Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und die damit verbundenen Prozesse seit 2023 digitalisiert.
Der Abruf bei den Krankenkassen erfolgt durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Abrechnungsprogrammen bzw. Ausfüllhilfen (SV-Meldeportal) und nur, wenn Unternehmen zum Erhalt der AU-Daten berechtigt sind, also
Abgefragt werden können AU-Daten, welche der Krankenkasse von den Ärztinnen bzw. Ärzten übermittelt wurden sowie Zeiträume stationärer Krankenhausaufenthalte.
Ausnahmen: Nicht zurückgemeldet werden Zeiten eines stationären Aufenthalts in einer Rehabilitationseinrichtung sowie eine von Privatärztinnen bzw. Privatärzten festgestellte Arbeitsunfähigkeiten. In diesen Fallgestaltungen sind Beschäftigte weiterhin verpflichtet, Fehlzeiten gegenüber der Firma nachzuweisen. Auch Zeiten einer stufenweisen Wiedereingliederung in das Erwerbsleben bzw. Kinderkrankentage sind zunächst nicht Bestandteil des Verfahrens.
Die eAU: So funktioniert sie
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – kurz eAU – ist die Krankmeldung in digitaler Form. Ärztinnen und Ärzte übermitteln die elektronische Krankmeldung direkt online an uns. Für Ihre Beschäftigten ist es damit deutlich einfacher, denn Sie müssen ihre Krankmeldung nicht mehr selbst bei uns einreichen. Wichtig ist, dass sich Ihre Beschäftigten wie gewohnt bei Ihnen krankmelden. Sie können dann die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bei uns anfordern und erhalten die Krankheitszeiten dann auch digital übermittelt. Möchte man zusätzlich weiterhin noch einen Papierausdruck für die eigenen Unterlagen haben, sollte das direkt in der Arztpraxis angesprochen werden.
Gut zu wissen: In unserer
Die Arztpraxen übermitteln mindestens einmal täglich, damit können SBK-Versicherte die elektronische Krankmeldung spätestens am Tag nach der Ausstellung sehen. Kann die Praxis noch nicht digital übermitteln, werden weiterhin die Papier-Vordrucke genutzt. In diesem Fall ist die Krankmeldung wie gewohnt bei uns einzureichen. Auch hierfür können SBK-Versicherte die
Beginn der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgebenden
Bestandteil der Datenanforderung des Arbeitgebenden (AGTOSV) ist bei Ersterkrankungen u. a. der AU-Beginn bei der Firma, bei Folgeerkrankungen der erste Tag nach dem Ende der vorherigen AU (Datenfeld: AU_ab_AG). Nach diesem Datum richtet es sich, bei welcher Krankenkasse die Anforderung zu erfolgen hat. Die einzelnen AU-Zeiträume (Erst- und Folgeerkrankungen) sind also jeweils separat anzufordern, ggf. auch bei unterschiedlichen Krankenkassen (Kassenwechsel).
Das Datum im Datenfeld AU_ab_AG aus der Ursprungsmeldung der Firma wird zum Bestandteil der Rückmeldung der Krankenkasse (SVTOAG). Hinzu kommen der – ggf. abweichende – AU-Beginn laut Datenübermittlung des Behandelnden bzw. Beginn des stationären Krankenhausaufenthalts. Neben der voraussichtlichen Dauer der Arbeitsunfähigkeit bzw. Krankenhausbehandlung werden der Firma die aus der bisherigen Papierbescheinigung gewohnten Informationen übermittelt.
Überschneiden sich festgestellte Arbeitsunfähigkeitszeiten, weil z. B. eine vorzeitige Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit oder die weitere Krankschreibung durch einen andere Ärztin/einen abweichende Arzt erfolgte, werden der Firma ggf. mehrere Arbeitsunfähigkeitsmeldungen auf eine Anforderung hin übermittelt. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die Bestände bei Arbeitgebenden und Krankenkasse übereinstimmen.
Der Zeitpunkt für die Prüfung, welche Arbeitsunfähigkeitsmeldungen maßgebend sind, wird hierbei nicht durch den Versand der Anforderung, sondern durch das Datenfeld AU_ab_AG festgelegt. Hierdurch soll es dem Arbeitgebenden ermöglicht werden, die AU-Daten zu dem Zeitpunkt abzurufen, wenn er diese benötigt (auch für zurückliegende Zeiträume). Insofern füllt die Firma das Datenfeld entsprechend seinem Bedarf.
Wann ist der richtige Zeitpunkt? Von einer tatsächlichen ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit kann mit Sicherheit regelmäßig erst am 4. Fehltag ausgegangen werden, weshalb aufgrund der zeitversetzten Übermittlung eine Abfrage frühestens am 5. Tag der durch den Beschäftigten angezeigten Arbeitsunfähigkeit sinnvoll ist (Ausnahme: 2. Tag, sofern die Firma vom Recht auf eine vorzeitige ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit Gebrauch macht).
Die Konsequenz verfrühter Datenanfragen wäre, dass durch die Krankenkassen vielfach Rückmeldungen mit Meldegrund 4 (eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor) erfolgen. Dies verursacht auf beiden Seiten vermeidbaren Arbeitsaufwand.
Gut zu wissen: Sind Beschäftigte der Krankenkasse nicht bekannt oder bestand bzw. besteht für den angefragten Zeitpunkt (AU_ab_AG) keine Mitgliedschaft (und es liegt bereits eine Information über den vollzogenen Kassenwechsel oder einer Beendigung wegen einer privaten Versicherung bzw. wegen Verzug ins Ausland vor), wird der Firma im Datenfeld Kennzeichen_aktuelle_Arbeitsunfähigkeit der Meldegrund 1 (unzuständige Krankenkasse) zurückgemeldet, sowie darüber hinaus keine weiteren Angaben.
Rückmeldungen der Krankenkassen
Die Krankenkassen prüfen das Vorliegen passender AU- bzw. KH-Zeiten in folgender Reihenfolge (wobei die Prüfschritte so lange fortgesetzt werden, bis einer zutrifft); AU-Beginn beim Arbeitgebenden…
Allerdings: Der Meldegrund 4 stellt sozusagen nur eine Zwischennachricht dar, denn sofern innerhalb eines Zeitraums von 14 Kalendertagen eine passende Datenübermittlung zugeht, prüfen die Krankenkassen erneut ihre Zuständigkeit und übermitteln ggf. die aktualisierten Daten. Eine fehlende Übermittlung eines neuen Datensatzes durch die Krankenkasse bedeutet daher, dass weiterhin kein Nachweis vorliegt. Sofern auch innerhalb von 14 Kalendertagen nach der Erstanfrage kein Eingang bei der Krankenkasse erfolgt, jedoch weiterhin eine Klärung des Sachverhaltes erforderlich erscheint, kann die Firma den Zeitraum erneut anfordern.
Firmen, die selber keine Entgeltabrechnungssoftware einsetzen, können die eAU-Daten mit dem
Was ist das SV-Meldeportal? Es handelt sich um ein Portal der Sozialversicherungsträger, in dem Sie Sozialversicherungsmeldungen jeglicher Art abgeben können.
Fragen zur Arbeitsunfähigkeit
Die elektronische Krankmeldung ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder kurz eAU. Damit werden die Krankheitszeiten Ihrer Beschäftigten in digitaler Form direkt und sicher von den Arztpraxen an uns übermittelt.
Auch bei der elektronischen Krankmeldung kann es noch einen Papierausdruck geben. Dieser Ausdruck ist für die privaten Unterlagen bestimmt und muss nicht weitergeben werden.
Gut zu wissen: Ihre Beschäftigten brauchen nichts an uns zu senden, das erfolgt direkt digital durch die Arztpraxen.
In unserer
Gut zu wissen: Die Arztpraxen übermitteln mindestens einmal täglich, damit ist eine elektronische Krankmeldung spätestens am Tag nach der Ausstellung zu sehen.
An die SBK werden nur die Daten übermittelt, die die Arztpraxen auch auf dem Ausdruck für die Unterlagen Ihrer Beschäftigten ausdruckt.
An die Firma wird weder der Name der Ärztin / des Arztes, noch die Diagnose übermittelt. Die eAU beinhaltet in diesem Fall lediglich folgende Inhalte:
Wenn Beschäftigte während der Arbeitsunfähigkeit die Krankenkasse wechseln, wurde bisher nur die alte Krankenkasse über die AU informiert.
Ab dem 1. April 2024 gilt: eAU-Daten werden von der alten an die neue Kasse übermittelt, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger dauert als die Mitgliedschaft in der alten Kasse. Es kann also sein, dass Unternehmen die Daten von zwei verschiedenen Krankenkassen erhalten.
Weiterleitung von Anfragen
Erhält die neue Kasse eine Unternehmens-Anfrage nach AU-Daten, ist diese an die Vorkasse weiterzuleiten. Das gilt nur, wenn der neuen Kasse noch keine AU-Daten vorliegen.
Wir senden in diesem Fall alle Zeiträume zurück – auch unterschiedliche. Bei der Rückmeldung an die Firma melden wir dann ein gegebenenfalls unterschiedliches Beginndatum der Arbeitsunfähigkeit zurück.
Bei mehreren Beschäftigungen in unterschiedlichen Firmen ist jede Firma zur Abfrage der AU-Daten berechtigt, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Für privatversicherte Beschäftigte ist derzeit keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgesehen. Die Beschäftigten haben die Krankmeldung weiterhin in Papierform selbst vorzulegen.
Nein, eine Meldung sieht die Verfahrensbeschreibung in diesen Fällen nicht vor. Eine Klärung erfolgt gegebenenfalls über das Vorerkrankungsverfahren – DA EEL.
Exkurs: Anfrage zu Vorerkrankungen bleibt bestehen
Die ursprünglich vorgesehene Integration des Anfrageverfahrens in das eAU-Abrufverfahren wird nicht ab dem 1. Januar 2023 umgesetzt. Die Anfrage zu Vorerkrankungen durch Unternehmen ist weiterhin über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen möglich.
Hintergrund: Firmen müssen wissen, ob zur aktuellen Arbeitsunfähigkeit Vorerkrankungszeiten wegen derselben Krankheit vorliegen, die auf die aktuell zu leistende Entgeltfortzahlung angerechnet werden können. Hierfür gibt es nach § 107 Absatz 2 SGB IV eine elektronische Anfragemöglichkeit zu Vorerkrankungen bei den Krankenkassen für Firmen. Sie erfolgt über das elektronische Datenaustauschverfahren Entgeltersatzleistungen.
Ursprünglich sollte dieses Vorerkrankungsverfahren ab 2023 in das eAU-Abrufverfahren integriert werden. Die Krankenkassen hätten unaufgefordert und automatisiert über Vorerkrankungen informieren sollen, die für die Beurteilung der Entgeltfortzahlung relevant sind. Diese Planung wurde mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz verworfen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat sich in Abstimmung mit Unternehmensverbänden dafür ausgesprochen das bisherige Anfrageverfahren beizubehalten. Es sei zu befürchten, dass das neue Verfahren mit zusätzlichem Aufwand und großen Fehlerquellen verbunden gewesen wäre.
Vorerkrankungszeiten werden also auch ab dem 1. Januar 2023 auf Anforderung im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen übermittelt.
