlichen Übernachtungskosten steuerfrei erstattet werden können, können Verpflegungsmehraufwendungen nur in Form von Pauschbeträgen steuerfrei erstattet werden. Die Pauschale für Inlandsübernachtungen beträgt 2025 unverändert 20 Euro.

Für Pauschalen maßgebendes Land

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) Folgendes:

Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.

Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.

Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.

Beispiel: Außendienstmitarbeiter Willi Walter ist ab dem 03.02.2025 auf Auswärtstätigkeit in Warschau (Hinfahrt am 03.02.2025, Rückreise am 05.02.2025, Übernachtung vom 03.02. auf den 04.02. unentgeltlich bei einem Freund, Übernachtung vom 04.02. auf den 05.02. in einem Hotel in Warschau (Kosten = 150 Euro).

Die Firma kann für die Übernachtung (beim Freund) vom 03.02. auf den 04.02. den für Warschau maßgebenden Pauschbetrag für Übernachtungskosten in Höhe von 143 Euro und für die Hotel-Übernachtung vom 04.02. auf den 05.02. die tatsächlichen Übernachtungskosten in Höhe von 150 Euro erstatten.

Besonderheiten bei Rückreise und erneuter Abreise am selben Tag

Wird am Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit angetreten, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Gut zu wissen:

Die Verpflegungspauschale ist bei einer Mahlzeitengestellung auch dann zu kürzen, wenn die Mahlzeit gar nicht eingenommen wurde (z. B. Abreise vor dem Frühstück).

Die Verpflegungspauschbeträge für Inlandsdienstreisen bleiben 2025 unverändert. Sie betragen 28 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden bzw. 14 Euro für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag.

Bleiben Sie immer auf dem Laufenden

Mit unserem kostenfreien Newsletter für Firmen werden Sie regelmäßig über Neuerungen aus dem Sozialversicherungs-, Steuer- und Arbeitsrecht sowie dem Personalwesen informiert. Natürlich berichten wir auch über die Angebote der SBK für Sie und Ihre Mitarbeitenden und geben Ihnen Tipps rund um Gesundheit am Arbeitsplatz. Interessiert? Dann melden Sie sich einfach und unverbindlich an.

Jetzt anmelden