Betriebsprüfung (elektronisch)

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Das Verfahren steht allen Unternehmen und Abrechnungsstellen offen, deren Software eine Schnittstelle für die "euBP" in das jeweilige Abrechnungssystem integriert hat. Ihr Softwareanbieter kann Ihnen Auskunft geben, ob und wann die technischen Voraussetzungen für das von Ihnen verwendete Abrechnungssystem erfüllt sind.

Exkurs: Die Top-3-Baustellen bei Betriebsprüfungen

Die Rentenversicherungsträger prüfen jedes Jahr bei ca. 800.000 Firmen, ob Beiträge, Umlagen und Abgaben korrekt berechnet oder Meldungen ordnungsgemäß erstellt worden sind. 

Bei den Prüfungen liegt der Schwerpunkt bei folgenden Themen:

• Beurteilung Versicherungspflicht – freiheit
• Berechnung und Abführung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags
• Berechnung und Abführung der Umlagen U1/U2 nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz

Auch wenn die Prüfungen sehr unterschiedlich ausfallen, treten drei Themen am häufigsten auf.

1. Beurteilung geringfügiger Beschäftigungsverhältnisse

Um geringfügige Beschäftigungen richtig zu beurteilen, veröffentlichen die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung regelmäßig einheitliche Richtlinien für die versicherungsrechtliche Beurteilung von geringfügigen Beschäftigungen (Geringfügigkeits-Richtlinien).

Um Sie zu unterstützen, finden Sie die Richtlinien auch auf unserer Seite Minijobs (geringfügig entlohnt).

2. Beitragsberechnung im Übergangsbereich

Seit dem 1. Januar 2024 liegt ein Beschäftigungsverhältnis im Übergangsbereich vor, wenn das regelmäßige Arbeitsentgelt 538,01 Euro bis 2.000 Euro monatlich beträgt. Die Beitragsberechnung im Übergangsbereich führt im Vergleich zu regulären Beschäftigungsverhältnissen zu einer Entlastung der Beschäftigten. Die Besonderheiten werden in der betrieblichen Praxis häufig nicht umgesetzt – und bei Betriebsprüfungen moniert.

Damit Sie sich einen Überblick zu diesem Thema verschaffen können, finden Sie die wichtigsten Infos auf unserer Seite Übergangsbereich.

3. Beurteilung der Umlagepflicht und Umlagesätze nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz

Oft kommt es bei der Frage „Umlagepflicht ja oder nein“ zu einem falschen Ergebnis. Auch die unterschiedlichen Umlagesätze werden teilweise nicht beachtet. So werden Umlagebeiträge nachgefordert.

Wie die Umlagepflicht richtig beurteilt wird und die Beiträge korrekt berechnet werden, erfahren Sie auf unserer Seite Umlageversicherung U1/U2

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Technische Voraussetzungen

Das verwendete Abrechnungsprogramm muss das Modul "euBP" beinhalten. Die Bereitstellung der prüfrelevanten Daten erfolgt dann in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren. Eine Annahme von Datenträgern ist nicht möglich. In der Regel haben die Softwareanbieter eine Funktion zum Übermitteln der Daten aus dem Abrechnungsprogramm vorgesehen.

Prüfung auf dem Rechner

Das Verfahren der elektronischen Betriebsprüfung beginnt mit der Datenabfrage in Ihrem Betrieb. Dazu wurde eine einheitliche Schnittstelle definiert, die von den zertifizierten Entgeltabrechnungsprogrammen bedient werden kann. Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich im Rahmen des bereits erfolgreich genutzten eXTra-Standards.

Nach der Übermittlung erhalten Sie eine elektronische Annahmequittung. Daraufhin kann die Prüfung mittels einer Auswertungssoftware am Rechner des Prüfenden erfolgen. Die Daten werden analysiert und auf Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsberechnung und der Zahlungen gecheckt. Sofern sich dabei keine Auffälligkeiten ergeben, kann die Prüfung mit den gelieferten Daten bereits abgeschlossen werden. Dann entfällt die Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort.

Nur wenn sich Unstimmigkeiten ergeben, folgt eine Prüfung vor Ort. In den meisten Fällen werden sich die Prüfenden dabei auf die konkreten Feststellungen aus der vorherigen Datenprüfung beschränken.

Prüfungsergebnisse werden besprochen

Die Ergebnisse der Auswertungen werden in jedem Fall gemeinsam mit Ihnen besprochen. Danach bekommen Sie innerhalb von zwei Monaten vom Rentenversicherungsträger den Prüfbescheid zugeschickt.

In dem Bescheid steht noch einmal detailliert, welche Meldungen zu übermitteln oder ob Beiträge nachzuzahlen sind. 

Die Einzugsstelle (z. B. Krankenkasse) der jeweils betroffenen Beschäftigten erhält gleichzeitig mit dem Beitragsbescheid des Unternehmens die Beitragsforderung. Dem Beitragsbescheid kann auch die Zahlungsfrist entnommen werden. Sie läuft bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats, der dem Datum des Bescheids folgt. Die Zahlung geht allerdings nicht an den Rentenversicherungsträger, sondern wie auch sonst alle Beiträge an die Einzugsstelle. Die zuständige Einzugsstelle überwacht die Zahlungsfrist. Wird die Frist nicht eingehalten, muss die Einzugsstelle wie bei regulär laufend fälligen Beiträgen Säumniszuschläge berechnen.

Die von Ihnen übermittelten Daten werden nach Abschluss des Verfahrens automatisch gelöscht. Es verbleiben keine übermittelten Daten beim Rentenversicherungsträger.

Besteht eine Teilnahmeverpflichtung?

Das Verfahren euBP wird den Unternehmen optional angeboten. Sofern daran teilgenommen wird, können die Rentenversicherungsträger verlangen, dass die Übermittlung der erforderlichen Daten zum Zweck der Betriebsprüfung in einer einheitlich vorgegebenen Struktur erfolgt. Diese Struktur wird in den als Download angebotenen Grundsätzen beschrieben.

Seit dem 01.01.2023 sind die für die Prüfung notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Auf Antrag des Unternehmens kann für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden.

Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung bleibt freiwillig.