Betriebsprüfung (elektronisch)
Die elektronische Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung (DRV) soll das Prüfverfahren vereinfachen. Der elektronische Datenaustausch erobert so auch die Betriebsprüfung.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
Das Verfahren steht allen Arbeitgebern und Steuerberatern offen, deren Softwareanbieter eine Schnittstelle für die "euBP" in das jeweilige Abrechnungssystem integriert hat. Ihr Softwareanbieter kann Ihnen Auskunft geben, ob und wann die technischen Voraussetzungen für das von Ihnen verwendete Abrechnungssystem erfüllt sind.
Technische Voraussetzungen
Das verwendete Abrechnungsprogramm des Arbeitgebers/Steuerberaters muss das Modul "euBP" beinhalten. Die Bereitstellung der prüfrelevanten Daten erfolgt dann in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren. Eine Annahme von Datenträgern ist nicht möglich. In der Regel haben die Softwareanbieter eine Funktion zum Übermitteln der Daten aus dem Abrechnungsprogramm vorgesehen.
Prüfung auf dem Rechner
Das Verfahren der elektronischen Betriebsprüfung beginnt mit der Datenabfrage in Ihrem Betrieb. Dazu wurde eine einheitliche Schnittstelle definiert, die von den zertifizierten Entgeltabrechnungsprogrammen bedient werden kann. Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich im Rahmen des bereits erfolgreich genutzten eXTra-Standards.
Nach der Übermittlung erhalten Sie eine elektronische Annahmequittung. Daraufhin kann die Prüfung mittels einer Auswertungssoftware am Rechner des Prüfers erfolgen. Die Daten werden analysiert und auf Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsberechnung und der Zahlungen gecheckt. Sofern sich dabei keine Auffälligkeiten ergeben, kann die Prüfung mit den gelieferten Daten bereits abgeschlossen werden. Dann entfällt die Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort.
Nur wenn sich Unstimmigkeiten ergeben, folgt dann doch eine Prüfung vor Ort. In den meisten Fällen werden sich die Prüfer dabei auf die konkreten Feststellungen aus der vorherigen Datenprüfung beschränken können.
Prüfungsergebnisse werden besprochen
Die Ergebnisse der Auswertungen werden durch den Prüfer in jedem Fall gemeinsam mit Ihnen besprochen. Danach bekommen Sie wie gewohnt den Prüfbescheid zugeschickt.
Die von Ihnen übermittelten Daten werden nach Abschluss des Verfahrens automatisch gelöscht. Es verbleiben keine übermittelten Daten beim Rentenversicherungsträger.
Besteht eine Teilnahmeverpflichtung?
Das Verfahren euBP wird den Arbeitgebern optional angeboten. Sofern daran teilgenommen wird, können die Rentenversicherungsträger verlangen, dass die Übermittlung der erforderlichen Daten zum Zweck der Betriebsprüfung in einer einheitlich vorgegebenen Struktur erfolgt. Diese Struktur wird in den als Download angebotenen Grundsätzen beschrieben.
Ab dem 01.01.2023 sind die für die Prüfung notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden.
Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung bleibt freiwillig.
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