Zahlstellen - Maschinelle Datenübermittlung

Versorgungsbezüge sind Arbeitgeberleistungen, die an eine frühere Erwerbstätigkeit anknüpfen.

Von diesen sogenannten Betriebsrenten sind grundsätzlich Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung abzuführen. Da nur die vorgenannten Versicherungszweige betroffen sind, findet ein Datenaustausch lediglich zwischen Zahlstelle und Krankenkasse statt.

Das elektronische Zahlstellen-Meldeverfahren ist seit 01.01.2011 verpflichtend.

Am 22. April 2016 hat sich der Bundesrat mit neuen Regelungen im Zahlstellenverfahren beschäftigt. Ziel ist eine deutliche Reduzierung des Meldeaufwands. Für Sie als Arbeitgeber sind vor allem die Aspekte rund um die Betriebsrente Ihrer Ruheständler interessant.

Versorgungsbezüge – und somit auch Betriebsrenten - sind mit „der Rente vergleichbare Einnahmen, soweit sie wegen einer Einschränkung der Erwerbsfähigkeit oder zur Alters- oder Hinterbliebenenversorgung erzielt werden“. Somit sind diese auch grundsätzlich beitragspflichtig zur Sozialversicherung.

Aktuell erhalten alle Arbeitergeber mindestens einmal jährlich von den gesetzlichen Krankenkassen je gemeldeten Betriebsrentner die Meldung zum maximal beitragspflichtigen Versorgungsbezug (VBmax). Um die Meldevorgänge zu erleichtern, sieht das Änderungsgesetz vor, diese Meldung künftig nur noch bei Überschreiten der Beitragsbemessungsgrenze (BBG) an den Arbeitgeber (Zahlstelle) zu übermitteln. Sie erhalten die Meldung über den VBmax also nur noch in den Fällen, in denen Versorgungsbezüge und gesetzliche Rente des Ruheständlers zusammengerechnet die BBG überschreiten.

Offen ist noch, ob zu Beginn des neuen Verfahrens eine einmalige Änderungsmeldung von den Krankenkassen erfolgt, um alle betroffenen Zahlstellen auf den gleichen „Stand Null“ zu bringen. Dies wird sich voraussichtlich aus den neuen "Grundsätzen und Verfahrensbeschreibung zum Zahlstellen-Meldeverfahren" ergeben, die noch vor dem Sommer 2016 veröffentlicht werden und ab 1. Februar 2017 gelten sollen.

Ist eine gesonderte Anmeldung erforderlich?

Um das maschinelle Meldeverfahren nutzen zu können, ist keine Anmeldung bei der Krankenkasse oder Datenannahmestelle erforderlich. Die erste Datenübermittlung gilt als Anmeldung zu diesem Verfahren. Die erforderlichen Informationen (z. B. Name und Anschrift der Zahlstelle bzw. des Dienstleisters, Telefonnummer) kann die Datenannahmestelle den angelieferten Datensätzen entnehmen.

Unabhängig von den Regelungen im maschinellen Zahlstellenverfahren können allerdings einzelne Abrechnungsprogramme abweichende Voraussetzungen für die Teilnahme an diesem Meldeverfahren erfordern - beispielsweise wird von einigen Abrechnungsprogramme zum Verfahrenseinstieg ein maschineller Bestandsabgleich gefordert.

Wird besondere Software benötigt?

Die Nutzung der Datenübermittlung im Rahmen des maschinellen Meldeverfahrens durch die Zahlstelle setzt voraus, dass ein systemuntersuchtes Entgeltabrechnungsprogramm eingesetzt wird, das diese Funktion vorsieht.

Alternativ haben die Zahlstellen auch die Möglichkeit, Meldungen mittels einer Ausfüllhilfe an die Krankenkassen zu übermitteln. Voraussetzung ist allerdings, dass die Ausfüllhilfe ebenfalls systemuntersucht ist.

Kann die Datenlieferung auch durch einen Dienstleister erfolgen?

Sie müssen das maschinelle Meldeverfahren nicht eigenständig durchführen, sondern können auch einen Dienstleisters beauftragen. Dies kann beispielsweise ein Arbeitgeber, Steuerberater oder ein Rechenzentrum sein.

Damit Sie die Daten nicht an jede Krankenkasse einzeln übermitteln müssen, werden sie gebündelt an die Datenannahmestellen der Krankenkassen gesandt. Datenlieferungen für verschiedene Betriebskrankenkassen können dabei in einer Datei zusammengefasst werden.

Die Rückmeldungen der Betriebskrankenkassen an die Zahlstellen bzw. deren Dienstleister laufen ebenfalls über die zentrale Datenannahmestelle. Sie fungiert dabei als Clearingstelle zwischen den Zahlstellen und Betriebskrankenkassen. Hier werden die E-Mails zentral angenommen und es wird sichergestellt, dass sowohl den Betriebskrankenkassen als auch den Zahlstellen die Daten in kürzester Zeit zur Verfügung stehen.

Lange mussten die Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung für die SBK an das Rechenzentrum des BKK Bundesverbandes übermittelt. Diese Aufgabe hat seit dem 01. Januar 2009 die BITMARCK Service GmbH übernommen. Die Betriebsnummer 35382142 der Datenannahmestelle bleibt bestehen.

Sie melden uns im Rahmen Ihrer Meldeverpflichtung Beginn und Ende sowie Änderungen von Versorgungsbezügen. Die Datenanlieferung muss entweder per verschlüsselter E-Mail oder per Datenfernübertragung (DFÜ) erfolgen.

Im Regelfall haben Ihre Meldungen sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen. Hierüber müssen die Krankenkassen die Zahlstellen unverzüglich informieren. Denn nur bei einer lückenlosen und gegenseitigen Information können die Interessen aller Beteiligten gewahrt werden. Diese Informationen werden den Zahlstellen ebenfalls im Rahmen des maschinellen Meldeverfahrens übermittelt.

Die Betriebskrankenkassen versenden die Mitteilungen für die Zahlstellen als verschlüsselte Datei per Datenfernübertragung an die zentrale Datenannahmestelle der BITMARCK Service GmbH.

Prüfung auf formale Richtigkeit

Der Dateiaufbau sowie Absender- und Empfängerangaben werden bei der zentralen Datenannahmestelle, der BITMARCK Service GmbH, geprüft und führen bei Fehlern zur Totalabweisung der Datei.

Um eine zeitlich aufsteigende Verarbeitung der Meldungen zu gewährleisten, müssen die Dateien generell eine lückenlos aufsteigende Dateinummer enthalten. Abweichungen davon führen zum „Parken“ der Datei, bis die fehlende Dateilieferung eintrifft oder von der Betriebskrankenkasse bzw. deren Service-Rechenzentrum mitgeteilt wird, dass die Dateinummer übersprungen wurde und nicht mehr angeliefert wird. Bis zur Klärung erfolgt keine weitere Verarbeitung.

Anschließend erfolgt die formale Prüfung der eigentlichen Meldedaten. Grundlage hierfür sind die seitens des GKV-Spitzenverbandes in den Gemeinsamen Grundsätzen festgelegten einheitlichen Plausibilitätsprüfungen.

Verarbeitungsbestätigung

Positive Verarbeitungsbestätigungen, also fehlerfreie Datenlieferungen, werden dem Ersteller der Datei, beispielsweise der Zahlstelle oder dem Steuerberater, ausschließlich per E-Mail zugestellt. Sollte die übermittelte Datei nur fehlerfreie Datensätze oder Datenbausteine enthalten, kann der Ersteller jedoch auf Wunsch auf eine positive Verarbeitungsbestätigung verzichten. Der Versand einer negativen Verarbeitungsbestätigung erfolgt als verschlüsselte Datei.

Fehlerprotokoll und Korrektur fehlerhafter Meldungen

Enthält eine Datei fehlerhafte Datensätze, wird der Ersteller informiert. Je fehlerhaftem Datensatz wird eine Anlage mit den fehlerhaften Daten sowie einer aussagefähigen Fehlerbeschreibung erstellt und per verschlüsselter Datei beigefügt. Die laut Fehlerprotokoll festgestellten Fehler bzw. deren Ursachen müssen behoben werden. Die abgewiesenen Datensätze und -bausteine sind nochmals zu erstellen und zu übermitteln.

Weiterleitung der korrekten Mitteilungen an Zahlstellen

Fehlerfreie Mitteilungen werden unverzüglich an die entsprechenden Zahlstellen bzw. deren Dienstleister weitergeleitet. Dies geschieht in der Regel am selben, spätestens jedoch am folgenden Arbeitstag.

Für die maschinelle Datenübermittlung nutzen Sie bitte unsere bundesweiten Betriebsnummern:

  • 879 54 699 (SBK West)
  • 010 85 787 (SBK Ost)