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Zahlstellen - Maschinelle Datenübermittlung

Versorgungsbezüge sind Arbeitgeberleistungen, die an eine frühere Erwerbstätigkeit anknüpfen.

Von diesen sogenannten Betriebsrenten sind grundsätzlich Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung abzuführen. Da nur die vorgenannten Versicherungszweige betroffen sind, findet ein Datenaustausch lediglich zwischen Zahlstelle und Krankenkasse statt.

Meldungen der Zahlstelle

Die Zahlstellen melden an die für den Versorgungsempfänger zuständige Krankenkasse die erstmalige Bewilligung, jede Veränderung sowie die Beendigung eines Versorgungsbezuges. Dies geschieht im Rahmen des maschinellen Zahlstellenmeldeverfahrens per Datenübermittlung. Zu melden sind der Beginn, das Ende sowie die Höhe eines jeden Versorgungsbezugs.

Meldungen der Krankenkasse

Auf Basis der Meldungen der Zahlstellen ermittelt die Krankenkasse des Versorgungsempfängers dann den maximalen Umfang der Beitragspflicht zur Kranken- und Pflegeversicherung: den sogenannten maximal beitragspflichtigen Versorgungsbezug (VB-max).

Durch die elektronische Rückmeldung der Krankenkasse, erfährt die Zahlstelle, ob und bis zu welchem Betrag der Versorgungsbezug beitragspflichtig ist. Außerdem werden aktuell immer der maximale Umfang der Beitragspflicht aus Versorgungsbezügen (VB-max) sowie die maßgebenden Beitragssätze zur Kranken- und Pflegeversicherung von der Krankenkasse zurückgemeldet.

Ist eine gesonderte Anmeldung erforderlich?

Um das maschinelle Meldeverfahren nutzen zu können, ist keine Anmeldung bei der Krankenkasse oder Datenannahmestelle erforderlich. Die erste Datenübermittlung gilt als Anmeldung zu diesem Verfahren. Die erforderlichen Informationen (z. B. Name und Anschrift der Zahlstelle bzw. des Dienstleisters, Telefonnummer) kann die Datenannahmestelle den angelieferten Datensätzen entnehmen.

Unabhängig von den Regelungen im maschinellen Zahlstellenverfahren können allerdings einzelne Abrechnungsprogramme abweichende Voraussetzungen für die Teilnahme an diesem Meldeverfahren erfordern - beispielsweise wird von einigen Abrechnungsprogramme zum Verfahrenseinstieg ein maschineller Bestandsabgleich gefordert.

Wird besondere Software benötigt?

Die Nutzung der Datenübermittlung im Rahmen des maschinellen Meldeverfahrens durch die Zahlstelle setzt voraus, dass ein systemuntersuchtes Entgeltabrechnungsprogramm eingesetzt wird, das diese Funktion vorsieht.

Alternativ haben die Zahlstellen auch die Möglichkeit, Meldungen mittels einer Ausfüllhilfe an die Krankenkassen zu übermitteln. Voraussetzung ist allerdings, dass die Ausfüllhilfe ebenfalls systemuntersucht ist.

Kann die Datenlieferung auch durch einen Dienstleister erfolgen?

Die Zahlstellen müssen das maschinelle Meldeverfahren nicht eigenständig durchführen, sondern können auch einen Dienstleister beauftragen. Dies kann beispielsweise ein Arbeitgeber, Steuerberater oder ein Rechenzentrum sein.

Damit die Zahlstellen die Daten nicht an jede Krankenkasse einzeln übermitteln müssen, werden sie gebündelt an die Datenannahmestellen der Krankenkassen gesandt. Datenlieferungen für verschiedene Betriebskrankenkassen können dabei in einer Datei zusammengefasst werden.

Die Rückmeldungen der Betriebskrankenkassen an die Zahlstellen bzw. deren Dienstleister laufen ebenfalls über die zentrale Datenannahmestelle. Sie fungiert dabei als Clearingstelle zwischen den Zahlstellen und Betriebskrankenkassen. Hier werden die E-Mails zentral angenommen und es wird sichergestellt, dass sowohl den Betriebskrankenkassen als auch den Zahlstellen die Daten in kürzester Zeit zur Verfügung stehen.

Lange mussten die Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung für die SBK an das Rechenzentrum des BKK Bundesverbandes übermittelt. Diese Aufgabe hat seit dem 01. Januar 2009 die BITMARCK Service GmbH übernommen. Die Betriebsnummer 35382142 der Datenannahmestelle bleibt bestehen.

Im Rahmen ihrer Meldeverpflichtung melden die Zahlstellen den Krankenkassen Beginn und Ende sowie Änderungen von Versorgungsbezügen. Die Datenanlieferung muss entweder per verschlüsselter E-Mail oder per Datenfernübertragung (DFÜ) erfolgen.

Im Regelfall haben die Meldungen der Zahlstellen sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen. Hierüber müssen die Krankenkassen die Zahlstellen unverzüglich informieren. Denn nur bei einer lückenlosen und gegenseitigen Information können die Interessen aller Beteiligten gewahrt werden. Diese Informationen werden den Zahlstellen ebenfalls im Rahmen des maschinellen Meldeverfahrens übermittelt.

Die Betriebskrankenkassen versenden die Mitteilungen für die Zahlstellen als verschlüsselte Datei per Datenfernübertragung an die zentrale Datenannahmestelle der BITMARCK Service GmbH.

Prüfung auf formale Richtigkeit

Der Dateiaufbau sowie Absender- und Empfängerangaben werden bei der zentralen Datenannahmestelle, der BITMARCK Service GmbH, geprüft und führen bei Fehlern zur Totalabweisung der Datei.

Um eine zeitlich aufsteigende Verarbeitung der Meldungen zu gewährleisten, müssen die Dateien generell eine lückenlos aufsteigende Dateinummer enthalten. Abweichungen davon führen zum „Parken“ der Datei, bis die fehlende Dateilieferung eintrifft oder von der Betriebskrankenkasse bzw. deren Service-Rechenzentrum mitgeteilt wird, dass die Dateinummer übersprungen wurde und nicht mehr angeliefert wird. Bis zur Klärung erfolgt keine weitere Verarbeitung.

Anschließend erfolgt die formale Prüfung der eigentlichen Meldedaten. Grundlage hierfür sind die seitens des GKV-Spitzenverbandes in den Gemeinsamen Grundsätzen festgelegten einheitlichen Plausibilitätsprüfungen.

Verarbeitungsbestätigung

Positive Verarbeitungsbestätigungen, also fehlerfreie Datenlieferungen, werden dem Ersteller der Datei, beispielsweise der Zahlstelle oder dem Steuerberater, ausschließlich per E-Mail zugestellt. Sollte die übermittelte Datei nur fehlerfreie Datensätze oder Datenbausteine enthalten, kann der Ersteller jedoch auf Wunsch auf eine positive Verarbeitungsbestätigung verzichten. Der Versand einer negativen Verarbeitungsbestätigung erfolgt als verschlüsselte Datei.

Fehlerprotokoll und Korrektur fehlerhafter Meldungen

Enthält eine Datei fehlerhafte Datensätze, wird der Ersteller informiert. Je fehlerhaftem Datensatz wird eine Anlage mit den fehlerhaften Daten sowie einer aussagefähigen Fehlerbeschreibung erstellt und per verschlüsselter Datei beigefügt. Die laut Fehlerprotokoll festgestellten Fehler bzw. deren Ursachen müssen behoben werden. Die abgewiesenen Datensätze und -bausteine sind nochmals zu erstellen und zu übermitteln.

Weiterleitung der korrekten Mitteilungen an Krankenkassen

Fehlerfreie Mitteilungen werden unverzüglich an die entsprechenden Krankenkassen weitergeleitet. Dies geschieht in der Regel am selben, spätestens jedoch am folgenden Arbeitstag.

Die Betriebsnummer der SBK für die Datenübermittlung lautet

  • 879 54 699

Einen Antrag auf Vergabe einer Zahlstellennummer ist seit dem 1. Januar 2018 ausschließlich elektronisch und ohne Beteiligung der Krankenkassen zu stellen.

Für die Beantragung einer Zahlstellennummer benötigt die Zahlstelle zukünftig einen Zugang zur kostenfreien Ausfüllhilfe sv.net. Dort sind die notwendigen Angaben, welche anschließend durch die ITSG GmbH geprüft werden, zu erfassen. Sofern alle Angaben korrekt sind, wird eine Zahlstellennummer vergeben und die Zahlstelle sowohl postalisch als auch elektronisch darüber informiert.

Papiergebundene Anträge werden seit 1. Februar 2018 abgelehnt und auf das elektronische Verfahren verwiesen. Die Übermittlung von Änderungs- oder Prüfmitteilungen erfolgt weiterhin papiergebunden an die Adresse der ITSG GmbH:

ITSG GmbH
Seligenstädter Grund 11
63150 Heusenstamm

Fax: 06104 60050 353

E-Mail: Zahlstellen@itsg.de

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